Nasza spółka świadczy usługi zwolnione z VAT. Otrzymaliśmy w styczniu 2025 r. fakturę za energię cieplną zużytą w grudniu 2024 r. W którym roku zaksięgować koszt wynikający z tej faktury?
| Koszt wynikający z otrzymanej w styczniu 2025 r. faktury, dotyczący energii cieplnej zużytej w grudniu 2024 r., należy ująć w księgach rachunkowych tego roku, którego ten koszt dotyczy, czyli w księgach grudnia 2024 r. |
Co do zasady kosztami mediów (tu: energii cieplnej) wskazane jest obciążać koszty roku, którego dotyczą. Koszty odnoszące się do danego roku obrotowego, wynikające z faktur wystawionych w pierwszych miesiącach następnego roku obrotowego, które wpłyną do jednostki do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za ten rok obrotowy, należy zatem ujmować w księgach tego roku obrotowego, którego dotyczą.
Dowodem źródłowym potwierdzającym poniesienie kosztu jest generalnie faktura otrzymana od kontrahenta. Przy czym w przypadku faktury wystawionej w 2025 r. za dostawę mediów w 2024 r., podstawą ujęcia kosztów w 2024 r. może być dowód "PK - Polecenie księgowania" lub otrzymana faktura. W sytuacji ujmowania kosztu na podstawie dowodu PK, ewidencjonowana jest tylko wartość netto wynikająca z faktury na koncie kosztów według rodzajów i/lub na koncie zespołu 5. Z kolei jeżeli koszt księgowany jest w oparciu o fakturę, to obowiązują wówczas zasady ogólne ujmowania faktur kosztowych. Przy czym VAT ewidencjonuje się na koncie analitycznym do konta "VAT naliczony i jego rozliczenie", jako VAT do rozliczenia w następnym okresie. W przypadku gdy jednostka nie odlicza VAT (dotyczy to np. podatników zwolnionych z tego podatku), VAT niepodlegający odliczeniu ujmuje w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej, tj. konta 40-1 "Zużycie materiałów i energii" i/lub konta 55 "Koszty zarządu".
Przykład
Ewidencja kosztów zużycia energii na przełomie roku na podstawie dowodu PK
I. Założenia:
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| A. Zapisy w księgach grudnia 2024 r. | |||
| 1. PK - koszt energii cieplnej zużytej w grudniu 2024 r. wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu | 2.952 zł | 40-1 | 30 |
| oraz równolegle | 2.952 zł | 55 | 49 |
| B. Zapisy w księgach stycznia 2025 r. | |||
| 1. FZ - faktura dokumentująca zakup energii cieplnej | 2.952 zł | 30 | 21 |
III. Księgowania:
A. Zapisy w księgach grudnia 2024 r.
B. Zapisy w księgach stycznia 2025 r.
Przykład
Ewidencja kosztów zużycia energii na przełomie roku na podstawie otrzymanej faktury
I. Założenia:
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. FZ - faktura dokumentująca zakup energii cieplnej w grudniu 2024 r.: | |||
| a) wartość brutto | 4.920 zł | 30 | 21 |
| b) koszt zużycia energii cieplnej wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu | 4.920 zł | 40-1 | 30 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
