Zaliczka na podróż służbową i rozliczenie kosztów podróży na przełomie lat 2024-2025

W grudniu 2024 r. spółka z o.o. wypłaciła pracownikowi zaliczkę na koszty podróży służbowej w wysokości: 700 zł. Pracownik rozliczenie wydatków przedstawił 3 stycznia 2025 r. i w tym dniu zostały mu zwrócone koszty przewyższające pobraną zaliczkę. Jak ująć powyższe operacje w księgach rachunkowych? Czy koszty tej podróży są kosztem 2024 r., czy już 2025 r.? Rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy.

Jak wynika z art. 77⁵ § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Rozliczenie kosztów podróży służbowej jest obowiązkiem pracownika, który powinien tego dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od jej zakończenia. W ramach rozliczenia podróży służbowej pracownik przedkłada dokumentację poniesionych wydatków, w tym faktury, rachunki lub bilety. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Powyższe wynika z § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Z rozliczeniem podróży służbowej nierozerwalnie wiąże się kwestia wypłaty zaliczki na niezbędne koszty podróży. W przypadku wyjazdów krajowych świadczenie to nie jest obligatoryjne. Jak bowiem wynika z § 11 ww. rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Podstawą rozliczenia pobranej przez pracownika zaliczki oraz poniesionych kosztów podróży służbowej może być dokument "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej", wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniami pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki.

W księgach rachunkowych wypłatę pracownikowi zaliczki na podróż służbową i jej późniejsze rozliczenie ujmuje się na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Natomiast koszty podróży służbowych ewidencjonuje się w ramach kont zespołu 4, najczęściej na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jednostki mogą także koszty te rozliczać na odrębnym koncie syntetycznym kosztów według rodzajów, np. 40-6 "Koszty podróży służbowych". W jednostce ewidencjonującej koszty na kontach zespołu 5, koszty podróży służbowych ujmuje się na odpowiednim koncie w tym zespole, w zależności od działu, w jakim pracuje pracownik odbywający podróż służbową. Jeżeli przykładowo podróż służbową odbywa pracownik działu administracji, to właściwym kontem będzie konto 55 "Koszty zarządu". Z kolei w przypadku pracownika działu sprzedaży, odpowiednim kontem będzie konto 52-7 "Koszty sprzedaży".

Księgując koszty na przełomie dwóch lat obrotowych należy pamiętać o przyporządkowaniu kosztu do odpowiedniego okresu sprawozdawczego. Postępowanie takie wynika z zasady memoriału oraz powiązanej z nią zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. W myśl tej zasady, koszty podróży służbowej pracownika, która odbyła się w grudniu 2024 r. należy ująć w księgach rachunkowych grudnia 2024 r., mimo że faktyczne rozliczenie z pracownikiem nastąpiło w styczniu 2025 r.

Przykład

I. Założenia:

1. W dniach 18-20 grudnia 2024 r. pracownik spółki przebywał w podróży służbowej, na poczet której otrzymał z kasy zaliczkę w wysokości: 300 zł.
2. Pracownik przedłożył 3 stycznia 2025 r. dokumenty do rozliczenia delegacji na łączną kwotę: 475 zł (w tym diety i koszty przejazdu). Po potrąceniu wypłaconej zaliczki zatwierdzono do wypłaty pracownikowi kwotę: 475 zł - 300 zł = 175 zł.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, ewidencję kosztów prowadzi się tylko na kontach zespołu 4, a koszty podróży służbowych pracowników ujmuje się na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych). Rokiem obrotowym spółki jest rok kalendarzowy.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2024 r.

B. Zapisy w księgach 2025 r.