Ze względu na ofertę promocyjną już w październiku 2024 r. opłaciliśmy prenumeratę czasopism branżowych dla działu księgowości na 2025 r. Jak ująć w księgach rachunkowych otrzymaną fakturę wystawioną w październiku br.? Czy wydatki na prenumeratę należy rozliczać poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów?
W księgach rachunkowych wydatki poniesione w 2024 r. na prenumeratę czasopism branżowych na 2025 r. zasadniczo należy rozliczać w czasie.
Koszty w księgach ujmuje się z uwzględnieniem m.in. zasad memoriału i współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości). Zasada memoriału zobowiązuje, aby w księgach jednostki ujmować m.in. wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Dlatego wydatki na prenumeratę czasopism branżowych poniesione w 2024 r. powinny zostać ujęte jako koszt w księgach 2025 r. (przy założeniu, że rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy). Stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, powinny więc one zostać ujęte w księgach w 2024 r., na podstawie otrzymanej faktury w październiku 2024 r. jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Następnie koszt ten będzie podlegał odniesieniu z konta 64-0 do właściwego okresu sprawozdawczego (2025 r.). Można go rozliczać w okresach miesięcznych przez cały okres korzystania z prenumeraty, jeśli wydatek ten w ocenie jednostki jest kwotą istotną. Jeśli nie stanowi on dla jednostki kwoty istotnej, można skorzystać z uproszczenia wynikającego z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i odpisać go jednorazowo w koszty działalności operacyjnej w styczniu 2025 r.
Koszty prenumeraty czasopism w formie papierowej można ujmować na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a prenumeraty w postaci elektronicznej na koncie 40-2 "Usługi obce" oraz na odpowiednim koncie w zespole 5. Gdy ewidencja kosztów jest prowadzona na kontach zespołu 4 i 5, rozliczenie w czasie wydatków na prenumeratę czasopism branżowych dla działu księgowości może przebiegać zapisami:
1. Ujęcie kosztu na podstawie faktury w październiku 2024 r.:
- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów" lub 40-2 "Usługi obce",
- Ma np. konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
oraz równolegle przeniesienie kosztu do rozliczenia w czasie
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
2. PK - zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy (w księgach 2025 r.):
- Wn konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 64-0.
Można przyjąć uproszczenie ewidencyjne polegające na tym, że wstępne ujęcie kosztu na koncie 64-0 następuje bez zaksięgowania go w kosztach zespołu 4. Przy pominięciu ich księgowania wstępnie na koncie zespołu 4 saldo konta 64-0 nie jest uwzględniane przy ustalaniu (sprawdzaniu) zmiany stanu produktów.
|
Przykład Założenia
Dekretacja w księgach 2024 r.
Dekretacja w księgach 2025 r.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
