Spółka planuje wprowadzić kontrole trzeźwości swoich pracowników. Jakie dane osobowe pracowników w związku z takim badaniem będzie mogła przetwarzać jako administrator danych i jak długo?
Pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia. Wprowadzenie przez pracodawcę kontroli trzeźwości danej grupy lub grup pracowników, sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca musi poinformować pracowników w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Ma również obowiązek informować o tym nowych pracowników przed dopuszczeniem ich do pracy, jeżeli będą takimi badaniami objęci.
Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, jakie dane pracodawca może przetwarzać w związku z prowadzeniem badań trzeźwości. Na mocy art. 221c § 6 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) może przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, jednakże wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, jakimi warunkuje się możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Jednocześnie przepisy określają przypadki, w których termin przechowywania tych informacji będzie inny, np. w razie zastosowania wobec pracownika kary porządkowej (okres przechowywania wynika z art. 113 K.p.) czy w sytuacji, kiedy informacje mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. Wówczas okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie odpowiednich, wskazanych przez przepisy, okresów informacje podlegają obowiązkowemu usunięciu.
Warto zwrócić uwagę, iż pracodawca nie przechowuje informacji o stwierdzeniu braku alkoholu w organizmie pracownika. Ustawodawca uznał za bezcelowe przechowywanie takich informacji, bo nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje więc naruszenia przez niego obowiązków.
Okres przechowywania informacji o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującego na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu został ustalony w oparciu o przepisy K.p. regulujące rozwiązywanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, a także przepisy K.p.c.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
