Dotychczas jeszcze nigdy roczne sprawozdanie finansowe obsługiwanej przez biuro rachunkowe jednostki nie podlegało badaniu przez firmę audytorską. W tym roku jednak wystąpi taka sytuacja. Jaka jest rola biura rachunkowego w audycie oraz jak przygotować się do tej procedury? Czy biuro powinno uczestniczyć w wyborze firmy audytorskiej? Jakie dokumenty należy udostępnić biegłemu rewidentowi?
Przede wszystkim biuro rachunkowe, jako wyspecjalizowany podmiot na co dzień stosujący przepisy prawa bilansowego, powinno monitorować portfel obsługiwanych klientów pod kątem zaistnienia obowiązku badania sprawozdania finansowego przez firmę audytorską. Obowiązek ten zazwyczaj wiąże się z przekroczeniem progów określonych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), rzadziej z typem obsługiwanej jednostki (np. spółka akcyjna) bądź z innymi okolicznościami, jak np. to, że obsługiwana spółka przejmująca bądź nowo zawiązana musi zbadać sprawozdanie za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie (art. 64 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Monitorując portfel klientów, należy odpowiednio wcześnie powiadamiać klientów o tym, że ich sprawozdanie finansowe będzie podlegało obowiązkowi badania. Biuro rachunkowe zasadniczo pierwsze wychwyci zaistnienie takiego obowiązku - przecież to ono sporządza sprawozdania finansowe za dany rok i w oparciu o dane tamże zawarte określa istnienie lub brak obowiązku badania rocznego sprawozdania dla jednostek wskazanych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości za kolejny rok obrotowy. Po ustaleniu, że zaistniał obowiązek badania sprawozdania finansowego, należy zawiadomić o tym kierownictwo obsługiwanej jednostki oraz wyjaśnić mu jego obowiązki w tym obszarze, w szczególności tryb wyboru audytora przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe (por. art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości) i bezwzględny obowiązek istnienia niezależności pomiędzy audytorem a badaną jednostką oraz obsługującym ją biurem rachunkowym (z tego powodu biuro rachunkowe nie powinno uczestniczyć w procedurze wybierania audytora, np. poprzez sugerowanie firmy audytorskiej). Po dokonaniu wyboru niezależnego audytora dalsze procedowanie prowadzi już kierownictwo obsługiwanej jednostki, które podpisze umowę o badanie z wybraną firmą audytorską.
Dobrze jest, gdy umowa taka zostanie przez jednostkę udostępniona biuru, gdyż będzie w niej określony termin rozpoczęcia i zakończenia audytu oraz termin przekazania do badania kompletnego sprawozdania finansowego i innych wymaganych przez audytora zbiorów. Wskazane jest, by uzyskawszy informację o wyborze podmiotu audytorskiego biuro rachunkowe skontaktowało się z kluczowym biegłym rewidentem. Celowe jest zorganizowanie spotkania, choćby i w trybie zdalnym, by omówić w szczególności:
Taki kontakt powinien zostać nawiązany po wstępnej rozmowie audytora z kierownictwem badanej jednostki. Nic nie stoi na przeszkodzie (a wręcz jest to zalecane), by w spotkać się z audytorem wspólnie - czyli w trójkącie: biegły rewident, kierownictwo jednostki, biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe jednostki.
Co do zasady, audytor przeprowadza badanie w siedzibie badanej jednostki. Tam może przeprowadzić ogląd majątku posiadanego przez jednostkę, uczestniczyć w inwentaryzacji istotnych składników majątku, przeprowadzić wstępne rozeznanie kontroli wewnętrznej, porozmawiać z kierownictwem jednostki. Skoro jednak księgi rachunkowe i dokumenty źródłowe znajdują się w biurze rachunkowym, to należy się spodziewać, że większość procedur audytowych będzie przeprowadzana w biurze. Pamiętać należy, że audytor ma prawo nieograniczonego wglądu do ksiąg rachunkowych oraz do dokumentów źródłowych, w tym wiążących badany podmiot umów (reguluje to art. 67 ustawy o rachunkowości). Może prosić o wykonanie kopii wybranych elementów z tych zbiorów i należy mu to umożliwić. Biegły rewident może też zażądać udostępnienia mu ksiąg w postaci elektronicznej, np. bazy danych finansowo-księgowych lub plików JPK_KR. Formę i termin przekazania tychże należy uzgodnić odpowiednio wcześniej.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
