Na podstawie danych finansowych spółki za 2024 r. ustalono, że zaistnieje obowiązek badania sprawozdania finansowego za 2025 r. Spółka chce dokonać wyboru biegłego rewidenta. Jak przygotować zapytanie ofertowe, jakie wpisać informacje, warunki, wymagania itp.?
| Przepisy prawa nie regulują sposobu przedstawiania zapytań ofertowych przez jednostki podlegające badaniu ustawowemu. Na ich treść będzie miał wpływ przede wszystkim status jaki posiada jednostka badana (tzn. czy jest jednostką zainteresowania publicznego, czy też nie) oraz z jakim zamiarem i do kogo kierowane jest zapytanie ofertowe (kontynuowanie współpracy z dotychczasową firmą audytorską lub zmiana firmy audytorskiej). Poniżej przedstawimy kilka wskazówek, które warto uwzględnić, przygotowując takie zapytanie. |
Na wstępie należy podkreślić, iż organ właścicielski spółki dokonuje wyboru nie tyle biegłego rewidenta, co firmy audytorskiej. Firmy audytorskie są wyspecjalizowanymi i podlegającymi nadzorowi podmiotami uprawnionymi do badania sprawozdań finansowych, angażującymi w oparciu o stosowne umowy wykonujących zawód biegłych rewidentów, choć oczywiście istnieją także będące firmami audytorskimi spółki osobowe oraz jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzone przez biegłych rewidentów. Listę firm audytorskich prowadzi Polska Agencja Nadzoru Audytowego (PANA) i można ją znaleźć na stronie internetowej tej instytucji (www.pana.gov.pl). Udostępniono tam narzędzie do wyszukiwania firm audytorskich według różnych kryteriów, w tym według województwa czy miejscowości, co może mieć znaczenie przy doborze podmiotów, do których skierowane zostaną zapytania ofertowe. Można wyszukać też firmy, bazując na nazwiskach biegłych rewidentów (jeśli dany biegły rewident, którego chcielibyśmy zaangażować w naszej jednostce pracuje dla kilku firm audytorskich, to wyszukiwarka wskaże wszystkie te firmy).
Przygotowując zapytanie ofertowe należy w nim jednoznacznie wskazać zamawiającego, tj. podać numer NIP i KRS oraz nazwę i adres oraz osoby do kontaktu, w tym kontakt do głównego księgowego, a także adres stron www. Należy sprecyzować przedmiot zamówienia, tj. określić, że chodzi o zbadanie rocznych jednostkowych sprawozdań finansowych za lata obrotowe 2025-2026 (istnieje wymóg wyboru firmy audytorskiej na co najmniej 2 lata, por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Warto dodać informację, że sprawozdania finansowe za poprzednie lata obrotowe nie były badane. Powinno się krótko opisać przedmiot działalności, wskazać sumę bilansową za ostatni zamknięty rok (nawet przewidywaną, jeśli sprawozdanie finansowe za 2024 r. nie jest jeszcze gotowe), przychody ze sprzedaży towarów i produktów, średnioroczne zatrudnienie. Celowe jest poinformowanie potencjalnych oferentów o tym, czy spółka posiada jednostki powiązane. Jeżeli sprawozdanie będzie sporządzane w wariancie dla jednostki małej - informujemy o tym (może mieć to korzystny wpływ na cenę, gdyż nie będzie ono zawierać np. rachunku przepływów pieniężnych, może także nie wystąpić sprawozdanie z działalności, a to wpływa na pracochłonność audytu). Powyższe informacje pozwolą zespołom ofertującym firm audytorskich wstępnie ocenić złożoność i pracochłonność zlecenia i oszacować jego cenę (a także samo to, czy w ogóle złożą ofertę). Firma audytorska ma przed złożeniem oferty obowiązek ustalić, czy jest niezależna wobec zleceniodawcy i osób z nim związanych, oraz czy nie występują przesłanki uniemożliwiające złożenie oferty wynikające z zasad etyki. Wspomnieliśmy o podaniu kontaktu do osoby sprawującej funkcje głównego księgowego - firma audytorska przed decyzją o złożeniu oferty i jej parametrach może poprosić o dodatkowe informacje, np. o strukturę finansowania, zasięg działania (eksport, import, WDT itp.), występowanie specyficznych transakcji lub aktywów, model rozliczeń CIT, ilość obsługiwanych kontrahentów, typy i wielość kanałów sprzedaży, liczba miejsc składowania istotnych aktywów itp., rodzaj używanego oprogramowania FK; nie jest celowe umieszczanie wszystkich tych informacji w samym zapytaniu ofertowym. Dodajmy, że firmy audytorskie i działające w ich imieniu osoby objęte są obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej na każdym etapie procedowania.
Nie istnieją jakieś szczegółowe wytyczne odnośnie wymogów stawianych firmie audytorskiej, chyba że chodzi o jednostki zaufania publicznego (np. spółki giełdowe) - zakładamy jednak, że z taką sytuacją nie mamy tutaj do czynienia (przy czym na marginesie wspomnijmy, że na stronach PANA istnieje osobny wykaz firm audytorskich przeprowadzających badania jzp, czyli właśnie jednostek zaufania publicznego). Możemy jednak sformułować pewne wymogi wobec firmy audytorskiej, np.:
Nie jest natomiast zasadne wskazywanie wymaganej metodologii badania (jej dobór należy do firmy audytorskiej), ani ustanawianie wymogów wykonania określonych czynności spoza obszaru rewizji sprawozdań rocznych (np. doradztwa).
W kwestiach formalnych wskazuje się termin i formę składania ofert. Nie ma przeszkód, aby nastąpiło to drogą mailową. Technicznie można również zapytanie ofertowe zamieścić na stronie internetowej podmiotu, a do firm audytorskich przesłać zaproszenie do zapoznania się z nim, wskazując internetowy adres publikacji. Zapytania ofertowe przygotowuje organ nadzorczy lub kierownictwo jednostki. Zebrane oferty przedkłada na zgromadzeniu wspólników, które będzie podejmowało uchwałę o wyborze firmy audytorskiej (chyba że powinność ta zgodnie z umową spółki spoczywa na radzie nadzorczej). Punkt w przedmiocie wyboru firmy audytorskiej można wprowadzić do agendy zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które będzie zatwierdzać roczne sprawozdanie finansowe za 2024 r.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
