W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości inwentaryzację należności, w tym udzielonych pożyczek, przeprowadza się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald). Co istotne, nie inwentaryzuje się poprzez potwierdzenie sald należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych. Tego rodzaju należności inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy). Ustawa o rachunkowości nie określa zasad przeprowadzania inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald. Wskazówki w tym zakresie można znaleźć w stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami.
Według pkt 8 stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami dokonuje się przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia. Jednostka powinna ustalić, które należności są nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane, czy dochodzone na drodze sądowej. Do obowiązków jednostki należy także ustalenie kwoty wymaganej zapłaty należności, tj. kwoty należności głównej wraz z naliczonymi na dzień uzgodnienia odsetkami (umownymi, ustawowymi, za opóźnienie), karami umownymi, zasądzonymi kosztami postępowania sądowego.
Procedura potwierdzenia sald polega na wysłaniu do kontrahenta dwóch egzemplarzy wezwania do potwierdzenia wysokości salda, z prośbą o jego potwierdzenie i odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta (potwierdzenie sald odbywa się zatem w formie pisemnej). Na wezwaniu do potwierdzenia widnieje kwota wymaganej zapłaty należności wraz ze składowymi salda należności. Jeżeli kontrahent stwierdzi różnice w wysokości salda należności lub jego składowych, to wyszczególnia je na egzemplarzu, który odeśle do jednostki. Wezwanie do potwierdzenia sald może zostać wysłane do kontrahenta drogą elektroniczną, np. na elektroniczną pocztę, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione. W przypadku gdy w ciągu roku obrotowego wystąpiły z danym kontrahentem istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty, to należy wówczas uzgodnić także salda zerowe należności. Trzeba pamiętać, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet, gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.
W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka zobowiązana jest wyjaśnić, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ująć je - jeżeli uznaje korekty salda za zasadne - w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.
Poniżej przedstawiamy listę kontrolną (checklistę) podsumowującą poszczególne czynności, związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald.
| Lp. | Czynność podlegająca sprawdzeniu/wykonaniu | TAK | NIE | UWAGI |
| 1. | Czy dokonano przeglądu sald w celu określenia stanu rozrachunków z kontrahentami? | |||
| 2. | Czy ustalono kwotę wymaganej zapłaty (należności głównej wraz z odsetkami, karami itp.)? | |||
| 3. | Czy wysłano do kontrahenta dwa egzemplarze wezwania do potwierdzenia sald (pocztą tradycyjną lub elektroniczną w zależności od uzgodnień z kontrahentem)? | |||
| 4. | Czy uzgodniono salda zerowe, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne obroty z kontrahentem? | |||
| 5. | Czy wyjaśniono i ujęto różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta, jeżeli takie różnice wystąpiły i są zasadne? |
Co oznacza, że inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald należy zakończyć do 15 stycznia następnego roku?
Termin zakończenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald (tu: do 15 stycznia następnego roku) oznacza, że do 15 dnia następnego roku jednostka powinna co najmniej wysłać kontrahentom te potwierdzenia. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w piśmie z 8 grudnia 2021 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa. Wynika z niego, że: "(...) biorąc pod uwagę (...) przepisy ustawy o rachunkowości oraz stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości, a także uwzględniając cel inwentaryzacji oraz złożoność tego procesu - należy przyjąć w odniesieniu do inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald, że do 15 dnia następnego roku jednostka powinna co najmniej wysłać kontrahentom te potwierdzenia. Należy mieć również na uwadze przepisy art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w myśl których ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji".
Zatem, aby dochować ustawowego terminu wystarczy, że jednostka, której rok obrotowy jest zgodny z kalendarzowym, do 15 stycznia 2025 r. wyśle do kontrahentów prośby o potwierdzenie sald swoich należności według stanu na 31 grudnia 2024 r. Odpowiedź od kontrahenta może wpłynąć do jednostki po 15 stycznia.
Jak postąpić w sytuacji gdy dłużnik nie odsyła odpowiedzi na wysłane przez wierzyciela potwierdzenie salda?
Jeżeli dłużnik nie odsyła odpowiedzi na wysłane przez wierzyciela wezwanie do potwierdzenia salda, to wierzyciel w pierwszej kolejności powinien spróbować nakłonić dłużnika do odesłania odpowiedzi, poprzez np. kontakt telefoniczny lub ponowne wysłanie wezwania. Jeżeli takie ponowienie prośby o potwierdzenie salda nie powiedzie się i inwentaryzacja tą drogą okaże się niemożliwa, uzasadnione jest wówczas przeprowadzenie inwentaryzacji niepotwierdzonych należności drogą weryfikacji.
Kto zobowiązany jest do podpisania potwierdzenia salda?
Zarówno wysłana przez wierzyciela do dłużnika prośba o potwierdzenie salda, jak i odpowiedź dłużnika powinny zostać podpisane przez upoważnioną do tego osobę. Jest nią kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba, np. główna księgowa. W przypadku potwierdzenia sald przesyłanego w postaci wiadomości email, złożenie podpisu następuje poprzez wskazanie na końcu treści e-maila imienia i nazwiska osoby go wysyłającej. Może mieć również formę kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. Wszystko zależy od przyjętych ustaleń umownych lub innych pomiędzy kontrahentami.
Z końcem 2024 r. upłynie okres przedawnienia przeterminowanej należności. Czy jeżeli uzyskamy potwierdzenie salda od dłużnika, to nastąpi przerwanie biegu przedawnienia?
Potwierdzenie salda przerywa bieg przedawnienia należności i skutkuje ponownym rozpoczęciem jego biegu, pod warunkiem, że zostało podpisane przez samego dłużnika lub przez upoważnionego jego przedstawiciela. Z art. 123 § 1 K.c. wynika, że bieg przedawnienia przerywa się:
1) przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia;
2) przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje.
Po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo (por. art. 124 § 1 K.c.).
Czy ustawa o rachunkowości zawiera wzór druku "Potwierdzenie salda"?
Ustawa o rachunkowości nie zawiera wzoru druku "Potwierdzenie salda", dlatego w praktyce dokument ten może wyglądać w każdej jednostce nieco inaczej, w zależności od przyjętych w polityce rachunkowości ustaleń. Niemniej jednak na każdym potwierdzeniu salda powinny się znaleźć dane jednostek będących stronami potwierdzenia salda. Należy również wskazać datę, na którą saldo ma być potwierdzone oraz podać kwotę salda. Dużą pomocą dla kontrahenta w potwierdzeniu salda jest również wyszczególnienie pojedynczych dokumentów wraz z kwotami i ich datami, które składają się na saldo należności.
Jaką informację zamieszcza się na potwierdzeniu salda, gdy jest ono niezgodne?
Jeżeli informacje wykazane na potwierdzeniu salda nie są zgodne z księgami dłużnika, to powinien on powiadomić wierzyciela o tym, które pozycje są niezgodne i z jakich powodów. Dłużnik może np. na odcinku "B" druku "Potwierdzenie salda", który odsyła do wierzyciela, umieścić adnotację: "saldo niezgodne", a informacje o różnicach załączyć na osobnej kartce lub w formie wydruku z własnego systemu finansowo-księgowego.
Przykład
I. Założenia:
II. Odcinek "A" i "B" druku "Potwierdzenie salda", w przypadku gdy saldo jest zgodne:
III. Ustalenie stanu należności na dzień bilansowy:
Na dzień 31 grudnia 2024 r. saldo należności ze spółką "ZETA", uwzględniające operacje za okres od 1 listopada do 31 grudnia 2024 r., było następujące:
1) stan na dzień inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald: 18.354 zł,
2) korekta o rozchody (in minus) w związku z zapłatą należności: - 18.354 zł,
3) korekta o przychody (in plus) w związku ze sprzedażą towarów: + 14.240 zł,
4) stan należności na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia 2024 r.: 14.240 zł.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
