Wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżki i sposoby jej rozliczania

Wideopomocniki

Inwentaryzacja należności metodą potwierdzenia sald w pytaniach Czytelników (wywiad)

Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych powoduje konieczność wyjaśnienia przyczyn ich powstania, a następnie dokonania odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych. Określeniem przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i zaproponowaniem kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia zajmuje się komisja inwentaryzacyjna. Przyczyny powstania nadwyżki mogą być różne. Stosownie do wyjaśnień zawartych w pkt 104 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, stwierdzone podczas spisu z natury nadwyżki zapasów mogą:

a) wynikać z niedokładności urządzeń pomiarowych, mieszcząc się w granicach tolerancji - zmniejszają wtedy koszty działalności operacyjnej,

b) być spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników zapasów (przy przychodzie lub rozchodzie) - w takim przypadku istnieje możliwość kompensaty nimi niedoboru albo zmniejszenia o nie kosztów działalności operacyjnej,

c) powstać wskutek nieudokumentowanych zwrotów z produkcji, likwidacji środków trwałych lub dostaw wyższych od zadeklarowanych w fakturze na pokrycie ewentualnych strat w transporcie; jeżeli takie straty nie wystąpią, to zaistniałe nadwyżki wpływają na zmniejszenie ceny jednostkowej danego asortymentu zapasów lub są ujmowane jako pozostałe przychody operacyjne,

d) należeć do pozostałych nadwyżek, których przyczyn nie udało się jednoznacznie ustalić, które są zaliczane do pozostałych przychodów operacyjnych.

W praktyce ujawniony towar mógł być na przykład otrzymany przez jednostkę w drodze darowizny bądź znaleźć się na terenie jednostki z innych przyczyn, np. mógł być pozostawiony przez kontrahenta. W toku postępowania wyjaśniającego może się również okazać, że ujawniona nadwyżka towaru jest nadwyżką pozorną. Jak wynika z pkt 98 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów komisja inwentaryzacyjna, rozpatrując przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych, w pierwszej kolejności ustala, czy różnice te nie są pozorne. Różnice pozorne, zarówno niedobory, jak i nadwyżki mogą powstać wskutek błędów i pomyłek w dokumentach obrotu zapasami lub w ewidencji księgowej, a także błędów popełnionych podczas czynności spisowych, na przykład wskutek pominięcia albo podwójnego ujęcia jakiegoś składnika bądź błędu w pomiarze. Różnica pozorna może też wynikać z pomyłki przy wycenie wyników spisu.

Komisja inwentaryzacyjna po wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych sporządza protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, który zawiera wnioski w zakresie sposobu rozliczenia każdej różnicy i przedstawia go kierownikowi jednostki. Następnie kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji.

Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy rozlicza je w księgach rachunkowych. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych (w tym nadwyżek) następuje w księgach rachunkowych pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury (por. pkt 107-109 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Jeśli jednostka nie jest w stanie jednoznacznie ustalić przyczyn jej powstania, to różnicę tę odnosi na konto 76-0. Ujęcie w księgach sprzedaży towarów w późniejszym terminie nastąpi według zasad ogólnych. Ewidencję księgową ujawnienia i rozliczenia nadwyżki towaru, a następnie jego sprzedaży przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. prowadzi działalność handlową, a towary w magazynie wycenia w cenach zakupu. Spis z natury towarów w ramach rocznej inwentaryzacji w 2024 r. wykazał nadwyżkę towaru.
2. W wyniku postępowania wyjaśniającego ustalono, że towar otrzymano nieodpłatnie od jednego z dostawców, a wartość nadwyżki wynosi: 1.000 zł. Na podstawie decyzji kierownika jednostki, nadwyżkę w księgach rachunkowych grudnia 2024 r. odniesiono na pozostałe przychody operacyjne.
3. Ujawniony towar sprzedano w styczniu 2025 r. za kwotę: 1.500 zł (plus VAT: 345 zł).
4. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zapisy w księgach 2024 r.

Zapisy w księgach 2025 r.