W ostatnim kwartale roku zamierzamy wysyłać do kontrahentów prośby o potwierdzenie sald. Czy ustawa o rachunkowości dopuszcza potwierdzenie przesłane drogą mailową? Czy prawidłowym jest przyjęcie rozwiązania polegającego na uznaniu należności za zinwentaryzowaną w przypadku braku reakcji dłużnika?
| Jedną z dopuszczalnych form potwierdzenia sald rozrachunków jest wymiana stosownej korespondencji drogą elektroniczną za pośrednictwem wiadomości e-mail. Brak potwierdzenia salda nie stanowi spełnienia obowiązku przeprowadzenia jego inwentaryzacji. W takim przypadku konieczna może być inwentaryzacja w drodze weryfikacji. |
Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii formalno-technicznych dotyczących przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych. W art. 26 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy wskazuje się jedynie, iż jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami drogą uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).
Ponadto ustawa wskazuje, że obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald dotyczy jedynie należności od kontrahentów.
 |
Jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego (por. art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy). |
Natomiast wskazówki jak przeprowadzić inwentaryzację można odnaleźć w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 83).
Jak stwierdzono w stanowisku, w celu przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych w drodze potwierdzenia sald, jednostka jako wierzyciel inicjuje ich uzgodnienie (sald należności), natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednak wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań).
Jednostka nie inwentaryzuje drogą potwierdzenia sald należności:
Należności takie (oraz zobowiązania) jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy).
Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami jednostka dokonuje przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane - w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).
Jednostka potwierdza z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.
W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informujące o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki.
Jak zaznaczono w stanowisku, wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną, tj. np. w postaci wiadomości e-mail, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem.
W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka wyjaśnia ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ujmuje je - jeżeli uznaje korekty salda za zasadne - w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.
Ustawa nie przewiduje możliwości stosowania przez jednostki tzw. milczącego potwierdzenia salda, tj. zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu.
Jak jednoznacznie wskazano w stanowisku, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.
Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).
Dodajmy na zakończenie, że przedstawione zasady inwentaryzacji rozrachunków dotyczą w jednakowym zakresie rozrachunków krajowych, jak i rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi. Różnica w takim przypadku polega jedynie na tym, że w odniesieniu do rozrachunków zagranicznych uzgodnienie sald odbywa się z reguły w walucie obcej.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
