Sposoby zorganizowania zastępstwa za chorującego pracownika

Pracodawca może skorzystać z różnych możliwości zastąpienia pracownika przebywającego na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. O czym należy pamiętać, dokonując wyboru jednej z nich?

Przekazanie obowiązków

Najmniej kłopotliwym sposobem zastąpienia pracownika przebywającego na długotrwałym zwolnieniu lekarskim jest czasowe powierzenie jego obowiązków innej z zatrudnionych osób. Pozwala na to art. 42 § 4 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277), pod warunkiem jednak, że spełnione będą łącznie następujące przesłanki:

• po stronie pracodawcy muszą wystąpić uzasadnione potrzeby takiej zmiany - niewątpliwie można do nich zaliczyć długą nieobecność w pracy z powodu choroby,
• okres wykonywania innej pracy nie może przekraczać trzech miesięcy w ciągu danego roku kalendarzowego - jeżeli do powierzenia pracy dojdzie na przełomie dwóch lat kalendarzowych okres ten rozliczany jest oddzielnie w ramach każdego roku,
• przeniesienie do nowej pracy nie może skutkować obniżeniem dotychczasowego wynagrodzenia - nie bierze się tu pod uwagę dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej,
• powierzona praca musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika - Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 13 listopada 2019 r., sygn. akt III PK 208/18, wyjaśnił, że: "Pod pojęciem kwalifikacji, o jakich mowa w art. 42 § 4 K.p., należy rozumieć nie tylko przygotowanie zawodowe pracownika, jego formalne wykształcenie, zdobyte doświadczenie zawodowe i potrzebne umiejętności, ale także właściwości psychofizyczne, predyspozycje psychiczne oraz zdolność do wykonywania powierzonych czynności z punktu widzenia zdrowia fizycznego".

Jeżeli powyższe warunki są spełnione, przeniesienie do innej pracy może nastąpić nawet z dnia na dzień i pracownik musi wykonać polecenie pracodawcy.

Dla pracodawcy jest to najkorzystniejsza forma zastąpienia chorego pracownika, ponieważ z uwagi na to, że pracę będzie wykonywać osoba już zatrudniona, nie ma potrzeby zawierania nowej umowy o pracę oraz zakładania oddzielnych akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej, a także zgłaszania do ubezpieczeń społecznych. Skorzystanie z omawianej możliwości nie wymaga również składania wypowiedzenia zmieniającego, a tym samym pozwala na uniknięcie ograniczeń z tym związanych. Praca na nowym stanowisku nie pociągnie też za sobą dodatkowych kosztów, ponieważ będzie ona wykonywana w ramach dotychczasowego wynagrodzenia. Minusem jest natomiast czasowe ograniczenie możliwości skorzystania z tej formy zastępstwa do trzech miesięcy w skali roku.

Umowa na zastępstwo

W celu zastąpienia chorego pracownika pracodawca może też skorzystać z umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy - popularnie zwanej umową na zastępstwo. W tym przypadku nie wystąpi ograniczenie czasowe obowiązujące przy powierzeniu innej pracy na podstawie art. 42 § 4 K.p. W stosunku do umów na zastępstwo nie mają zastosowania:

• art. 25¹ § 1 K.p. mówiący o tym, że okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech,
• art. 177 § 3 K.p. mówiący o tym, że m.in. umowa o pracę zawarta na czas określony, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu.

Z uwagi na to, że jest tu podpisywana odrębna umowa, na pracodawcy spoczywają wszystkie obowiązki dotyczące nowo zatrudnionych pracowników, przy czym części z nich może uniknąć, jeżeli umowę na zastępstwo podpisze z własnym pracownikiem (przykładowo, nie ma potrzeby zakładania kolejnych akt osobowych i innej dokumentacji ze stosunku pracy, bowiem akta te i ww. dokumentację prowadzi się dla danego pracownika, a nie dla każdego stosunku pracy). W takim jednak przypadku muszą być spełnione następujące warunki:

• rodzaj pracy świadczonej w ramach zastępstwa musi różnić się od pracy świadczonej w ramach dotychczasowego stosunku pracy,
• powierzenie dodatkowej pracy nie może naruszać przepisów o czasie pracy, w tym wprowadzających obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiednio długiego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Niewątpliwą zaletą umowy na zastępstwo jest możliwość wprowadzenia do niej zapisu, iż ulega ona rozwiązaniu wraz z powrotem zastępowanego pracownika do pracy, co zabezpiecza pracodawcę przed dodatkowymi obowiązkami w sytuacji, jeśli chorujący pracownik wróci do pracy szybciej lub później niż było zaplanowane (przykład).

Umowa na czas określony

Trzecią, najmniej korzystną dla pracodawcy, formą zastąpienia pracownika przebywającego na długotrwałym zwolnieniu lekarskim jest zawarcie normalnej umowy na czas określony. W takiej sytuacji zastosowanie będą miały przywołane wcześniej art. 25¹ § 1 oraz art. 177 § 3 K.p.

Ponadto termin rozwiązania tego rodzaju umowy powinien zostać określony konkretną datą, co może skutkować problemami w sytuacji, jeśli zastępowany pracownik wróci do pracy w terminie innym niż pierwotnie zaplanowany.