Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Rozliczenie diet przy zapewnieniu częściowego wyżywienia
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Rozliczenie diet przy zapewnieniu częściowego wyżywienia

Gazeta Podatkowa nr 49 (2132) z dnia 17.06.2024
Bogdan Majkowski

Pracodawcy zgłaszają szereg problemów dotyczących sposobu ustalania wysokości diet delegacyjnych w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie. Jakie są najczęściej zgłaszane wątpliwości w tej kwestii?

Stawki zmniejszające dietę

Wysokość stawek zmniejszających diety z uwagi na zapewnienie pracownikowi bezpłatnego wyżywienia uzależniona jest od rodzaju posiłku oraz rodzaju podróży służbowej - i tak:

  • w przypadku delegacji krajowej przyjmuje się, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
    • śniadanie - 25% diety,
    • obiad - 50% diety,
    • kolacja - 25% diety,
  • w przypadku delegacji zagranicznej:
    • śniadanie odpowiada 15% diety,
    • obiad odpowiada 30% diety,
    • kolacja odpowiada 30% diety.

Jednocześnie § 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi... (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem delegacyjnym, stanowi, że dieta krajowa nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Zastrzeżenie to nie dotyczy delegacji zagranicznej - w tym przypadku, mimo zapewnienia całodziennego wyżywienia, pracownik zachowuje prawo do 25% diety.

Problemy z dietą częściową

W określonych sytuacjach pracownik może nabyć prawo do tzw. diety częściowej - w delegacji krajowej jest to 50% diety, a w przypadku delegacji zagranicznej 1/3 diety lub 50% diety.

Sposób pomniejszania niepełnych diet z uwagi na zapewnienie częściowego wyżywienia stanowi jedną z częściej zgłaszanych przez pracodawców wątpliwości. Dotyczy ona tego, czy stawki zmniejszające naliczać wówczas od pełnej diety, czy też od diety cząstkowej.

Jeżeli chodzi o diety krajowe, to wspomniane stawki naliczane są od pełnej diety, a nie od kwoty, która faktycznie przysługuje pracownikowi. Przepis § 7 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego, określający stawki zmniejszające, odnosi się bowiem do kwoty diety, o której mowa w ust. 1, a więc diety pełnej. Takie stanowisko prezentuje także MRPiPS w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 16 kwietnia 2023 r. (przykład 1).

Natomiast w przypadku zagranicznej podróży służbowej stawki zmniejszające nalicza się od faktycznie przysługującej diety, czyli od diety częściowej.

Następna ze zgłaszanych wątpliwości dotyczy sposobu traktowania - przy pomniejszaniu diet - innych posiłków niż śniadanie, obiad czy kolacja. Przykładem może tu być: lunch, podwieczorek czy też obiadokolacja. Są to nazwy niewystępujące w rozporządzeniu delegacyjnym, stąd też wątpliwości, czy tego rodzaju posiłek również zmniejsza wysokość przysługującej diety, a jeżeli tak, to według jakiej stawki.

W przypadku lunchu, będącego lekkim posiłkiem spożywanym w porze południowej, pracodawca powinien wystąpić do pracownika o złożenie pisemnego oświadczenia, z którego będzie wynikać charakter otrzymanego posiłku (przykład 2).

Podwieczorek jest z kolei formą przekąski przed kolacją, a więc jego zapewnienie nie ma wpływu na wysokość diet. Natomiast obiadokolacja jest obiadem spożywanym w porze kolacji, dlatego też dieta powinna być pomniejszona o stawkę przypisaną obiadowi.

Nieważne, kto zapewnia posiłek

Kolejna wątpliwość dotyczy możliwości obniżenia diety w sytuacji, jeśli dany posiłek jest zapewniony nie przez pracodawcę, a przykładowo przez kontrahenta, do którego pracownik udał się w ramach podróży służbowej.

Rozporządzenie delegacyjne mówi o konieczności obniżenia diety w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia, nie wprowadzając ograniczenia tylko do posiłków zapewnionych przez pracodawcę. Dlatego też także w tym przypadku dieta powinna być pomniejszona.

Koszt posiłku przekraczający dietę

Często zdarza się, że koszt posiłku zagwarantowanego w ramach usługi hotelarskiej wyszczególniony na fakturze przekracza kwotę, o którą powinna być pomniejszona dieta zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym. Przykładowo, koszt śniadania wykazany na fakturze wynosi 30 zł, a stawka wynikająca z rozporządzenia delegacyjnego odpowiada kwocie 11,25 zł.

W związku z tym, że rozporządzenie to nakazuje dokonać pomniejszenia diety o określony procent, faktyczny koszt posiłku nie ma tu znaczenia. Dieta powinna być pomniejszona z zastosowaniem stawki przypisanej danemu posiłkowi.

Ostatnia z częściej zgłaszanych wątpliwości dotyczy zasad postępowania w sytuacji, jeśli pracownik oświadczy, że mimo zapewnienia bezpłatnego posiłku, nie korzystał z niego.

Z uwagi na to, że rozporządzenie delegacyjne uzależnia obowiązek pomniejszenia diety od zapewnienia (a nie skonsumowania) bezpłatnego posiłku, fakt, że pracownik nie skorzystał z danego posiłku, nie ma wpływu na wspomniany obowiązek.

Przykład 1

Pracownik budżetówki odbył krajową podróż służbową trwającą 11 godzin, w związku z czym nabył prawo do połowy diety, tj. kwoty 22,50 zł (50% z 45 zł). W czasie podróży miał zapewnioną bezpłatną kolację, dlatego też dieta powinna być pomniejszona o 25%, naliczone jednak od pełnej stawki. Osobie tej przysługiwać więc będzie dieta w wysokości:

   22,50 zł - (25% z 45 zł) = 22,50 zł - 11,25 zł = 11,25 zł.


Przykład 2

Rozliczając delegacje zagraniczne, dwóch pracowników budżetówki przedłożyło faktury z hoteli, z których wynikało, że w ramach usługi hotelarskiej mieli zapewniony posiłek w postaci lunchu. Ze złożonych oświadczeń wynika, że w pierwszym przypadku była to herbata oraz dwie kanapki wydawane w godzinach między 1200 a 1300, w drugim zaś ciepły posiłek w postaci grillowanego mięsa z frytkami i surówkami, wydawany w godzinach między 1300 a 1500. W sytuacji pierwszego pracownika dieta nie powinna być obniżana, ponieważ posiłek ten stanowił formę przekąski. Natomiast u drugiego pracownika dietę należy pomniejszyć o stawkę przypisaną obiadowi, ponieważ zapewniony mu lunch miał charakter zbliżony do obiadu.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.