Pracodawcy zgłaszają szereg problemów dotyczących sposobu ustalania wysokości diet delegacyjnych w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono częściowe wyżywienie. Jakie są najczęściej zgłaszane wątpliwości w tej kwestii?
Wysokość stawek zmniejszających diety z uwagi na zapewnienie pracownikowi bezpłatnego wyżywienia uzależniona jest od rodzaju posiłku oraz rodzaju podróży służbowej - i tak:
Jednocześnie § 7 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi... (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem delegacyjnym, stanowi, że dieta krajowa nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Zastrzeżenie to nie dotyczy delegacji zagranicznej - w tym przypadku, mimo zapewnienia całodziennego wyżywienia, pracownik zachowuje prawo do 25% diety.
W określonych sytuacjach pracownik może nabyć prawo do tzw. diety częściowej - w delegacji krajowej jest to 50% diety, a w przypadku delegacji zagranicznej 1/3 diety lub 50% diety.
Sposób pomniejszania niepełnych diet z uwagi na zapewnienie częściowego wyżywienia stanowi jedną z częściej zgłaszanych przez pracodawców wątpliwości. Dotyczy ona tego, czy stawki zmniejszające naliczać wówczas od pełnej diety, czy też od diety cząstkowej.
Jeżeli chodzi o diety krajowe, to wspomniane stawki naliczane są od pełnej diety, a nie od kwoty, która faktycznie przysługuje pracownikowi. Przepis § 7 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego, określający stawki zmniejszające, odnosi się bowiem do kwoty diety, o której mowa w ust. 1, a więc diety pełnej. Takie stanowisko prezentuje także MRPiPS w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 16 kwietnia 2023 r. (przykład 1).
Natomiast w przypadku zagranicznej podróży służbowej stawki zmniejszające nalicza się od faktycznie przysługującej diety, czyli od diety częściowej.
Następna ze zgłaszanych wątpliwości dotyczy sposobu traktowania - przy pomniejszaniu diet - innych posiłków niż śniadanie, obiad czy kolacja. Przykładem może tu być: lunch, podwieczorek czy też obiadokolacja. Są to nazwy niewystępujące w rozporządzeniu delegacyjnym, stąd też wątpliwości, czy tego rodzaju posiłek również zmniejsza wysokość przysługującej diety, a jeżeli tak, to według jakiej stawki.
W przypadku lunchu, będącego lekkim posiłkiem spożywanym w porze południowej, pracodawca powinien wystąpić do pracownika o złożenie pisemnego oświadczenia, z którego będzie wynikać charakter otrzymanego posiłku (przykład 2).
Podwieczorek jest z kolei formą przekąski przed kolacją, a więc jego zapewnienie nie ma wpływu na wysokość diet. Natomiast obiadokolacja jest obiadem spożywanym w porze kolacji, dlatego też dieta powinna być pomniejszona o stawkę przypisaną obiadowi.
Kolejna wątpliwość dotyczy możliwości obniżenia diety w sytuacji, jeśli dany posiłek jest zapewniony nie przez pracodawcę, a przykładowo przez kontrahenta, do którego pracownik udał się w ramach podróży służbowej.
Rozporządzenie delegacyjne mówi o konieczności obniżenia diety w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia, nie wprowadzając ograniczenia tylko do posiłków zapewnionych przez pracodawcę. Dlatego też także w tym przypadku dieta powinna być pomniejszona.
Często zdarza się, że koszt posiłku zagwarantowanego w ramach usługi hotelarskiej wyszczególniony na fakturze przekracza kwotę, o którą powinna być pomniejszona dieta zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym. Przykładowo, koszt śniadania wykazany na fakturze wynosi 30 zł, a stawka wynikająca z rozporządzenia delegacyjnego odpowiada kwocie 11,25 zł.
W związku z tym, że rozporządzenie to nakazuje dokonać pomniejszenia diety o określony procent, faktyczny koszt posiłku nie ma tu znaczenia. Dieta powinna być pomniejszona z zastosowaniem stawki przypisanej danemu posiłkowi.
Ostatnia z częściej zgłaszanych wątpliwości dotyczy zasad postępowania w sytuacji, jeśli pracownik oświadczy, że mimo zapewnienia bezpłatnego posiłku, nie korzystał z niego.
Z uwagi na to, że rozporządzenie delegacyjne uzależnia obowiązek pomniejszenia diety od zapewnienia (a nie skonsumowania) bezpłatnego posiłku, fakt, że pracownik nie skorzystał z danego posiłku, nie ma wpływu na wspomniany obowiązek.
|
Przykład 1 Pracownik budżetówki odbył krajową podróż służbową trwającą 11 godzin, w związku z czym nabył prawo do połowy diety, tj. kwoty 22,50 zł (50% z 45 zł). W czasie podróży miał zapewnioną bezpłatną kolację, dlatego też dieta powinna być pomniejszona o 25%, naliczone jednak od pełnej stawki. Osobie tej przysługiwać więc będzie dieta w wysokości: 22,50 zł - (25% z 45 zł) = 22,50 zł - 11,25 zł = 11,25 zł.
Rozliczając delegacje zagraniczne, dwóch pracowników budżetówki przedłożyło faktury z hoteli, z których wynikało, że w ramach usługi hotelarskiej mieli zapewniony posiłek w postaci lunchu. Ze złożonych oświadczeń wynika, że w pierwszym przypadku była to herbata oraz dwie kanapki wydawane w godzinach między 1200 a 1300, w drugim zaś ciepły posiłek w postaci grillowanego mięsa z frytkami i surówkami, wydawany w godzinach między 1300 a 1500. W sytuacji pierwszego pracownika dieta nie powinna być obniżana, ponieważ posiłek ten stanowił formę przekąski. Natomiast u drugiego pracownika dietę należy pomniejszyć o stawkę przypisaną obiadowi, ponieważ zapewniony mu lunch miał charakter zbliżony do obiadu. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
