Badania, szkolenia, odzież i obuwie robocze przy umowie na zastępstwo

Umowy na zastępstwo, z uwagi na ich cel oraz okres, na jaki są zawierane, budzą niekiedy wątpliwości pracodawców co do obowiązku skierowania pracownika zastępującego na badania lekarskie i szkolenie bhp, a także zapewnienia mu odzieży i obuwia roboczego. Wątpliwości te mogą dotyczyć zwłaszcza umów krótkotrwałych.

Badania i szkolenia dla zastępcy

Z osobą zatrudnianą w ramach umowy o pracę na zastępstwo nawiązywany jest stosunek pracy. W momencie podpisania umowy staje się więc ona pracownikiem w rozumieniu art. 2 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277). Oznacza to, że powinna być skierowana przez pracodawcę na wstępne badania lekarskie, o których mowa w art. 229 § 1 K.p., z zastrzeżeniem wyjątków od tego obowiązku, wynikających z art. 229 § 1¹ K.p. Stanowi on, że wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby:

• przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, w ciągu 30 dni po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą,
• przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych; regulacja ta dotyczy także osób pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (przykład).

Z art. 237³ § 2 K.p. wynika z kolei, że pracodawca ma obowiązek zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenia okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane jedynie w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Jeżeli więc nie występują wymienione wyżej okoliczności zwalniające z obowiązku odbycia badań wstępnych i szkolenia z zakresu bhp, osoba zatrudniana na podstawie umowy o pracę na zastępstwo musi odbyć zarówno wspomniane badanie, jak i szkolenie - i to przed dopuszczeniem jej do pracy. Żaden z przepisów nie uzależnia bowiem tych obowiązków od rodzaju zawieranej umowy o pracę oraz długości okresu nią objętego.

Odzież i obuwie robocze też obowiązkowe

Jeżeli chodzi o odzież i obuwie robocze, to temat ten reguluje art. 237⁷ K.p. mówiący o tym, że pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązek zapewnienia przed rozpoczęciem wykonywania czynności służbowych odzieży i obuwia roboczego również nie jest uzależniony od rodzaju umowy o pracę oraz okresu, na jaki została zawarta. Jeżeli więc zgodnie z normami zakładowymi na stanowisku, na które zatrudniany jest zastępca, przysługują jakieś elementy odzieży i obuwia roboczego, pracodawca musi je zapewnić, chyba, że w zamian wypłacany będzie ekwiwalent, o którym mowa dalej.

Pracodawcy często zgłaszają tu wątpliwość dotyczącą tego co robić z wydaną odzieżą i obuwiem roboczym w sytuacji, gdy stosunek pracy danego pracownika ustaje przed upływem wyznaczonego czasookresu użytkowania przekazanej mu odzieży i obuwia roboczego - a z taką właśnie sytuacją możemy mieć do czynienia przy umowach na zastępstwo.

Otóż, zgodnie z art. 237⁸ § 2 K.p. wydana pracownikowi odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy. Należy je więc uznać za mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, o którym mowa w art. 124-127 K.p. Oznacza to, że odchodząc z firmy zastępca powinien rozliczyć się z pracodawcą z otrzymanej odzieży i obuwia roboczego, chyba, że upłynęły już obowiązujące czasookresy użytkowania.

Pracodawca może też, ale tylko za zgodą pracownika, odsprzedać wydaną mu odzież i obuwie robocze, a nawet przekazać nieodpłatnie. Możliwość taką muszą jednak przewidywać akty zakładowe regulujące zasady wydawania pracownikom odzieży i obuwia roboczego.

Zastępca może otrzymać ekwiwalent

Zamiast odzieży i obuwia roboczego w naturze zastępcy może być wypłacany stosowny ekwiwalent. Możliwość taką stwarza art. 237⁷ § 2 i § 4 K.p., który przewiduje, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, odzieży i obuwia roboczego spełniających wymagania bhp. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny poszczególnych elementów odzieży i obuwia roboczego przypisanych danemu stanowisku.

Możliwość ta nie dotyczy jednak stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi albo promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.