Warunki dokształcania w umowie szkoleniowej

Zgadzając się na podjęcie studiów przez pracownika, pracodawcy przyjmują na siebie obowiązek zapewnienia ustawowych świadczeń związanych z dokształcaniem. W większości przypadków decydują się również na przyznanie pracownikowi świadczeń dodatkowych. Dokumentem pomocnym w uregulowaniu warunków ich wypłaty i zwrotu może być umowa szkoleniowa.

Umowę warto podpisać

Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, art. 103¹ § 2-3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) przyznaje prawo do płatnego urlopu szkoleniowego oraz do płatnych zwolnień z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Są to świadczenia na poziomie ustawowym. Na podstawie art. 103³ K.p. pracodawca może też przyznać studiującemu pracownikowi różnego rodzaju świadczenia dodatkowe, jak np. pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki czy też zakwaterowanie.

Podstawowym dokumentem, który może ułatwić pracodawcy dochodzenie zwrotu części poniesionych kosztów, jest umowa szkoleniowa, której obowiązek zawarcia - w formie pisemnej - wprowadza art. 103⁴ § 1 K.p. Jednocześnie w § 3 przywołanego artykułu znajduje się zastrzeżenie, że umowa ta nie jest obowiązkowa, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przepisy nie precyzują, co powinno się znaleźć w umowie szkoleniowej. Zakres tej umowy w dużym stopniu zależy od rodzaju dokształcania, które ma podjąć pracownik. Przykładowo, w przypadku umowy dotyczącej studiów wyższych wskazane jest, aby - oprócz danych identyfikacyjnych pracodawcy, pracownika i uczelni, na której podjęta będzie nauka - określała ona m.in.:

• rodzaj studiów, planowany termin ich rozpoczęcia i zakończenia,
• wymiar przysługujących zwolnień z pracy uzależniony od terminarza zajęć obowiązkowych oraz wymiar urlopu szkoleniowego,
• zakres przyznanych pracownikowi świadczeń dodatkowych wraz z podaniem maksymalnej ich wysokości objętej refundacją oraz zakres wymaganych dokumentów, w oparciu o które dokonywana będzie refundacja, a także terminy ich przedłożenia pracodawcy,
• zobowiązanie pracownika do przedkładania informacji o wymiarze i rozkładzie zajęć, w oparciu o którą udzielane będą zwolnienia od pracy, o zaliczeniu lub niezaliczeniu danego semestru/roku oraz o terminie egzaminu dyplomowego,
• okres, jaki musi przepracować pracownik po zakończeniu studiów, który nie może być dłuższy niż 3 lata (jeżeli pracodawca przewiduje takie odpracowanie).

Umowa szkoleniowa nie może zawierać zapisów niezgodnych z ogólnie obowiązującymi przepisami. Jeżeli dane zagadnienie jest nimi uregulowane, wystarczy powołać się w niej na konkretny przepis. Doprecyzowane natomiast powinny być zagadnienia nieuregulowane powszechnie obowiązującymi przepisami.

Ze względów chociażby dowodowych wskazane jest, aby umowę szkoleniową przygotować i podpisać nawet wówczas, jeśli w myśl art. 103⁴ § 3 K.p. nie jest ona obowiązkowa.

Kiedy dofinansowanie podlega zwrotowi?

Okoliczności skutkujące obowiązkiem zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na studia pracownika określa art. 103⁵ K.p. Zgodnie z przywołanym przepisem do zwrotu takiego zobowiązany jest tylko pracownik:

• który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie studiów lub je przerwie,
• z którym pracodawca rozwiąże umowę o pracę w trybie bez wypowiedzenia z jego winy w trakcie studiów lub w okresie wyznaczonym do przepracowania po ich zakończeniu,
• który w trakcie studiów lub w okresie wyznaczonym do odpracowania rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy z przyczyn określonych w art. 94³ K.p. (z powodu mobbingu),
• który w trakcie studiów lub w okresie wyznaczonym do odpracowania rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ K.p. (z winy pracodawcy lub z powodu mobbingu), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Pracodawca może jednak żądać zwrotu tylko i wyłącznie kosztów poniesionych na przyznane przez siebie świadczenia dodatkowe. Możliwość taka - poza sytuacją omówioną w dalszej części artykułu - nie występuje natomiast w stosunku do wynagrodzeń wypłaconych za okresy zwolnień od pracy i urlopu wypoczynkowego.

Kolejnym ograniczeniem jest możliwość żądania zwrotu świadczeń dodatkowych tylko w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu studiów lub okresu zatrudnienia w czasie ich trwania.

Nienależny urlop szkoleniowy

Jak wspomniano wcześniej, pracodawca generalnie nie może żądać zwrotu wynagrodzeń wypłaconych za okresy zwolnień od pracy i urlopu szkoleniowego. Będzie miał jednak do tego prawo w sytuacji, jeśli pracownik nie poinformował o skreśleniu z listy studentów - bez względu na przyczynę - i nadal korzystał z tego rodzaju zwolnień lub z urlopu szkoleniowego. W takiej sytuacji pracodawca może m.in.:

• wystąpić do pracownika o wyrażenie pisemnej zgody na potrącenie niesłusznie wypłaconych kwot na zasadach określonych w art. 91 K.p. (potrącenia dobrowolne) lub
• dochodzić zwrotu na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 oraz art. 409 Kodeksu cywilnego - Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm. - w związku z art. 300 K.p.).

Wydaje się, że w umowie szkoleniowej dopuszczalne jest zastrzeżenie - w sytuacji wystąpienia takich nielojalnych zachowań pracownika - dodatkowych sankcji, nawet w postaci kary umownej (patrz ramka).