W wielu zakładach przełom roku kalendarzowego to czas upływu terminowych umów o pracę i zawierania nowych umów. Do częstych przypadków należy nawiązywanie kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem, bezpośrednio po zakończeniu jego poprzedniej umowy o pracę. Pojawić się może wówczas pytanie o możliwość kontynuacji dotychczasowych akt pracowniczych.
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy na etapie przyjmowania pracownika do pracy jest założenie, a następnie prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a K.p.). W niektórych przypadkach pracodawca może jednak kontynuować poprzednie akta osobowe, co przewiduje art. 945 K.p. Stanowi on, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.
Wskazany przepis wszedł w życie w dniu 1 stycznia 2019 r. i może być stosowany wyłącznie w przypadku kontynuacji dokumentacji pracownika zatrudnianego ponownie przez tego samego pracodawcę, w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. (przykład 1). Nie odnosi się natomiast do pracownika zatrudnionego w danej firmie we wcześniejszym okresie, który został lub zostanie ponownie przyjęty do pracy w tym samym zakładzie po 1 stycznia 2019 r. Tej grupy pracowników dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), dalej ustawy nowelizującej.
Jak już wspomniano, przepis art. 945 K.p. dotyczy stosunków pracy nawiązywanych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy, którzy zatrudniali pracowników od tej daty i ponownie przyjmą ich do pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy o pracę, mogą więc zastosować wskazany przepis bez żadnych dodatkowych warunków.
Trudniejszą sytuację mają pracodawcy, którzy podpiszą kolejną umowę o pracę z pracownikiem, którego zatrudniali przed 1 stycznia 2019 r. Takich pracowników dotyczy regulacja przejściowa, tj. art. 9 ustawy nowelizującej. Jak wynika z tego przepisu, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. - może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych pod warunkiem, że:
Zadeklarowanie przez pracodawcę (w raporcie informacyjnym) zamiaru skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, założonej dla stosunku pracy nawiązanego przed 1 stycznia 2019 r., jest więc niezbędnym warunkiem kontynuacji poprzednich akt osobowych (przykład 2). Problem jednak w tym, że pracodawca - nawet gdyby chciał wypełnić wskazany warunek - nie zawsze ma taką możliwość.
Na pracodawcy (płatniku składek) ciąży obowiązek przekazania raportu informacyjnego za ubezpieczonego/pracownika wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń społecznych. Wyrejestrowania nie dokonuje się jednak w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego. W takim przypadku pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego, a co za tym idzie, skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych założonych przed 1 stycznia 2019 r. To z kolei wyklucza możliwość ich kontynuacji w razie ponownego zatrudnienia (po 1 stycznia 2019 r.) pracownika, dla którego były założone (przykład 3).
Z prośbą o wydanie opinii w tej sprawie nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W stanowisku z dnia 8 maja 2019 r. resort potwierdził, że w takiej sytuacji "(...) art. 9 (ustawy nowelizującej - przyp. red.) nie ma (...) zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy. (...)".
|
Przykład 1 Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r. W dniu 1 stycznia 2020 r. zawarł z nim kolejną umowę na czas określony. Do tego pracownika zastosowanie znajduje art. 945 K.p., dlatego pracodawca może kontynuować akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą, założoną dla stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 r.
Pracodawca zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2019 r. Zakładamy, że w dniu 3 lutego 2020 r. zawrze z nim kolejną umowę o pracę i skróci okres przechowywania dokumentacji z poprzedniej umowy, składając raport informacyjny do ZUS. W takim przypadku pracodawca ma możliwość kontynuacji poprzednich akt osobowych na podstawie art. 9 ustawy nowelizującej.
Przyjmujemy stan faktyczny z przykładu 2 z tą różnicą, że pracodawca zawarł nową umowę o pracę w dniu 1 stycznia 2020 r. i - wobec braku wyrejestrowania pracownika z ZUS - nie przekazał raportu informacyjnego. W takiej sytuacji musi założyć dla tego pracownika nowe akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
