W firmie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Pod koniec ubiegłego roku przeprowadziliśmy pierwszy przegląd danych osobowych gromadzonych w związku z działalnością ZFŚS. Okazało się, że przeprowadzenie jednorazowego przeglądu było czasochłonne. Czy możemy go przeprowadzać częściej, np. dwa razy w roku i czy termin przeglądu możemy ustalić dowolnie?
Pracodawca może ustalić częstotliwość przeglądu danych osobowych przetwarzanych dla potrzeb ZFŚS według swojego uznania, podobnie jak termin dokonania przeglądu. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.), która przewiduje obowiązek przeprowadzenia przeglądu, nie wprowadza odgórnych rozwiązań w tym zakresie.
Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. W związku z tym decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji, potwierdzoną oświadczeniami lub dokumentami dotyczącymi sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).
Zgodnie z art. 8 ust. 1c ww. ustawy, pracodawca może przetwarzać dane osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń. Ponadto, zgodnie z art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS, pracodawca jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne należy usuwać. Ustawa o ZFŚS nie reguluje kwestii maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani też terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku. Pracodawca może więc zdecydować o większej liczbie przeglądów w danym roku, w zależności od swoich potrzeb. Może też dowolnie ustalić, w jakim terminie będą one przeprowadzane.
Należy nadmienić, że w kwestiach poruszonych w pytaniu zostały wydane stanowiska urzędowe, tj. Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Potwierdziły one możliwość dokonywania częstszych niż raz w roku przeglądów danych osobowych z ZFŚS i dowolność pracodawcy w ustalaniu terminu przeglądu (patrz: stanowiska w ramce).
| "Zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 1d ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...), pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. (...) Powołane przepisy zawierają obowiązek dokonywania przez pracodawcę corocznego przeglądu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby działalności socjalnej, wskazując na konieczność realizacji tej czynności nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. W związku z tym, o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)"
Stanowisko MRPiPS, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r. |
| "(...) przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...) nakładają na pracodawców obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu - nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jest to minimalna częstotliwość dokonywania takiego przeglądu, określona przez ustawodawcę. (...) Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)."
Stanowisko UODO, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
