Pracownik wysłany w krajową podróż służbową przedstawił rachunek za noclegi na kwotę niższą od ryczałtu. Czy należy wypłacić różnicę między świadczeniami, a może zamiast zwrotu kwoty wynikającej z rachunku wypłacić ryczałt?
Jeśli nocleg miał miejsce w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie należy odpowiedzieć przecząco. Pracodawca pokrywa w tym przypadku faktyczne koszty noclegu, chyba że regulacje wewnętrzne przewidują inne rozwiązania w tym przedmiocie.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 K.p.). W sferze budżetowej wysokość oraz warunki ich ustalania reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych. Pracodawcy spoza tej sfery regulują omawianą materię w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie są obowiązani do ustalenia regulaminu. Przy czym postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa pracownika sfery budżetowej. Jeśli nie zdecydowali się uregulować omawianych kwestii samodzielnie, stosują przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.
Stosownie do regulacji powołanego aktu wykonawczego, z tytułu podróży pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pokrycie kosztów noclegów może wystąpić w dwóch formach:
W pierwszym przypadku pracownik powinien przedłożyć rachunek, a stawka za jedną dobę hotelową nie może być wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety (obecnie 20 x 30 zł = 600 zł), choć w uzasadnionych przypadkach - np. w razie braku odpowiedniej bazy hotelowej/pokoi - limit za zgodą pracodawcy może zostać przekroczony.
 |
Kalkulatory podróży służbowych dostępne są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl. |
Wyjaśniamy, że przez usługi hotelarskie należy rozumieć krótkotrwałe, ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych - art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 238). Świadczą je hotele, motele, pensjonaty, domy wycieczkowe, schroniska, w tym młodzieżowe, a nawet posiadające odpowiedni standard kempingi (campingi) i pola biwakowe (art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.).
Pracownikowi, który nie przedłożył rachunku za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (obecnie 30 zł x 150% = 45 zł). Nocleg musi jednak trwać co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 2100 i 700. A contrario, jeśli pracownik dokument przedłożył, ryczałt nie przysługuje i to nawet wówczas, gdy opłata za usługę była od niego niższa. Potwierdza to też cel omawianego świadczenia - zwrot poniesionych kosztów podróży.
Zwracamy uwagę! Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje, jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg. Nie wypłaca się go również gdy pracownik ma - w ocenie pracodawcy - możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§ 8 ust. 5 rozporządzenia o podróżach służbowych). Ponadto zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
