Rozliczenie podróży służbowej pracownika mobilnego

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierowniczym, dla którego miejscem pracy jest obszar kilku województw, został wysłany poza ten obszar w celu wykonania określonego zadania. Jak rozliczyć związane z tym koszty, w tym dotyczące wykorzystania prywatnego samochodu?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 K.p.). W okolicznościach wskazanych w pytaniu występuje drugi przypadek, tj. wyjazd poza stałe miejsce pracy, które zostało określone obszarowo. Pracownikowi przysługują z tego tytułu należności określone w:

• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzeniu o podróżach służbowych, a gdy jest zatrudniony poza tą sferą,
   
• układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania; jeśli akty te nie zawierają postanowień w sprawie kompensowania wydatków związanych z podróżą służbową, pracownikowi przysługują należności określone ww. rozporządzeniem.

Takie sformułowanie przepisu zdaniem Sądu Najwyższego oznacza: "(...) xxże przepisy wykonawcze (rozporządzenie o podróżach służbowych - przyp. red.) ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (...)" (por. wyrok z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15).

Dla udzielenia odpowiedzi na pytanie Czytelnika przyjmujemy, iż zwrotu należności z tytułu podróży służbowych dokonuje zgodnie z ww. rozporządzeniem.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety. Są one przeznaczone w czasie podróży krajowej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a w zagranicznej na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Ponadto pracownik ma prawo do zwrotu kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Koszty przejazdu kompensuje się odpowiednio do środka komunikacji, mając na uwadze, że jego rodzaj (np. pociąg, autobus), jak i klasę określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd delegowanego samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz określonej przez pracodawcę stawki za jeden kilometr przebiegu, która jednak nie może być wyższa niż określona rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Stawki te za 1 kilometr przebiegu wynoszą dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł, a powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

W przypadku przejazdu samochodem osobowym raczej nie występują koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej, czy dodatkowo na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca lub portu - w przypadku podróży zagranicznej, dlatego pomijamy zasady ich naliczania. Natomiast w razie noclegów podczas podróży, to o ile nie zagwarantowano ich z góry, pracownikowi przysługuje z tytułu:

• podróży krajowej:
   
• zwrot kosztów korzystania z usługi hotelarskiej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, a w razie nieprzedłożenia rachunku,
   
• ryczałt w wysokości 150% diety (ryczałt przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21⁰⁰ i 7⁰⁰), z tym że żadna z tych należności nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
   
• podróży zagranicznej:
   
• zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia, a w razie nieprzedłożenia rachunku,
   
• ryczałt w wysokości 25% tego limitu (ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu).

Jeśli chodzi o diety, to w zależności od rodzaju podróży różni je nie tylko wysokość (w krajowej jest to 30 zł za dobę, a zagranicznej według załącznika do rozporządzenia, np. od 33 euro w przypadku podróży do państw objętych tą walutą), ale także zasady ustalania, co przedstawia tabela:

Dieta nie przysługuje lub przysługuje tylko jej 25% (dotyczy podróży zagranicznej), gdy pracownikowi zapewniono pełne wyżywienie. Ponadto podczas podróży krajowej, gdy pracownik jest delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, a zagranicznej gdy otrzymał należność pieniężną na wyżywienie. Podlega też zmniejszeniu o koszt częściowego, bezpłatnego wyżywienia, tj. o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację w przypadku podróży krajowej oraz o 15% za śniadanie, 30% za obiad i 30% za kolację w przypadku zagranicznej.

Aby ustalić wysokość diet należy prawidłowo obliczyć czas trwania podróży. Wobec braku odmiennych wytycznych, w przypadku podróży krajowej rozpoczyna się ona od momentu wyruszenia z miejscowości delegowania (miejscowość tę określa pracodawca, przy czym może za nią uznać miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika). Naszym zdaniem bez znaczenia pozostaje fakt, że przez część czasu pracownik mobilny przemieszcza się po terenie będącym dla niego miejscem pracy.

Rozpoczęcie podróży zagranicznej następuje, w zależności od środka transportu, od przekroczenia granicy lub od chwili startu samolotu na ostatnim lotnisku lub od chwili wyjścia statku z ostatniego portu w kraju. Analogicznie należy kwalifikować moment zakończenia tej podróży.

Pracownik koordynuje i nadzoruje pracę przedstawicieli handlowych na terenie województwa mazowieckiego i ościennych (taki obszar ma zapisany w umowie jako miejsce wykonywania pracy). Na początku kwietnia br. został wysłany na dwudniową konferencję branżową do Gdańska. Podróż za zgodą pracodawcy odbył z miejscowości zamieszkania samochodem prywatnym o pojemności skokowej silnika 1.391 cm³. Z domu wyjechał w poniedziałek o 5⁰⁰, a powrócił we wtorek o 24⁰⁰. Pracownikowi zapewniono hotel ze śniadaniem oraz 2 obiady, serwowane podczas konferencji. W rozliczeniu podróży pracownik wykazał, iż jadąc w dwie strony i przemieszczając się po terenie miasta docelowego pokonał 1.111 km.

Pracodawca przy rozliczaniu należności z tytułu podróży służbowych stosuje przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

Kalkulatory podróży służbowych dostępne są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Pracownikowi zostały zwrócone koszty podróży w kwocie 951,07 zł, w tym dieta w wysokości 22,50 zł (2 x 30 zł pomniejszone o 7,50 zł za jedno śniadanie oraz 30 zł za dwa obiady) oraz koszty przejazdu 928,57 zł (1.111 km x 0,8358 zł).

Gdyby miejsce docelowe było za granicą (np. w Oslo), pracodawca odrębnie rozliczyłby poszczególne odcinki podróży krajowej (w drodze tam i z powrotem - por. stanowisko GIP z 2 lutego 2009 r., znak GPP-417-4560-10/09/PE/RP oraz MRPiPS z 11 kwietnia 2013 r.) oraz podróż zagraniczną.