Obowiązki pracodawcy związane z ustaniem stosunku pracy

Wygaśnięcie umowy o pracę następuje z mocy prawa, w wyniku określonych w przepisach okoliczności i nie wymaga podejmowania jakichkolwiek czynności przez strony stosunku pracy. Wygaśnięcie stosunku pracy jest uregulowane zarówno w Kodeksie pracy (art. 63¹, 63² i 66 K.p.), jak i w przepisach szczególnych (np. w art. 122 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej - Dz. U. z 2012 r. poz. 461). Natomiast rozwiązanie umowy o pracę bez podejmowania dodatkowych czynności następuje tylko w dwóch przypadkach, tj. wskutek:

• upływu czasu, na który została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 K.p.),
   
• ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta (art. 30 § 1 pkt 5 K.p.).

Pozostałe tryby rozwiązania umowy wymagają podjęcia konkretnych działań przez jedną bądź obie strony stosunku pracy. Są to:

• porozumienie stron - art. 30 § 1 pkt 1 K.p.,
   
• oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem) - art. 30 § 1 pkt 2 K.p.,
   
• oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia) - art. 30 § 1 pkt 3 K.p.

Porozumienie stron

Pracodawca może podjąć jedną z kilku czynności zmierzających do rozwiązania umowy. W pierwszej kolejności może wystąpić do pracownika z ofertą jej rozwiązania za porozumieniem stron. Co istotne nie występują tu żadne ograniczenia terminowe, czy okoliczności wyłączające, a stosunek pracy rozwiązuje się z dniem ustalonym w porozumieniu, nawet z dniem jego zawarcia. Z tym że nie ma przeszkód prawnych do rozwiązania umowy o pracę w drodze porozumienia stron z ustaleniem daty ustania stosunku pracy, nawet znacznie późniejszej niż data zawarcia porozumienia (por. wyrok SN z dnia 4 listopada 2004 r., sygn. akt I PK 653/03, OSNP 2005/14/204). W tym przypadku także ewentualna nieobecność pracownika w pracy nie stanowi przeszkody dla rozwiązania stosunku pracy.

Jednakże na rozwiązanie umowy w drodze porozumienia stron muszą wyrazić zgodę obie strony stosunku pracy. Nie wystarczy wyznaczenie terminu rozwiązania umowy przez pracodawcę (por. wyrok SN z dnia 14 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 94/09, M.P.Pr. 2010/2/58 oraz z dnia 10 października 2007 r., sygn. akt II PK 33/07).

Wypowiedzenie umowy o pracę

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem jest dopuszczalne bezwarunkowo w odniesieniu do umów bezterminowych, a ponadto umów na okres próbny oraz na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. "Zwykła" umowa o pracę na czas określony może być rozwiązana w tym trybie, o ile została zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy, a strony przewidziały taką możliwość w jej treści. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 czerwca 2010 r. (sygn. akt I PK 52/10), klauzula o dopuszczalności wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy za wypowiedzeniem może być wprowadzona do umowy również w okresie jej trwania. Brak klauzuli uniemożliwia jej rozwiązanie w tym trybie. Zakaz ten jest zniesiony tylko w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, a także w razie zwolnień grupowych lub indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika. W tym ostatnim przypadku dodatkowo pod warunkiem, że te przyczyny stanowią wyłączny powód wypowiedzenia, dokonanego przez pracodawcę objętego ustawą o zwolnieniach grupowych. Podobnie jeżeli chodzi o umowy na czas wykonania określonej pracy, które podlegają wypowiedzeniu wyłącznie w opisanych wyżej, wyjątkowych okolicznościach. Umowy te nie mogą zawierać dodatkowej klauzuli o możliwości wcześniejszego ich wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem następuje po upływie konkretnych terminów, które są ściśle określone przez przepisy prawa. Ponadto w pewnych okolicznościach, (np. przez wskazany w przepisach czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, w przypadku ciąży, czy osiągnięcia przez pracownika wieku przedemerytalnego) pracodawca nie może wypowiedzieć stosunku pracy. Jest też w niektórych sytuacjach zobowiązany skonsultować zamiar wypowiedzenia ze związkami zawodowymi. Ponadto oświadczenie w tej sprawie powinno spełniać kilka wymogów formalnych, w tym zawierać pouczenie o możliwości odwołania do sądu pracy, a w odniesieniu do umów na czas nieokreślony - przyczynę wypowiedzenia. Więcej na ten temat pisaliśmy m.in. w UiPP nr 15/2012, str. 31-32, 34-35 oraz 54-58.

Tryb natychmiastowy

Rozwiązanie przez pracodawcę umowy bez wypowiedzenia może wynikać bądź z przyczyn nazywanych w praktyce kadrowej niezawinionymi przez pracownika, choć de facto leżą po jego stronie (na przykład z powodu długotrwałej choroby), bądź z winy pracownika (tzw. tryb dyscyplinarny). Pierwszy przypadek został uregulowany w art. 53 K.p. i dotyczy sytuacji, w której pracownik pozostaje przez określony czas niezdolny do pracy wskutek choroby bądź jest nieobecny w pracy z innych usprawiedliwionych przyczyn. Na ten temat pisaliśmy m.in. w UiPP nr 1/2012, str. 33-36. Drugi (uregulowany w art. 52 K.p.) przewiduje, że pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych,
   
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,
   
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Ten tryb rozwiązania stosunku pracy omawialiśmy wielokrotnie. Wspomnijmy, że z oświadczenia pracodawcy powinno wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy (por. wyrok SN z dnia 9 marca 2010 r., sygn. akt I PK 175/09). Ponadto niezbędna tu jest także konsultacja związkowa.

Aktywne wzory oświadczeń woli w sprawie rozwiązania stosunku pracy znajdują się na naszej stronie internetowej www.gofin.pl, w zakładce "Wzory druków i umów".

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy po stronie pracodawcy powstaje obowiązek wydania świadectwa pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 K.p.).

Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem długotrwale niezdolnym do pracy. Procedury zakładowe przewidują dokument pod nazwą "karta obiegowa", za pomocą której pracownik rozlicza się w poszczególnych działach z posiadanych dokumentów, sprzętu oraz innych zobowiązań. Wobec ciężkiej choroby i braku możliwości osobistego stawiennictwa, pracownik nie złożył w kadrach karty obiegowej, co skutkowało podjęciem przez pracodawcę decyzji o wstrzymaniu wydania świadectwa pracy. Działanie pracodawcy należy uznać za bezprawne.

Pracownik użytkujący służbowy telefon komórkowy został zwolniony za wypowiedzeniem, na okres którego pracodawca zwolnił go z obowiązku wykonywania pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Pracownik nie stawił się u pracodawcy w dniu rozwiązania stosunku pracy, co uniemożliwiło wydanie świadectwa pracy. Ponadto nie zwrócił użytkowanego telefonu komórkowego. Niezależnie od powyższego pracodawca jest zobowiązany wysłać w ciągu 7 dni na podany przez pracownika adres wystawione świadectwo pracy. W przeciwnym razie naruszy obowiązujące w tym względzie przepisy.

Dokładne terminy, w których wydaje się świadectwo pracy, a także jego treść omówiliśmy kompleksowo w UiPP nr 5/2012, str. 53-63.

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Ekwiwalent nie przysługuje jedynie wówczas, gdy:

• strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą, albo
   
• pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, chyba że jest ono niższe od ekwiwalentu; wówczas pracownikowi przysługuje różnica świadczeń.

Na temat obliczania ekwiwalentu pisaliśmy m.in. w UiPP nr 18/2012, str. 35-36, a także w niniejszym numerze na str. 40-42.

Z pracownikiem z 10-letnim stażem, wynagradzanym według stawki 2.200 zł rozwiązano umowę o pracę z dniem 30 września br. Nie korzystał on z urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, a tym samym (po skorygowaniu wymiaru) ustalono, iż ma prawo do 20 dni urlopu (9/12 x 26 dni = 19,5 dnia, po zaokrągleniu 20 dni). Ponadto posiadał 3 dni urlopu zaległego.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wyniósł 2.410,40 zł, zgodnie z wyliczeniem:

   2.200 zł : 21 (współczynnik) = 104,76 zł,

   104,76 zł : 8 godz. = 13,10 zł,

   13,10 zł x [(20 dni + 3 dni) x 8 godz.] = 2.410,40 zł.

Uwaga: przyjęliśmy, że był to pracownik pełnoetatowy, dla którego wolne od pracy z tytułu rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy były soboty.

W niektórych okolicznościach rozwiązanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością wypłacenia odchodzącemu pracownikowi związanego z tym świadczenia pieniężnego, zwykle o charakterze rekompensacyjnym.

Odprawa w związku ze zwolnieniem z przyczyn zakładu pracy

Pracownikowi, z którym rozwiązano umowę o pracę na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych (zarówno w ramach zwolnienia grupowego, jak i zwolnienia indywidualnego) przysługuje odprawa pieniężna. W przypadku zwolnień indywidualnych odprawa przysługuje, jeżeli przyczyny niedotyczące pracownika stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie za porozumieniem stron (art. 10 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych).

Wysokość odprawy zależy od zakładowego stażu pracy i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, przy stażu krótszym niż 2 lata,
   
• dwumiesięczne wynagrodzenie, jeżeli staż wynosi od 2 do 8 lat,
   
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli staż wynosi ponad 8 lat.

Przy ustalaniu stażu zakładowego uwzględnia się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy bez względu na rodzaj umowy o pracę oraz długość przerw w zatrudnieniu.

Z końcem września br. w ramach zwolnień grupowych rozwiązano umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym od 1 stycznia 2011 r. Pracownik ten pracował w przedsiębiorstwie także w okresie od 1 stycznia do 17 kwietnia 2004 r., przy czym rozwiązano z nim umowę w trybie dyscyplinarnym. Niezależnie od powyższego okres tego zatrudnienia należy zaliczyć do stażu zakładowego, co skutkuje nabyciem przez pracownika prawa do 2-miesięcznej odprawy pieniężnej.

Odprawa emerytalno-rentowa

Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia (art. 92¹ § 1 K.p.). Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 grudnia 1993 r. (sygn. akt I PRN 111/93, OSNC 1994/12/243): "Przewidziany w przepisach regulujących prawo do odprawy »związek« między rozwiązaniem stosunku pracy a nabyciem prawa do emerytury lub renty inwalidzkiej może mieć nie tylko charakter przyczynowy, czasowy, ale także funkcjonalny.".

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę na podstawie art. 53 § 1 pkt 1 lit. b) K.p., tj. z powodu choroby trwającej dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące. Były pracownik jeszcze przez kilka miesięcy pobierał świadczenie rehabilitacyjne, a następnie, wobec nieodzyskania zdolności do pracy, przeszedł na rentę z tytułu niezdolności do pracy. Pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi odprawę rentową.

Pracownik, który otrzymał odprawę emerytalną lub rentową, nie może ponownie nabyć do niej prawa (art. 92¹ § 2 K.p.). Dodajmy, że niektóre grupy pracowników (np. samorządowi) na podstawie przepisów szczególnych nabywają prawo do odprawy w wyższej wysokości, uzależnionej od stażu pracy. Na temat odprawy emerytalno-rentowej pisaliśmy m.in. w UiPP nr 7/2012, str. 43-44.

Odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia

Kodeks pracy przewiduje dwie sytuacje, w których okres wypowiedzenia może ulec skróceniu. Pierwsza z nich jest wynikiem porozumienia stron stosunku pracy i nie powoduje dla pracodawcy konsekwencji finansowych. Strony mogą bowiem po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich, wspólnie ustalić wcześniejszy termin rozwiązania przedmiotowej umowy (art. 36 § 6 K.p.). Wówczas pracownikowi nie przysługuje żadne szczególne świadczenie pieniężne. Ustawodawca przewidział jednak możliwość jednostronnego działania pracodawcy w przedmiocie skrócenia okresu wypowiedzenia. Jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracownika, pracodawca ma prawo skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. Skorzystanie z tego uprawnienia nakłada jednak na niego obowiązek wypłaty odszkodowania. Musi być ono równe wynagrodzeniu za pozostałą, niezrealizowaną część okresu wypowiedzenia (art. 36¹ K.p.).

Zwracamy uwagę! Przepisy prawa pracy przewidują jeszcze inne szczególne sytuacje, w których odchodzącemu pracownikowi przysługuje finansowa gratyfikacja, np. w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy w razie śmierci pracodawcy.

Obliczanie świadczeń

Omówione odprawy i odszkodowanie oblicza się przy zastosowaniu zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia... (Dz. U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu oraz art. 8 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych. Pomija się jedynie końcowy etap obliczeń z użyciem współczynnika, który służy do uzyskania stawki dziennej, co jest tutaj zbędne. Wysokość świadczeń określono bowiem na poziomie miesięcznym bądź jako wielokrotność tej kwoty. Szczegółowo metodę obliczania ekwiwalentu omawialiśmy m.in. w UiPP nr 18/2012, str. 35-36.

Z dniem 21 września 2012 r. pracownik rozwiązał umowę o pracę na mocy porozumienia stron w związku z przejściem na emeryturę. Wynagrodzenie pracownika składało się ze stawki miesięcznej w wysokości 1.900 zł, dodatku stażowego w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego oraz zmiennej kwartalnej premii regulaminowej (w poprzednich 12 miesiącach wypłacono tytułem premii 2.151,60 zł). Pracownik otrzymywał też dodatki za pracę w porze nocnej (w poprzednich 3 miesiącach uzyskał z tego tytułu 426,60 zł).

Pracodawca obliczając odprawę emerytalną przyjął do podstawy:

• stawkę miesięczną i dodatek stażowy w wysokości wynikającej z umowy w łącznej kwocie 2.280 zł (1.900 zł + 20% x 1.900 zł),
   
• dodatki za pracę w nocy w przeciętnej wysokości uzyskanej w okresie od czerwca do sierpnia 2012 r. w kwocie 142,20 zł (426,60 zł : 3 m-ce),
   
• premię w przeciętnej wysokości z okresu od września 2011 r. do sierpnia 2012 r. w kwocie 179,30 zł (2.151,60 zł : 12 m-cy).

Odprawa wyniosła 2.601,50 zł (2.280 zł + 142,20 zł + 179,30 zł).

Przepisy prawa nie ustalają wprost daty wypłaty odpraw oraz odszkodowań. Przyjmuje się, iż tym dniem jest dzień nabycia do nich prawa, czyli dzień, w którym zostaną spełnione wszystkie określone przepisami przesłanki, w tym ustanie stosunku pracy. Wypłata świadczenia powinna zatem nastąpić w ostatnim dniu pracy. Tak też wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 kwietnia 1998 r. (sygn. akt I PKN 508/97, OSNP 1999/8/267) stwierdzając, że: "Roszczenie o zapłatę odprawy emerytalnej jest wymagalne od dnia rozwiązania stosunku pracy (…)".

Na analogicznych zasadach ustala się termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jeżeli natomiast chodzi o wynagrodzenie za pracę, to zdania w tej kwestii są podzielone. Część ekspertów uważa, iż przez fakt rozwiązania stosunku pracy świadczenie nie traci swojego statusu, zatem wypłaca się je w terminach wypłaty obejmujących ogół pracowników, a wynikających z regulacji wewnętrznych lub z informacji o warunkach zatrudnienia. Pozostali twierdzą, że jednocześnie z utratą przez pracownika statusu pracowniczego, status swój traci wynagrodzenie. Podobne zdanie w tej kwestii wyraziła Minister Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 16 września 2010 r. będącym odpowiedzią na interpelację poselską nr 17841, dostępnym na stronie internetowej Sejmu www.sejm.gov.pl. Jak czytamy w powołanym piśmie: "(…) Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również, moim zdaniem, dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje je do wzajemnego »rozliczeniu się« z obowiązków wynikających z zakończonej umowy. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z zatrudniania pracownika, jest wypłacanie mu wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ponieważ wynagrodzenie należy się pracownikowi, nie zaś byłemu pracownikowi, jestem zdania, że w przypadku ustania zatrudnienia wypłaty wynagrodzenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, już po ustaniu zatrudnienia, jest, moim zdaniem, możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego do dnia ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych. (…)".

W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika, z którym ustaje stosunek pracy jest zajęte, stosowną informację w tej sprawie zamieszcza się w ust. 5 świadectwa pracy. To jednak nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy. Jeżeli bowiem nowy pracodawca dłużnika jest znany dotychczasowemu pracodawcy, ten przesyła nowemu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Informacja w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot (art. 884 § 2 K.p.c.). Podobnie jeżeli chodzi o egzekucję administracyjną - art. 75 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.).

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń w ZUS, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania ubezpieczonego płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu (art. 36 ust. 11 ustawy o sus i art. 74 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Zatem pracodawca powinien złożyć zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Jako datę wyrejestrowania wpisuje się następny dzień po ustaniu stosunku pracy. Przykładowo, jeśli umowa o pracę została rozwiązana z dniem 15 września 2012 r., jako datę wyrejestrowania należało wpisać 16 września 2012 r.

W razie gdy pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, to pracodawca dokonuje też wyrejestrowania tych osób na druku ZUS ZCNA, o czym piszemy w niniejszym numerze na str. 12-15.

Odprawy i odszkodowania

Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.), dalej rozporządzenia składkowego.

Wyłączenie z oskładkowania obejmuje zarówno odprawy przysługujące na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych, jak i inne odprawy, rekompensaty i odszkodowania wypłacane pracownikowi z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, z wyjątkiem m.in.:

• określonych w prawie pracy odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
   
• odpraw pieniężnych wypłacanych na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
   
• odszkodowań przyznanych na podstawie przepisów o zakazie konkurencji,
   
• odszkodowań wynikających z zawartych umów lub ugód innych niż ugody sądowe.

Odprawa emerytalno-rentowa

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nie uwzględnia się odpraw pieniężnych przysługujących w związku z przejściem na emeryturę lub rentę (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego). Przy czym należy mieć na uwadze, że oskładkowaniu podlega wartość świadczenia rzeczowego przyznana pracownikowi przechodzącemu na emeryturę lub rentę. Jak wyjaśnił Rzecznik Prasowy ZUS (pismo z dnia 12 marca 2007 r., znak NGI-063/67/2007), biorąc pod uwagę przepis § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego, w przypadku przyznania pracownikowi świadczenia rzeczowego w związku z przejściem na emeryturę, wartość tego świadczenia (jeżeli jest przychodem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy) należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Odprawa pieniężna przysługująca w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, jako przychód ze stosunku pracy, który nie został zwolniony od podatku dochodowego, na mocy art. 21 ustawy o pdof, podlega opodatkowaniu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest przychodem pracownika z tytułu stosunku pracy. Ponieważ przepisy składkowe, jak i podatkowe nie wyłączają tego ekwiwalentu ze składek ZUS i podatku dochodowego, podlega on oskładkowaniu i opodatkowaniu.

Rozliczenie składkowo-podatkowe wypłat po ustaniu zatrudnienia

Od wypłat z tytułu stosunku pracy dokonanych byłemu pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca rozlicza składki ZUS na zasadach dotyczących pracowników. Jeżeli składnik stanowiący podstawę wymiaru składek z tytułu tego zatrudnienia zostanie wypłacony w miesiącu następującym po miesiącu, w którym z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę, to składki wykazuje się w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 X X. Natomiast w sytuacji, gdy składnik ten zostanie wypłacony w miesiącu, w którym dana osoba z tytułu tego zatrudnienia podlegała jeszcze ubezpieczeniom, to za osobę tę powinien zostać złożony imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X.

Pracownik (zgłoszony do ubezpieczeń z kodem 01 10 0 0) pozostawał w zatrudnieniu do 10 września 2012 r. Pracodawca z dniem 11 września 2012 r. wyrejestrował go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA. W dniu 10 października br. pracownik otrzyma premię kwartalną. W raporcie ZUS RCA sporządzonym za październik br. pracodawca wykaże byłego pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 0 0 i rozliczonymi składkami od wypłaconej premii (raport dotyczy miesiąca, w którym osoba ta, z tytułu zatrudnienia u tego pracodawcy nie podlega ubezpieczeniom ani jednego dnia).

Od wynagrodzenia wypłaconego po ustaniu zatrudnienia pracodawca pobiera zaliczkę na podatek, na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof.

Pracodawca rozwiązujący z pracownikiem stosunek pracy wypłaca wynagrodzenie chorobowe i zasiłki przysługujące tylko do dnia rozwiązania umowy. Dalszej wypłaty świadczenia dokonuje ZUS, także w przypadkach, gdy pracownik do końca umowy nie wykorzystał limitu 33 dni (14 dni) wynagrodzenia chorobowego.

Podstawowym dokumentem do wypłaty zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia jest zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA. W sytuacji gdy pracownik choruje jeszcze przed rozwiązaniem umowy o pracę, to na podstawie tego dokumentu pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe (zasiłek - jeśli jest uprawniony) do dnia rozwiązania tej umowy. Ponieważ do ZUS należy przekazać oryginał zaświadczenia ZUS ZLA (tu pierwszą kopię w kolorze jasno-zielonym), pracodawca pozostawia w aktach kserokopię tego zaświadczenia.

Do zaświadczenia lekarskiego należy dołączyć wypełnione zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3. W druku tym wpisuje się dane osobowe pracownika oraz informacje dotyczące okresu zatrudnienia, wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłków, a także datę dostarczenia przez pracownika zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA.

Ponadto pracodawca wypełnia tabele zamieszczone w pkt 12-15 zaświadczenia ZUS Z-3, w których podaje wysokość wynagrodzenia pracownika (oraz składników tego wynagrodzenia) za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (odpowiednio za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia - jeśli pracownik był zatrudniony krócej). Jeżeli pracodawca wypłaca składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc, to ich wysokość wpisuje odpowiednio w tabele zamieszczone w pkt 13 - za okresy kwartalne, w pkt 14 - roczne i w pkt 15 - inne (np. półroczne).

W sytuacji gdy pracownik stanie się niezdolny do pracy z powodu choroby już po rozwiązaniu umowy o pracę, to pracodawca - na wniosek pracownika - jest zobowiązany do wypełnienia zaświadczenia na druku ZUS Z-3. W takim przypadku nie ma obowiązku przekazania dokumentów do ZUS (wniosek do ZUS składa były pracownik).