Lista obecności bez przyczyn absencji pracownika

Bardzo częstą praktyką w zakładach pracy jest wskazywanie przez pracowników na liście obecności przyczyn swojej absencji. Na ogół używane są w tym celu różne oznaczenia literowe, które podpowiadają, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Po wejściu w życie RODO stosowanie takich praktyk może naruszać zasadę ochrony danych osobowych.

"Literowe" informacje do ogólnego wglądu

Powszechne prawo pracy nie przewiduje jednego, obowiązującego wzoru listy obecności. W tym zakresie pracodawcy mają pozostawioną swobodę, podobnie jak przy podejmowaniu decyzji o stosowaniu listy obecności. W większości przypadków zakłady pracy korzystają jednak z takiej listy, jest to bowiem praktyczne i przydatne narzędzie do bieżącego odnotowywania obecności i nieobecności pracownika.

W celu ułatwienia późniejszych rozliczeń czasu pracy i wynagrodzenia, w praktyce pracownicy wykazują na liście nie tylko fakt przybycia i wyjścia z pracy, ale również - poprzez odpowiednie symbole literowe - przyczynę swojej nieobecności. Z tak przedstawionymi informacjami, np. o chorobie pracownika (Ch), jego urlopie (Uw) czy opiece nad dzieckiem (O), mogą się zapoznać inni pracownicy. Lista obecności zazwyczaj jest bowiem wyłożona w ogólnie dostępnym miejscu i ma charakter zbiorczy. Nie stanowi więc problemu, aby inny pracownik dowiedział się np., że jego kolega z pracy jest chory (co jest informacją o stanie zdrowia). Taki przepływ informacji, bez zgody pracownika, którego one dotyczą, budzi poważne wątpliwości w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016). Jest to tzw. RODO, obowiązujące od 25 maja 2018 r.

Minimum danych na liście

Zgodnie z RODO przetwarzanie danych osobowych musi być celowe i oparte na konkretnej podstawie prawnej. Cel przetwarzania danych ma być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony (art. 5 ust. 1 lit. b oraz motyw 39 preambuły RODO). Jak wynika z art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych jest zgodne z przepisami, jeżeli m.in.:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
   
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
   
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Wystarczy spełnienie jednej z powyższej przesłanek (lub innej przesłanki wymienionej w art. 6 ust. 1 RODO), aby przetwarzanie danych było legalne. Proces przetwarzania danych, aby pozostawał w zgodzie z wymogami RODO, musi jednak uwzględniać zasady tego przetwarzania, w tym zasadę ograniczenia celu, minimalizacji danych oraz integralności i poufności (patrz ramka).

Dodatkowe dane bez uzasadnienia

W świetle RODO bardzo istotny jest cel przetwarzania danych osobowych. Jak już wspomniano, musi on być konkretny, wyraźny i mieć prawną podstawę. W tym kontekście dodatkowe zapisy w liście obecności nie mają uzasadnienia. Trzeba mieć na uwadze, że lista obecności służy do potwierdzenia/weryfikacji obecności lub nieobecności w pracy danego pracownika. Dla osiągnięcia tego celu nie ma znaczenia, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Ujawnianie przyczyny absencji pracownika w liście obecności nie spełnia żadnej z przywołanych przesłanek legalnego przetwarzania danych. Nie jest bowiem konieczne do realizacji uprawnień bądź obowiązków wynikających z umowy o pracę ani do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze danych (pracodawcy). Ujawnienie informacji o przyczynach absencji innym osobom mającym dostęp do listy nie odbywa się też na podstawie zgody pracownika (która powinna być wyraźna i wskazywać cel przetwarzania danych), ponieważ ten jej nie udzielił.

Ponadto zapis wskazujący, iż pracownika nie ma w pracy z powodu choroby (Ch) może zostać uznany za naruszenie art. 9 ust. 1 RODO, który zabrania przetwarzania danych wrażliwych, m.in. o zdrowiu.

Rozbudowana lista obecności, zawierająca dane o przyczynach nieobecności, nie znajduje więc podstaw w przepisach RODO. Może też naruszać określone przez ten akt zasady przetwarzania danych (wymienione w ramce). Nie ulega jednak wątpliwości, że pracodawca ma prawo zbierać dane dotyczące przyczyn różnych nieobecności pracownika, jest to bowiem niezbędne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzenia. Aktem odpowiednim do zamieszczania tych danych jest karta ewidencji czasu pracy. Podstawą prawną przetwarzania danych umieszczonych we wspomnianej karcie jest § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...).

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).