Wybór lokalu na siedzibę firmy

W związku z rozwojem technologii niektóre rodzaje działalności można prowadzić bez potrzeby posiadania klasycznego biura wyposażonego w biurko i telefon. W takich przypadkach sprawdzać się mogą np. biura na godziny czy tzw. e-biura. Gdy firma potrzebuje lokalu z prawdziwego zdarzenia, alternatywą dla kupna lub wynajmu od podmiotów prywatnych może okazać się wynajem lokalu od gminy.

Adres firmy w CEIDG

Aby zarejestrować jednoosobową firmę w CEIDG, konieczne jest podanie adresu do doręczeń przedsiębiorcy oraz adresów, pod którymi jest wykonywana działalność gospodarcza, w tym adresu głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony. Podając te adresy w CEIDG, przedsiębiorca musi posiadać tzw. tytuł prawny do nieruchomości, których adresy zgłasza i które podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji. Tytuł ten co prawda nie podlega dołączeniu do wniosku o wpis do CEIDG, ale w razie wezwania przedsiębiorca ma obowiązek przedstawić go organowi ewidencyjnemu. Regulacja ta wprowadzona do przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej miała na celu zapobiec sytuacjom, w których przedsiębiorcy rejestrują firmy pod fałszywymi adresami lub bez zgody właściciela danego lokalu.

Osoba, która poweźmie wiadomość o tym, że jej adres jest wykorzystywany przez nieuprawnioną osobę do rejestracji firmy, może o tym fakcie powiadomić Ministra Rozwoju. W przypadku powzięcia informacji o braku tytułu prawnego do nieruchomości wskazanej we wpisie do CEIDG, minister wzywa przedsiębiorcę do przedstawienia tytułu prawnego do nieruchomości lub dokonania odpowiedniej zmiany wpisu w tym zakresie, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli, mimo wezwania, przedsiębiorca nie dokona odpowiedniej zmiany swojego wpisu, organ rejestrowy, w drodze decyzji administracyjnej, może wykreślić przedsiębiorcę z CEIDG.

Oświadczenie o posiadanym tytule prawnym do lokalu składa się w CEIDG pod groźbą odpowiedzialności karnej.

Gdy firma ma być zarejestrowana/prowadzona w lokalu (mieszkaniu) niebędącym własnością przedsiębiorcy, zawsze potrzebne jest uzyskanie zgody właściciela takiego lokalu. Jeżeli firma ma być prowadzona w wynajętym lokalu, to najlepiej uzyskać w tym zakresie pisemną zgodę jego właściciela. W przypadku gdy przedsiębiorca zamierza korzystać np. z mieszkania swoich rodziców, którzy nie będą pobierać żadnych opłat za prowadzenie firmy w tym lokalu, niezbędne jest zawarcie umowy jego użyczenia.

Może lokal od gminy?

Firmę, w zależności od przedmiotu jej działalności, można prowadzić w różnego rodzaju miejscach. Dla przedsiębiorcy dopiero rozpoczynającego swoją działalność inwestycja w nieruchomość może okazać się barierą nie do przejścia. W niektórych branżach właścicielowi firmy wystarczy tylko biurko i komputer, w innych potrzebne jest całe zaplecze lokalowe. Wybierając lokalizację dla swojej firmy, warto rozpocząć poszukiwania od sprawdzenia czy gmina, na terenie której chcemy prowadzić działalność, oferuje wynajem lokali użytkowych będących jej własnością. Są to często nieruchomości położone w bardzo atrakcyjnych, zwłaszcza handlowo, miejscach. Niektóre z nich można wynająć, startując w konkursie, inne - wygrywając przetarg.

W przypadku gdy umowy użytkowania, najmu lub dzierżawy dotyczące nieruchomości będących własnością jednostek samorządu terytorialnego mają być zawierane na okres dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony, to wyłonienie podmiotu, z którym nastąpi zawarcie takiej umowy, może mieć miejsce jedynie w drodze przetargowej. Ewentualną zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia takich umów musi wyrazić wojewoda albo odpowiednia rada lub sejmik.

Informacji o nieruchomościach oferowanych przez jednostki samorządu terytorialnego do wynajmu, dzierżawy czy użytkowania należy szukać w specjalnych wykazach. Są one wywieszane na okres 21 dni w siedzibie danego urzędu. Ponadto informacje o ich wywieszeniu podawane są do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Informacje takie pojawiają się również na stronach internetowych właściwego urzędu. W wykazach tych nie znajdziemy jednak nieruchomości, które oddawane są w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy.

Nieruchomości, które mają być oddane w najem, dzierżawę lub użytkowanie na okres krótszy niż trzy lata, są oferowane w trybie konkursu. Zasady dysponowania takimi nieruchomościami określa uchwała właściwej rady oraz zarządzenia wydawane przez wójtów, burmistrzów i prezydentów miast. Informacji o możliwości udziału w takich konkursach należy szukać na tablicach ogłoszeń urzędów miast, gmin oraz na ich stronach internetowych.

Przystąpienie do konkursu polega zazwyczaj na złożeniu pisemnej oferty, w której należy określić przede wszystkim rodzaj działalności, jaka ma być prowadzona w wynajętym lokalu. Ponadto trzeba podać wysokość proponowanego czynszu oraz złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z warunkami konkursu. Często udział w konkursie uzależniony jest również od wniesienia wadium w określonej wysokości.

Biura na godziny i e-biura

Coraz popularniejsze są biura wynajmowane na godziny. Atrakcyjne są one dla tych przedsiębiorców, którzy potrzebują stacjonarnego miejsca np. tylko przez kilka godzin, w wybrane dni w tygodniu. Na rynku można również znaleźć oferty tzw. wirtualnych biur. Firma świadcząca takie usługi udostępnia na podstawie zawieranej umowy przestrzeń biurową, z której można korzystać zgodnie z potrzebami przedsiębiorcy. Trzeba tylko pamiętać, że miejsca te dzieli się z innymi przedsiębiorcami. Oprócz miejsca do pracy czy też przyjmowania klientów można też skorzystać np. z sal konferencyjnych.

Pracownicy biura odbierają i przekazują pocztę oraz przyjmują interesantów, mogą też pełnić rolę sekretariatu firmy, odbierając telefony kierowane do przedsiębiorcy. Choć pojawiały się kontrowersje czy adres takiego wirtualnego biura można podać przy wpisie do CEIDG, to obecnie należy uznać to za dopuszczalne, a tytułem prawnym do takiego adresu będzie umowa najmu zawierana z właścicielem wirtualnego biura. NSA w Warszawie w wyroku z dnia 5 sierpnia 2014 r., sygn. akt II FSK 3549/13, wyraźnie stwierdził, że firma, która jako adres swojej siedziby podała wirtualne biuro, powinna uzyskać numer identyfikacji podatkowej.