Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Spółki  »   Przekazanie dokumentów finansowych do KRS
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Przekazanie dokumentów finansowych do KRS

Gazeta Podatkowa nr 73 (1948) z dnia 12.09.2022
Ewelina Mentel-Wyrzychowska

Obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do KRS spoczywa na podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzących pełną księgowość, a także SP ZOZ. Tak jak w ubiegłych latach, podstawowym i bezpłatnym sposobem na przekazanie do tego rejestru sprawozdania finansowego i innych dokumentów jest złożenie zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości (RDF).

Wydłużone terminy

W 2022 r. po raz kolejny wydłużono o 3 miesiące termin m.in. na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. W przypadku jednostek (z wyjątkiem tych nadzorowanych przez KNF), których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinno to nastąpić do 30 września 2022 r. Natomiast w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa je wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.). Jeżeli roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, należy je złożyć w KRS dwukrotnie, tj. w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.

Przedsiębiorcy z KRS i SP ZOZ

Obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do KRS spoczywa na podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzących pełną księgowość, a także SP ZOZ. Przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS należy rozumieć podmioty wpisane tylko do tego rejestru, a także te wpisane do rejestru przedsiębiorców i jednocześnie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...). Drugi przypadek dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...), np. stowarzyszeń, które podejmują działalność gospodarczą i wówczas muszą uzyskać wpis do rejestru przedsiębiorców (art. 50 ustawy o KRS - Dz. U. z 2022 r. poz. 1683). Szczególna sytuacja dotyczy SP ZOZ. Nie podlegają one wpisowi do rejestru przedsiębiorców, a mimo to aktualnie SP ZOZ składają dokumenty finansowe do KRS. Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) nieprowadzące działalności gospodarczej nie mają obowiązku przekazywania dokumentów finansowych do KRS (art. 80 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Elektroniczne repozytorium

Dokumenty finansowe przekazywane są do KRS drogą elektroniczną. Podlegają złożeniu w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Po zamieszczeniu w RDF sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS). Dzięki temu podmiot nie ma obowiązku przekazania dokumentów finansowych we własnym zakresie do administracji skarbowej, a w przypadku handlowych spółek osobowych obowiązek taki nie ciąży także na wspólnikach.

Ten sam system

Rok 2022 nie przyniósł większych zmian w zasadach przekazywania dokumentów finansowych do KRS. Wyjątek dotyczy tych związanych z modyfikacją zasad podpisywania sprawozdań finansowych, zatem konieczności przekazania dodatkowych dokumentów, o ile zostały sporządzone (patrz ramka). Dlatego też, tak jak w ubiegłych latach, dokumenty finansowe składane są do KRS, co do zasady, w trybie zgłoszenia poprzez system RDF (art. 19e ust. 1 i ust. 7 ustawy o KRS). Dostępny jest on bezpośrednio pod adresem: ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd, ewentualnie przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl; zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych").

Postać załączników

Dokumenty, które należy załączyć do zgłoszenia, co do zasady, muszą być sporządzone w postaci elektronicznej (ustrukturyzowanej, nieustrukturyzowanej) i w takiej są załączane do zgłoszenia. Nie dotyczy to uchwał (postanowień) o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty te mogą być sporządzone w formie pisemnej, a do KRS można dołączyć ich kopie (skany). Zezwala na to art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. W przeciwieństwie do e-wniosków do KRS w przypadku zgłoszenia dokumentów finansowych załączenie ich skanu nie wiąże się z koniecznością przesyłania do sądu rejestrowego oryginału uchwały.

Inne zasady mają zastosowanie, gdy np. uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego zostanie sporządzona przez notariusza. Taka powinność dotyczy spółek akcyjnych. Przekazywanie takich dokumentów do RDF jest zautomatyzowane. W przypadku wypisów lub wyciągów z aktów notarialnych umieszczonych w Repozytorium, zgłaszający wskazuje numer dokumentu w notarialnym repozytorium (w skrócie CREWAN). Dokument zaś powinien trafić do KRS bezpośrednio z CREWAN (art. 19e ust. 4 ustawy o KRS).

Podpisywanie zgłoszeń

W przypadku zgłoszeń dokumentów finansowych do KRS obowiązują szczególne zasady ich podpisywania. Zgłoszenie musi być bowiem opatrzone podpisem elektronicznym co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisanej jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (por. art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). W trakcie przygotowania zgłoszenia (w kroku 1 - Rejestracja nowego zgłoszenia) system na podstawie danych zawartych w KRS wyświetli listę osób fizycznych, które mogą podpisać zgłoszenie do RDF. Gdy system RDF nie jest w stanie znaleźć takich osób fizycznych, dany podmiot może ten problem rozwiązać w szczególności na dwa sposoby, tj.:

1) zrealizować obowiązki sprawozdawcze przez system S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS); ta funkcjonalność S24 (ekrs.ms.gov.pl/s24) dostępna jest dla wszystkich podmiotów z KRS; wniosek ten podlega opłatom (łącznie 140 zł),

2) powołać pełnomocnika (adwokata, radcę prawnego), który dokona za podmiot zgłoszenia.

Księgowa czy pracownik biura rachunkowego nie są uprawnieni do podpisania zgłoszenia (nie dotyczy to sytuacji gdy jednocześnie są np. członkiem zarządu czy prokurentem). Mogą jednak przygotować zgłoszenie i udostępnić je w systemie RDF swojemu klientowi do podpisu i złożenia.

Jakie dokumenty należy złożyć do KRS?

Zgodnie z art. 69 ust. 1 i ust. 3a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS):

- roczne sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz
- sprawozdanie z działalności w przypadku jednostek wymienionych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości (tj. w przypadku m.in. spółki kapitałowej, spółki komandytowo-akcyjnej, a także tej spółki jawnej i komandytowej, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej),
- o ile zostały sporządzone wraz m.in. ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności:
  odmowę złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym* oraz
  oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie* lub odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone*.
* Dokument ten można przekazać w postaci elektronicznej lub jako skan dokumentu sporządzonego zgodnie z art. 52 ust. 2d-2e ustawy o rachunkowości.

Spółki - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.