Przekazanie dokumentów finansowych do KRS

Obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do KRS spoczywa na podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzących pełną księgowość, a także SP ZOZ. Tak jak w ubiegłych latach, podstawowym i bezpłatnym sposobem na przekazanie do tego rejestru sprawozdania finansowego i innych dokumentów jest złożenie zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości (RDF).

Wydłużone terminy

W 2022 r. po raz kolejny wydłużono o 3 miesiące termin m.in. na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. W przypadku jednostek (z wyjątkiem tych nadzorowanych przez KNF), których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinno to nastąpić do 30 września 2022 r. Natomiast w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa je wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.). Jeżeli roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, należy je złożyć w KRS dwukrotnie, tj. w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.

Przedsiębiorcy z KRS i SP ZOZ

Obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do KRS spoczywa na podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzących pełną księgowość, a także SP ZOZ. Przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS należy rozumieć podmioty wpisane tylko do tego rejestru, a także te wpisane do rejestru przedsiębiorców i jednocześnie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...). Drugi przypadek dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...), np. stowarzyszeń, które podejmują działalność gospodarczą i wówczas muszą uzyskać wpis do rejestru przedsiębiorców (art. 50 ustawy o KRS - Dz. U. z 2022 r. poz. 1683). Szczególna sytuacja dotyczy SP ZOZ. Nie podlegają one wpisowi do rejestru przedsiębiorców, a mimo to aktualnie SP ZOZ składają dokumenty finansowe do KRS. Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) nieprowadzące działalności gospodarczej nie mają obowiązku przekazywania dokumentów finansowych do KRS (art. 80 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Elektroniczne repozytorium

Dokumenty finansowe przekazywane są do KRS drogą elektroniczną. Podlegają złożeniu w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Po zamieszczeniu w RDF sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS). Dzięki temu podmiot nie ma obowiązku przekazania dokumentów finansowych we własnym zakresie do administracji skarbowej, a w przypadku handlowych spółek osobowych obowiązek taki nie ciąży także na wspólnikach.

Ten sam system

Rok 2022 nie przyniósł większych zmian w zasadach przekazywania dokumentów finansowych do KRS. Wyjątek dotyczy tych związanych z modyfikacją zasad podpisywania sprawozdań finansowych, zatem konieczności przekazania dodatkowych dokumentów, o ile zostały sporządzone (patrz ramka). Dlatego też, tak jak w ubiegłych latach, dokumenty finansowe składane są do KRS, co do zasady, w trybie zgłoszenia poprzez system RDF (art. 19e ust. 1 i ust. 7 ustawy o KRS). Dostępny jest on bezpośrednio pod adresem: ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd, ewentualnie przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl; zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych").

Postać załączników

Dokumenty, które należy załączyć do zgłoszenia, co do zasady, muszą być sporządzone w postaci elektronicznej (ustrukturyzowanej, nieustrukturyzowanej) i w takiej są załączane do zgłoszenia. Nie dotyczy to uchwał (postanowień) o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty te mogą być sporządzone w formie pisemnej, a do KRS można dołączyć ich kopie (skany). Zezwala na to art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. W przeciwieństwie do e-wniosków do KRS w przypadku zgłoszenia dokumentów finansowych załączenie ich skanu nie wiąże się z koniecznością przesyłania do sądu rejestrowego oryginału uchwały.

Inne zasady mają zastosowanie, gdy np. uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego zostanie sporządzona przez notariusza. Taka powinność dotyczy spółek akcyjnych. Przekazywanie takich dokumentów do RDF jest zautomatyzowane. W przypadku wypisów lub wyciągów z aktów notarialnych umieszczonych w Repozytorium, zgłaszający wskazuje numer dokumentu w notarialnym repozytorium (w skrócie CREWAN). Dokument zaś powinien trafić do KRS bezpośrednio z CREWAN (art. 19e ust. 4 ustawy o KRS).

Podpisywanie zgłoszeń

W przypadku zgłoszeń dokumentów finansowych do KRS obowiązują szczególne zasady ich podpisywania. Zgłoszenie musi być bowiem opatrzone podpisem elektronicznym co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisanej jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (por. art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). W trakcie przygotowania zgłoszenia (w kroku 1 - Rejestracja nowego zgłoszenia) system na podstawie danych zawartych w KRS wyświetli listę osób fizycznych, które mogą podpisać zgłoszenie do RDF. Gdy system RDF nie jest w stanie znaleźć takich osób fizycznych, dany podmiot może ten problem rozwiązać w szczególności na dwa sposoby, tj.:

1) zrealizować obowiązki sprawozdawcze przez system S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS); ta funkcjonalność S24 (ekrs.ms.gov.pl/s24) dostępna jest dla wszystkich podmiotów z KRS; wniosek ten podlega opłatom (łącznie 140 zł),

2) powołać pełnomocnika (adwokata, radcę prawnego), który dokona za podmiot zgłoszenia.

Księgowa czy pracownik biura rachunkowego nie są uprawnieni do podpisania zgłoszenia (nie dotyczy to sytuacji gdy jednocześnie są np. członkiem zarządu czy prokurentem). Mogą jednak przygotować zgłoszenie i udostępnić je w systemie RDF swojemu klientowi do podpisu i złożenia.