Przekazanie do KRS rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia albo po upływie ustawowego terminu na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. Z powinności tej należy wywiązać się drogą elektroniczną.
Obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do KRS spoczywa na podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzących pełną księgowość, a także na samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej. Przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS należy rozumieć podmioty wpisane do tego rejestru (np. spółki handlowe prowadzące pełną księgowość), a także te wpisane do tego rejestru i jednocześnie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ (zob. art. 50 ustawy o KRS - Dz. U. z 2024 r. poz. 979 ze zm.). Szczególna sytuacja dotyczy SP ZOZ. Nie podlegają one wpisowi do rejestru przedsiębiorców, a mimo to aktualnie składają dokumenty finansowe do KRS. Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) nieprowadzące działalności gospodarczej nie mają obowiązku przekazywania dokumentów finansowych do KRS (art. 80 ust. 3 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
Z powinności przekazania dokumentów finansowych (patrz ramka) do KRS kierownik danej jednostki musi wywiązać się w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli nie zostało ono zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, wówczas sprawozdanie finansowe powinno być złożone w KRS dwukrotnie: pierwszy raz w ciągu 15 dni po upływie ustawowego terminu - zatem gdy rok obrotowy w spółce pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie finansowe powinno trafić do KRS najpóźniej 15 lipca, i drugi raz, w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.
Podstawowym i bezpłatnym sposobem na przekazanie do KRS rocznego sprawozdania finansowego i innych dokumentów przez przedsiębiorców z KRS jest złożenie bezpłatnego zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości, tj. systemu RDF. Dostępny jest on przez Portal Rejestrów Sądowych, pod adresem: prs.ms.gov.pl (zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie zakładka "RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych"). System RDF jest też dostępny bezpośrednio pod adresem: ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd.
Dokumenty, które należy załączyć do zgłoszenia, co do zasady, muszą być sporządzone w postaci elektronicznej: ustrukturyzowanej bądź nieustrukturyzowanej. W takiej postaci powinny być one załączone do zgłoszenia. Nie dotyczy to m.in. uchwał czy też postanowień o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, o podziale zysku lub pokryciu straty. Dokumenty te mogą być sporządzone na piśmie, a do KRS można dołączyć ich skany (bez konieczności przesyłania do sądu rejestrowego oryginałów tych dokumentów). Powinny być one opatrzone e-podpisem zgodnie z zasadami obowiązującymi przy podpisywaniu samego zgłoszenia. Przy tym w sytuacji, gdy np. w spółce akcyjnej uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego zostanie sporządzona przez notariusza, wówczas nie dołącza się jej do omawianego zgłoszenia. Wypełniając w nim dane, wystarczy wskazać numer CREWAN aktu notarialnego. Sam dokument zaś powinien trafić do KRS bezpośrednio z notarialnego repozytorium.
W odniesieniu do zgłoszeń dokumentów finansowych do KRS obowiązują szczególne zasady ich podpisywania w porównaniu z e-wnioskami składanymi do KRS. Zgłoszenie musi być bowiem opatrzone podpisem elektronicznym co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisanej jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. W związku z tym np. księgowa nie jest uprawniona do podpisania zgłoszenia z wyjątkiem sytuacji, gdy jednocześnie jest np. członkiem zarządu czy prokurentem. Może jednak przygotować zgłoszenie i udostępnić je w systemie RDF swojemu klientowi do podpisu i złożenia.
Jeśli system RDF nie jest w stanie znaleźć osób fizycznych, które mogą podpisać zgłoszenie do RDF, wówczas dany podmiot może ten problem rozwiązać w szczególności na dwa sposoby. Obowiązki sprawozdawcze może zrealizować przez system S24, który w tym zakresie jest dostępny dla wszystkich podmiotów z KRS. Wniosek (Z-30) podlega opłatom łącznie na kwotę 140 zł. Alternatywą dla tego rozwiązania jest powołanie pełnomocnika będącego adwokatem czy radcą prawnym, który dokona za podmiot zgłoszenia.
Odrębne zasady obowiązują SP ZOZ. W ich przypadku system RDF wyświetla komunikat o błędzie dotyczącym tego, że podmiot nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców. W związku z tym podmioty te muszą skorzystać z systemu S24 w celu przekazania dokumentów finansowych. Dedykowany jest dla nich wniosek o przyjęcie dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych. Ten wniosek też musi być opłacony (140 zł).
Wzmianki o złożeniu wymaganych dokumentów finansowych są zamieszczane w dziale 3 rejestru przedsiębiorców KRS. Po złożeniu w KRS sprawozdanie finansowe i ewentualnie sprawozdanie z badania trafią do administracji skarbowej zgodnie z art. 20 ust. 1g ustawy o KRS.
|
Wymagane dokumenty finansowe Zgodnie z art. 69 ust. 1, ust. 1g i ust. 3a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym:
Zasady w kwestii terminów i dokumentów podlegających złożeniu stosuje się odpowiednio do jednostki dominującej sporządzającej roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej. W art. 69 ustawy o rachunkowości są też sprecyzowane obowiązki w kwestii przekazywania dokumentów finansowych ciążące na kierowniku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, w tym kierowniku oddziału instytucji kredytowej lub finansowej czy kierowniku jednostki dominującej niesporządzającej skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Z kolei art. 69 ust. 5-8 ustawy o rachunkowości reguluje nowe obowiązki m.in. kierownika jednostki, o której mowa w art. 63r ustawy. |
|||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
