Od 2017 r. mają być tylko e-wnioski do KRS

Obecnie zdecydowana większość wniosków jest składana do KRS w formie papierowej. Z dniem 1 kwietnia 2016 r. zaczną w pełni obowiązywać przepisy, które umożliwią składanie wszystkich e-wniosków do KRS przy pomocy podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Do 31 marca 2016 r. elektroniczny wniosek o wpis czy dokumenty stanowiące podstawę wpisu muszą być opatrzone bezpiecznym e-podpisem. Natomiast w procedurze S24 w przypadku spółki z o.o. można korzystać ze zwykłego podpisu elektronicznego, a rejestracja spółki jawnej czy komandytowej w trybie S24 możliwa jest za pomocą bezpiecznego e-podpisu bądź podpisu ePUAP. Aktualnie można już stwierdzić, że kwestią czasu jest, kiedy wnioski elektroniczne wyprą wnioski na papierze. Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad zmianami w prawie, których celem jest wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do KRS drogą elektroniczną.

Regulacje kodeksowe

Sprawy dotyczące wpisu do KRS, o zmianę danych czy o wykreślenie z rejestru, to tzw. sprawy rejestrowe. Rozpatrywane są one w ramach sądowego postępowania rejestrowego. Jest to postępowanie, do którego stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i ustawy o KRS.

Z art. 694³ § 3 K.p.c. już od 15 stycznia 2015 r. wynika, że wniosek złożony do sądu rejestrowego drogą elektroniczną powinien być opatrzony bezpiecznym e-podpisem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Natomiast art. 694³ § 3¹ K.p.c. dopuszcza posługiwanie się zwykłym podpisem elektronicznym w przypadku rejestracji spółki z o.o. w trybie S24. Przepisu tego nie stosuje się do wniosku o zmianę i wykreślenie wpisu. Regulacje te dotyczą wniosków, natomiast odnośnie dokumentów stanowiących podstawę wpisu zastosowanie ma art. 694⁴ § 2 i § 2¹ K.p.c.

Koniec ograniczeń zastosowania ePUAP

Przytoczone regulacje K.p.c. do końca marca 2016 r. nie mogą być stosowane w pełni za sprawą art. 9 ustawy nowelizującej z dnia 28 listopada 2014 r. Zgodnie z tym przepisem do dnia 31 marca 2016 r. wnioski, o których mowa w art. 694³ § 3 K.p.c., oraz dokumenty, o których mowa w art. 694⁴ § 2 K.p.c, z wyjątkiem wniosków dotyczących złożenia sprawozdania finansowego oraz rejestracji spółek jawnej i komandytowej S24, a także dołączanych do tych wniosków dokumentów, podlegają opatrzeniu bezpiecznym e-podpisem. Regulacja ta oznacza, że ograniczony został zakres spraw przed sądem rejestrowym, w których to sprawach wnioskodawca składając elektroniczny wniosek może posłużyć się podpisem ePUAP. Aktualnie podpis ten można wykorzystywać przy założeniu spółki jawnej i komandytowej w trybie S24 oraz przy składaniu sprawozdań finansowych do KRS.

Natomiast w przypadku wszystkich pozostałych wniosków ich złożenie do końca marca 2016 r. drogą elektroniczną wymaga opatrzenia ich bezpiecznym e-podpisem (zob. http://pdi.ms.gov.pl/portal_v1/). Przez to w obecnym stanie prawnym powszechnym sposobem składania wniosków do KRS jest ich przekazywanie w formie papierowej. Z elektronicznej korzystają nieliczni, którzy mają bezpieczne e-podpisy. Ich uzyskanie i posiadanie kosztuje. Natomiast założenie i korzystanie z profilu zaufanego ePUAP jest bezpłatne i proste.

Odpowiedź sądu także elektroniczna

W przypadku złożenia wniosku drogą elektroniczną doręczenia orzeczeń i pism sądowych dokonywane są osobom składającym tą drogą wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie rejestrowe. Wówczas orzeczenia i pisma sądowe uznaje się za doręczone z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji. W razie braku takiego potwierdzenia doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia korespondencji w systemie teleinformatycznym (art. 694³ § 4-5 K.p.c.).

Nowy stan prawny od kwietnia

Od 1 kwietnia 2016 r., zgodnie z przepisami, wszystkie wnioski składane do KRS drogą elektroniczną będą mogły być opatrzone podpisem ePUAP. Przy tym jednak czas pokaże, czy i w jakim stopniu system obsługujący składanie wniosków do KRS drogą elektroniczną zostanie przygotowany na czas, aby przyjmować takie wnioski już od 1 kwietnia 2016 r.

Można jednak oczekiwać, że uruchomienie możliwości posługiwania się podpisem ePUAP może przyczynić się do upowszechnienia elektronicznej formy składania wniosków do KRS.

Skorzystanie z możliwości złożenia wniosku drogą elektroniczną skutkuje tym, że także drogą elektroniczną będą dostarczane wnioskodawcy pisma sądowe.

Od kiedy tylko e-wnioski do KRS?

Zmiany dotyczące szerszego wykorzystania ePUAP w postępowaniu rejestrowym to kolejny krok wkraczania KRS do przestrzeni elektronicznej. KRS w ostatnim czasie przechodzi dość mocną ewolucję z papierowego rejestru na elektroniczny. W dniu 1 grudnia 2014 r. nastąpiła zmiana zasad kontaktu sądów rejestrowych z urzędami. Papierowy obieg dokumentów zastąpiła elektroniczna wymiana danych między sądem rejestrowym a urzędami.

Kolejne zmiany wymuszają regulacje prawa UE, a konkretnie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2012/17/UE z dnia 13 czerwca 2012 r. zmieniająca dyrektywę Rady 89/666/EWG i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/56/WE i 2009/101/WE w zakresie integracji rejestrów centralnych, rejestrów handlowych i rejestrów spółek (określana jako dyrektywa BRIS). Zobowiązuje ona państwa członkowskie do wymiany danych dotyczących spółek oraz dostępu do aktualnych i wiarygodnych informacji o spółkach. Konieczność implementacji dyrektywy BRIS powoduje m.in., że Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad projektem ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Założenia do tego projektu ujęte są w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pod numerem ZA2 (patrz ramka).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 28.11.2014 r. o zmianie ustawy - K.s.h. oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 4)

Ustawa z dnia 17.11.1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.)