Jak złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną usługą?

e-Doręczenia wystartowały 1 stycznia 2025 r. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń został nałożony m.in. na przedsiębiorców z KRS. Ci z nich, którzy byli wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą go mieć najpóźniej 1 kwietnia 2025 r. Jego uzyskanie wymaga podjęcia określonych decyzji przez przedsiębiorcę z KRS (np. spółkę handlową), a następnie złożenia e-wniosku i aktywowania skrzynki doręczeń.

Dwa terminy dla przedsiębiorców z KRS

Z dniem 1 stycznia 2025 r. ruszyły e-Doręczenia. Nastąpiło to z okresem przejściowym. Przy tym nie zmieniono zasady, że od 1 stycznia obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych oraz określone podmioty niepubliczne, tj. na przedsiębiorców z KRS i CEIDG oraz przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego.

W przypadku przedsiębiorców z KRS chodzi tu o podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców. Podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) KRS nie muszą korzystać z e-Doręczeń. Mogą się na to dobrowolnie zdecydować. Co ważne, podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS na potrzeby e-Doręczeń, co do zasady, zaliczają się do podmiotów niepublicznych. Wyjątek od tej reguły dotyczy podmiotów, które spełniają kryteria z art. 2 pkt 6 lit. c) ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Podmiotem publicznym w świetle definicji z tej regulacji mogą być w szczególności spółki z większościowym udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego. Niniejszy artykuł dotyczy podmiotów niepublicznych z rejestru przedsiębiorców KRS. Są oni objęci e-Doręczeniami w dwóch terminach:

• podmioty, które składają wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS od 1 stycznia 2025 r., są zobowiązane uzyskać adres do e-Doręczeń podczas rejestracji,
• podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed dniem 1 stycznia 2025 r. obowiązane są do posiadania adresu do e-Doręczeń w terminie 3 miesięcy od dnia 1 stycznia 2025 r., czyli najpóźniej 1 kwietnia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy).

Najpierw określone decyzje

Zanim reprezentanci podmiotów z KRS przystąpią do składania wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń, muszą zdecydować, czy ich adres będzie powiązany z:

• publiczną (bezpłatną) usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE); świadczy ją obecnie Poczta Polska S.A.,
• komercyjną usługą określoną w ustawie jako kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE); jest ona świadczona przez podmioty komercyjne (odpłatnie) spełniające standardy świadczenia takiej usługi.

Poza tym podmiot niepubliczny z KRS obowiązany jest do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (art. 19 ust. 1 ustawy). Administrator ją aktywuje. W wyniku aktywacji możliwe jest zarządzanie skrzynką doręczeń, w tym m.in. wysyłanie i odbieranie korespondencji.

Decyzje te (co do dostawcy usługi i administratora skrzynki doręczeń) należy podjąć w spółkach zgodnie z zasadami prowadzenia spraw spółki. W związku z tym w spółce handlowej stosowne uchwały podejmują np. wspólnicy spółki jawnej czy zarząd spółki z o.o. Przed ich podjęciem trzeba uwzględnić kwestie organizacyjne związane z wielkością podmiotu, ilością osób odpowiedzialnych za obieg korespondencji i techniczne (np. to, czy spółka posiada system informatyczny do obsługi korespondencji).

W sytuacji gdy spółka zdecyduje się korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z kwalifikowaną usługą RDE, należy postępować zgodnie z instrukcjami podmiotu świadczącego taką usługę.

Złożenie wniosku

W przypadku gdy podmiot niepubliczny wpisany do KRS przed 1 stycznia 2025 r. postanowi korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z publiczną usługą (PURDE), to może go uzyskać, przy okazji składania wniosku zmianowego do KRS przez system eKRS (zarówno drogą tradycyjną przez "e-formularze KRS", jak i przez system S24) albo składając wniosek on-line m.in. poprzez rządową stronę internetową poświęconą e-Doręczeniom (www.gov.pl/web/e-doreczenia). Wspomniana rządowa strona ma zakładki "ZŁÓŻ WNIOSEK" czy "Uzyskaj adres do e-Doręczeń". Odpowiadając na pytanie "Dla kogo będzie zakładany adres do e-Doręczeń?" można wybrać opcję zarówno dla: przedsiębiorcy", a następnie skorzystać z funkcjonalności dostępnej na stronie internetowej www.biznes.gov.pl, jak i "dla podmiotu niepublicznego" i następnie system przekieruje od razu do składania wniosku.

Co ważne, wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń za podmiot z KRS musi złożyć jego reprezentant albo pełnomocnik. Osoba ta loguje się za pomocą np. swojego prywatnego profilu zaufanego czy aplikacji mObywatel, a następnie wskazuje, że zgłasza wniosek dla "innej osoby lub podmiotu" i określa, że jest to podmiot niepubliczny. W następnym zaś kroku osoba ta precyzuje, czy działa jako reprezentant czy pełnomocnik podmiotu. Przykładowo w spółce jawnej czy w spółce z o.o. wniosek jako reprezentant może złożyć odpowiednio wspólnik czy członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki, ewentualnie osoba wybrana przez wspólników/zarząd na pełnomocnika. W drugim przypadku należy udzielić pełnomocnictwa. Musi ono zawierać datę, miejsce sporządzenia i z jego treści powinno jednoznacznie wynikać, że pełnomocnik jest upoważniony do dokonywania czynności związanych z e-Doręczeniami w imieniu podmiotu, którego dane znajdują się we wniosku. Załączane pełnomocnictwo musi być podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji obowiązującym w spółce.

Wniosek może złożyć także prokurent uprawniony do samodzielnej reprezentacji.

Wypełniając wniosek, trzeba wskazać dane administratora skrzynki. Może być to osoba składająca wniosek bądź inna osoba. Składając wniosek za spółkę, warto dołączyć wydruk z KRS. Gdy wniosek składa pełnomocnik, to musi dołączyć także pełnomocnictwo (oryginał albo kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem m.in. przez wnioskodawcę albo przez notariusza) oraz dowód uiszczenia opłaty za pełnomocnictwo (por. art. 15 ust. 2-3 ustawy). Opłata jest niezbędna także, gdy wniosek składa prokurent. Pamiętać należy o nowych zasadach jej uiszczania, gdy jest to e-pełnomocnictwo. Pisaliśmy o tym w GP nr 6 z 2025 r., na str. 1.

Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE konieczna będzie jeszcze jego aktywacja (patrz ramka).