Jeśli do celów służbowych pracownik wykorzystuje swoje prywatne auto, a pracodawca zwraca mu poniesione z tego tytułu koszty, to u pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. Taki przychód pracodawca generalnie powinien mu uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS. Jednak w określonych warunkach może on być zwolniony z oskładkowania.
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zasady zwrotu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zwrócone pracownikowi koszty używania przez niego w jazdach lokalnych w celach służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy nie stanowią podstawy wymiaru składek, ale tylko do wysokości:
| pojemność silnika | stawka obowiązująca od 17 stycznia 2023 r. |
| do 900 cm3 | 0,89 zł |
| powyżej 900 cm3 | 1,15 zł |
określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tj. ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury).
Takie zwolnienie składkowe wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Wybór sposobu zwracanych pracownikowi kosztów używania przez niego w jazdach lokalnych własnego pojazdu leży w gestii pracodawcy.
Jeśli pracodawca zdecyduje, że koszty używania przez pracownika prywatnego auta do celów służbowych będzie mu zwracał w formie kilometrówki polegającej na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów, to warunkiem stosowania tej formy zwrotu jest udokumentowanie przez pracownika przebiegu pojazdu (bez znaczenia czy własnego, czy użyczonego) w odpowiedniej ewidencji prowadzonej zgodnie z przepisami o pdof.
Jeżeli natomiast pracodawca zwraca pracownikowi koszty służbowego używania prywatnego auta w formie miesięcznego ryczałtu, to powinien go obliczać jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu (patrz tabela) i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów (pracodawca ustala go według własnych potrzeb). Limit ten, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
Limity te mogą zostać podwyższone tylko w ściśle określonych przypadkach (np. w służbie leśnej).
Zwrotu kosztów w formie ryczałtu pracodawca dokonuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Powinno ono zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi ryczałt z pominięciem tego oświadczenia, np. w stałej miesięcznej kwocie, wówczas taka wypłata nie może korzystać ze zwolnienia składkowego w ZUS wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego.
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W razie wypłaty pracownikowi ryczałtu samochodowego bez stosownego pomniejszenia, jego część należy oskładkować.
Odbycie przez pracownika podróży służbowej np. swoim prywatnym samochodem jest możliwe po uzyskaniu zgody pracodawcy. Zwrot poniesionych kosztów przejazdu takim autem będzie wolny od składek, ale - tak jak w przypadku jazd lokalnych - tylko, gdy nie przekroczy określonych stawek.
Diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią dla niego podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (a w konsekwencji również składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na FP i FGŚP). Takie zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Do należności tych zalicza się m.in. koszty przejazdu np. własnym samochodem. Zwolnienie składkowe wprowadza jednak zastrzeżenie, że należności te korzystają wprawdzie ze zwolnienia z oskładkowania, ale tylko do pewnej wysokości. W kwestii ograniczenia kwotowego należy kierować się przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.
Jeżeli jednak obowiązujące u pracodawcy wewnętrzne przepisy zakładowe zawierają uregulowania zobowiązujące go do zwrotu pracownikowi faktycznych kosztów przejazdu prywatnym samochodem, to może wystąpić taka sytuacja, że zwrócone pracownikowi koszty przejazdu własnym samochodem w czasie podróży służbowej będą przewyższały stawki określone w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Wtedy nadwyżka należności wypłacona pracownikowi ponad limit wynikający z rozliczenia tzw. kilometrówki będzie dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym oskładkowaniu.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
