W celu pozyskania klientów firmy prowadzą działania reklamowe polegające m.in. na prezentacji danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych albo konsumpcyjnych, przekazywaniu próbek towarów oraz rozpowszechnianiu logo firmy. Sposób ujęcia wydatków na reklamę w księgach rachunkowych uzależniony jest przede wszystkim od ich charakteru.
Poniesione przez jednostkę wydatki na reklamę zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Można je ewidencjonować w zespole 4 na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy). Jeśli na cele reklamy zostaną przekazane materiały, to ich wartość można również ujmować na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a w przypadku zakupu usług obcych mogą być one odniesione na konto 40-2 "Usługi obce". W zespole 5 koszty reklamy mogą być ujmowane na koncie 52 "Koszty sprzedaży" albo na koncie 55 "Koszty zarządu", jeśli w planie kont nie wyodrębniono kosztów sprzedaży. Zapisy dotyczące sposobu ujmowania w księgach kosztów reklamy należy zamieścić w polityce rachunkowości jednostki.
Wydatki na reklamę księguje się zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Należy je więc odnieść do kosztów okresu, którego dotyczą. Jak wynika bowiem z tego przepisu, w księgach rachunkowych jednostki trzeba ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Jeśli jednostka poniosła wydatki na reklamę, np. w postaci: spotów emitowanych w mediach lub prasie, zakupu gadżetów reklamowych lub odzieży z logo firmy, usług opracowania, wydruku oraz dystrybucji ulotek reklamowych, i jeśli odnoszą się one do jednego okresu sprawozdawczego, to w przypadku pełnego rachunku kosztów, ich wartość można zaksięgować:
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
oraz równolegle
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Jeśli zakupione gadżety reklamowe jednostka przyjmuje do magazynu, z którego będą wydawane według potrzeb, to ich przyjęcie do magazynu, w oparciu np. o dowód PZ, można zaksięgować:
- Wn konto 31 "Materiały",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Ich wartość pod datą wydania z magazynu można odnieść do kosztów na podstawie, np. dowodu WZ.
W sytuacji gdy w danym roku obrotowym jednostka wykupiła usługę reklamową na następny rok lub kolejne lata, to koszty takiej reklamy trzeba ująć w księgach z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ten przepis stanowi, że odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że jeśli w ocenie jednostki poniesione wydatki na reklamę dotyczącą różnych okresów sprawozdawczych są kwotą istotną, można rozliczać je w czasie co miesiąc. Dopuszczalne jest stosowanie uproszczenia przy rozliczaniu tych kosztów polegającego na tym, że kwotę dotyczącą danego roku obrotowego ujmuje się jednorazowo w kosztach w momencie jej poniesienia, a część odnoszącą się do następnych lat zalicza się do kosztów jednorazowo na początku tych następnych lat. Takie uproszczenie może być stosowane, gdy nie ma ono znaczącego wpływu na rzetelne zaprezentowanie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy. Odpowiedni zapis dotyczący korzystania z takiego uproszczenia powinien zostać zamieszczony w polityce rachunkowości.
Często w czasie rozliczane są wydatki związane z udziałem w targach branżowych. Ponieważ umowę dotyczącą udziału w targach najczęściej zawiera się co najmniej kilka miesięcy przed targami, to faktura może zostać wystawiona i uregulowana we wcześniejszym okresie sprawozdawczym niż odbywają się targi.
W jednostce prowadzącej pełny rachunek kosztów wydatki na reklamę rozliczane w czasie można księgować w następujący sposób:
a) wartość netto kosztów
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",
c) zaliczenie kosztów do okresu, którego dotyczą
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".
Powszechnym zwyczajem jest przekazywanie kontrahentom w celach marketingowych próbek towarów lub produktów. Jeśli kontrahentowi przekazano w celach reklamy próbkę towarów, to jej wartość, np. na podstawie dowodu WZ, można zaksięgować:
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 33 "Towary"
oraz równolegle
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Gdy towary jednostka ujmuje w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to przy ich wydaniu w ramach działań reklamowych niezbędne jest skorygowanie odchyleń przypadających na wydane próbki towarów.
Z kolei przekazanie na cele reklamy próbek wyrobów gotowych można zaewidencjonować, w oparciu np. o dowód WZ, na dwa sposoby. Można dokonać następującego zapisu tylko na kontach w zespole 5:
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".
Drugim sposobem jest przeprowadzenie księgowania za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych i dokonanie zapisu zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5 następująco:
a) wyksięgowanie produktów
- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",
- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",
b) obciążenie kosztów rodzajowych
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",
c) przeniesienie kosztu na konto w zespole 5
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Niezbędne będzie skorygowanie odchyleń przypadających na przekazane próbki produktów, gdy wyroby gotowe jednostka ujmuje w cenach ewidencyjnych różniących się od kosztu wytworzenia.
Trzeba pamiętać, że przy nieodpłatnym przekazaniu próbek towarów albo produktów może wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego, gdy z tytułu nabycia lub wytworzenia towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT - Dz. U. z 2025 r. poz. 775). Z tym że obowiązek ten nie dotyczy m.in. próbek, jeśli ich przekazanie nastąpiło na cele związane z działalnością gospodarczą.
W myśl art. 7 ust. 7 ustawy o VAT przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przy czym ich przekazanie przez podatnika:
1) ma na celu promocję tego towaru oraz
2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.
Jeżeli w związku z przekazaniem próbek na działania reklamowe jednostka naliczyła VAT należny, to jego wartość w księgach - zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie klasyfikacji obciążeń publicznoprawnych oraz identyfikacji tych, które są związane z obrotem (podatki obrotowe), a także zasad ujęcia podatków obrotowych na potrzeby sporządzenia sprawozdania finansowego (Dz. Urz. Min. Fin. z 2025 r. poz. 46) - powinna odnieść na konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy), a gdy jest nieistotna, może zostać zaksięgowana także na koncie 40-3 "Podatki i opłaty" zapisem:
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe", (w analityce: Koszty reklamy) lub konto 40-3 "Podatki i opłaty",
- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego"
oraz równolegle
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Dla celów bilansowych tablica reklamowa nabyta przez jednostkę może zostać zakwalifikowana jako odrębny środek trwały, jeśli będzie ona spełniała warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Dlatego gdy tablica reklamowa spełnia wymienione warunki, czyli m.in. nie jest zainstalowana na stałe i można ją zdemontować oraz przenieść w inne miejsce, może być zaliczona do środków trwałych. Wtedy tablicę wprowadza się do ewidencji bilansowej w wartości początkowej ustalonej, w oparciu o art. 28 ust. 2 i ust. 8 ustawy o rachunkowości, na poziomie ceny nabycia. Wartość początkową tej tablicy zwiększają m.in. koszty jej montażu. Tablicę reklamową zaliczoną do środków trwałych można amortyzować w czasie na ogólnych zasadach wskazanych w art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości (przykład). Jeśli zostanie uznana za niskocenny środek trwały, to od jej wartości początkowej można także, na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Można też uznać ją za wyposażenie i wydatki na nią odnieść bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej jako zużycie materiałów. Prawo do zastosowania takich uproszczeń powinno wynikać z polityki rachunkowości.
Gdyby wartość początkowa tablicy była niższa od przyjętej przez jednostkę w polityce rachunkowości wartości, od której uznaje się dany składnik majątku za środek trwały, wydatki związane z jej nabyciem (zakupem i instalacją) można odnieść w koszty w dacie przekazania jej do używania zapisem:
- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie"
oraz
- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
|
Przykład Założenia
Dekretacja w czerwcu 2025 r.
Dekretacja w lipcu 2025 r.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
