Wątpliwości dotyczące raportowania ksiąg rachunkowych w strukturach JPK_KR_PD i JPK_ST_KR

Od początku roku obrotowego 2025 pierwsza grupa podatników będzie zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz do przesyłania ich do naczelnika urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej, tj. w formacie XML. Przypominamy, iż na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych opublikowano struktury logiczne ksiąg rachunkowych, tj. schemat JPK_KR_PD(1)_v1-1.xsd oraz schemat JPK_ST_KR(1)_v1-0.xsd, które będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. W niniejszym artykule wyjaśniamy niektóre wątpliwości dotyczące przygotowania i wdrożenia obowiązków związanych z przesyłaniem ksiąg.

Jakie jednostki i w jakim terminie będą zobowiązane do przesyłania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej?

Generalnie do przesyłania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej zobowiązani będą zarówno podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), jak i podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Podatnicy CIT będą mieli obowiązek przesyłać do urzędu skarbowego prowadzone przy użyciu programów komputerowych księgi rachunkowe, a także ewidencje środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych po raz pierwszy za rok podatkowy, a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi - za rok obrotowy, rozpoczynający się po dniu:

• 31 grudnia 2024 r. - w przypadku:
• podatkowych grup kapitałowych,
• podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne o przychodach uzyskanych w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekraczających równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego,
• 31 grudnia 2025 r. - w przypadku podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK_VAT,
• 31 grudnia 2026 r. - w przypadku pozostałych podatników i spółek niebędących osobami prawnymi.

Podatnicy CIT przekazują JPK_KR_PD i JPK_ST_KR:

• w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania albo deklaracji,
• spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego tych spółek.

W przypadku podatników CIT, jeżeli odpowiednio rok podatkowy albo rok obrotowy, za który mają być przesłane JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, zakończy się przed dniem 31 grudnia 2025 r., JPK_KR_PD i JPK_ST_KR powinny zostać przesłane w terminie do końca marca 2026 r. Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych oraz regularnego ich raportowania w formie ustrukturyzowanej dotyczy także spółek, które wybrały opodatkowanie estońskim CIT.

Natomiast podatnicy PIT będą mieli obowiązek przesyłać do urzędu skarbowego prowadzone przy użyciu programów komputerowych księgi rachunkowe, a także ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

• 31 grudnia 2025 r. - w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać JPK_VAT,
• 31 grudnia 2026 r. - w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.

Podatnicy PIT będą przekazywać JPK_KR_PD i JPK_ST_KR w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania.

Jakie informacje trzeba będzie raportować?

Do naczelnika urzędu skarbowego przekazywane będą księgi rachunkowe w formie ustrukturyzowanej, tj. w formacie XML. Księgi będą przekazywane w dwóch osobnych plikach obejmujących JPK_KR_PD, tj. księgi rachunkowe, oraz JPK_ST_KR, tj. ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Każdy podmiot objęty obowiązkiem raportowania powinien dostosować swoje księgi rachunkowe do nowych wymogów. W tym celu Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. poz. 1314), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie dodatkowych danych. W myśl § 2 tego rozporządzenia, informacje przekazywane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowemu (tu: księgi rachunkowe) powinny zostać uzupełnione dodatkowo o takie dane jak:

• numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany,
• numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), o ile został nadany do dnia przekazania księgi - w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy,
• znaczniki identyfikujące konta ksiąg wykazywane według słownika znaczników identyfikujących konta ksiąg,
• dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zwracamy uwagę, iż w § 5 rozporządzenia w sprawie dodatkowych danych przewidziano okresy przejściowe, wskazując iż księgi za rok podatkowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi - za rok obrotowy, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 ww. rozporządzenia. W związku z tym podatnicy CIT, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi - roku obrotowym) przekroczyła 50 milionów euro, oraz podatkowe grupy kapitałowe od początku 2025 r. będą musiały uwzględnić w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych jedynie jeden element, tj. znaczniki identyfikujące konta ksiąg. Dopiero od 1 stycznia 2026 r. będą musiały wskazywać numer identyfikacji kontrahenta, numer identyfikujący fakturę w KSeF, wysokość, rodzaj i typ różnicy pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym.

Ponadto księgi mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wprowadzonych do tej ewidencji przed dniem 1 stycznia 2025 r. Przy czym wyłączenia tego nie stosuje się w odniesieniu do takich danych jak numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz data wykreślenia z ewidencji danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej.

Warto również podkreślić, że obowiązek podania niektórych informacji wynika bezpośrednio ze struktur logicznych. Nie zostały one określone w przepisach. Dotyczy to przykładowo obowiązku wskazania danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu wprowadzonego w księgach rachunkowych.

Jakie działania powinna podjąć jednostka, aby przygotować się do raportowania ksiąg rachunkowych?

Do prawidłowego przygotowania plików JPK_KR niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie umożliwiające wygenerowanie plików w odpowiednim formacie XML. Zatem w pierwszej kolejności jednostka powinna zweryfikować czy stosowany przez nią program finansowo-księgowy jest aktualny i zgodny w wymogami prawnymi. Chodzi tu oczywiście o to czy funkcjonalności programu umożliwią wprowadzenie danych wymaganych m.in. rozporządzeniem w sprawie dodatkowych danych i strukturami logicznymi. Kolejnym krokiem będzie zbieranie wszystkich niezbędnych danych, zarówno finansowych, jak i podatkowych za dany okres rozliczeniowy. Istotną kwestią wymagającą dużego nakładu pracy będzie przypisanie do planu kont odpowiednich znaczników identyfikujących konta ksiąg rachunkowych.

Warto podkreślić, że kluczowe jest kompleksowe podejście do wdrożenia raportowania ksiąg, które obejmuje zarówno aspekty techniczne, jak i proceduralne.

W jaki sposób oraz do jakiego urzędu należy wysyłać raporty JPK_KR?

Pliki JPK_KR trzeba będzie utworzyć przy pomocy programu finansowo-księgowego stosowanego w danej jednostce oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego bezpośrednio z programu, jeżeli będzie miał on wbudowaną funkcję wysyłki plików JPK. Jeśli stosowany przez jednostkę program nie będzie miał funkcji umożliwiającej wysyłkę JPK_KR, to wysyłkę plików będzie można zrealizować za pomocą aplikacji Klient JPK WEB, czyli bezpłatnego narzędzia udostępnionego na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl, umożliwiającego podpisywanie i wysyłkę wszystkich plików JPK.

Czy są dostępne narzędzia, w których będzie można przetestować i zweryfikować utworzony plik JPK_KR?

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd/ wskazało, iż planowane jest udostępnienie środowiska testowego dla nowych struktur JPK_KR_PD oraz JKP_ST_KR przed końcem bieżącego roku. Na dzień oddania niniejszej publikacji do druku środowisko testowe nie jest jeszcze dostępne.