Zapisy księgowe dotyczące wyposażenia

Wyposażeniem nazywane są składniki majątku, które spełniają warunki do zakwalifikowania ich do środków trwałych, ale ze względu na ich nieistotną wartość nie są zaliczane do środków trwałych. W księgach należy odpowiednio zaewidencjonować operacje dotyczące tego typu składników majątku.

Czym jest wyposażenie?

Składniki majątku spełniające warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zasadniczo powinny zostać zakwalifikowane do środków trwałych. Zgodnie z definicją środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, które są kompletne i zdatne do użytku oraz przeznaczone na potrzeby jednostki, a przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. Kwalifikuje się do nich nieruchomości (w tym m.in. grunty, budowle i budynki), maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy oraz ulepszenia w obcych środkach trwałych, a także inwentarz żywy. Jednak jeśli składnik majątku spełniający wymagania dla środków trwałych ma, z punktu widzenia jednostki, nieistotną wartość, to może ona nie wprowadzać go do ewidencji bilansowej jako środek trwały, ale uznać za wyposażenie i jego wartość odnieść bezpośrednio do kosztów pod datą przyjęcia go do używania. Stosowanie takiego uproszczonego rozwiązania uwzględniającego zasadę istotności możliwe jest na podstawie w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jednostki mogą przy prowadzeniu ksiąg przyjmować w polityce rachunkowości określone uproszczenia, pod warunkiem że nie ma to negatywnego wpływu na obraz ich sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Mowa o tym w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zatem jeśli kierownik jednostki w polityce rachunkowości zamieścił zapis o stosowaniu uproszczenia dotyczącego składników majątku spełniających definicję środków trwałych o niskiej wartości początkowej, której limit został wskazany, i niekwalifikowaniu ich do środków trwałych, to wartości takich składników - nazywanych wyposażeniem - w księgach odnosi się, pod datą oddania ich do używania, bezpośrednio w koszty zużycia materiałów.

Zastosowanie uproszczenia w praktyce

Zapisy polityki rachunkowości powinny zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności (art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Co istotne, nie można uznać poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne (art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości). W przepisach dotyczących rachunkowości nie wskazano konkretnej kwoty określającej dolny limit wartości składników majątku, które trzeba kwalifikować jako środki trwałe. Każda jednostka we własnym zakresie ustala taką granicę. Jak wynika z pkt 4.29 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105), przy ustalaniu uproszczeń w zakresie zaliczania składników aktywów do środków trwałych uwzględnia się:

a) przypuszczalną łączną wartość początkową składników, do których będą stosowane uproszczenia w porównaniu do rocznej sumy kosztów lub/i przychodów, lub/i aktywów bądź aktywów trwałych (na koniec roku przyjęty jednostkowy próg istotności trzeba zweryfikować z "globalnym" progiem istotności przyjętym przez jednostkę),

b) warunek, że zastosowanie uproszczeń nie zniekształci istotnie obrazu sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego,

c) potrzeby ochrony mienia jednostki,

d) przepisy podatkowe; jeżeli nie przeczy to zasadzie istotności, za dolną granicę wartości początkowej składników uznawanych za środki trwałe można przyjąć kwotę określoną w przepisach o podatku dochodowym, czyli 10.000 zł.

Składniki majątku zaliczone do wyposażenia można objąć w celach kontrolnych ewidencją pozabilansową. Można przy tym wyznaczyć dolną granicę wartości takich składników, które będą w niej ujmowane. Wprowadzenie do ewidencji pozabilansowej danego składnika może odbywać się np. na podstawie dowodu PK jednostronnym zapisem:

- Wn konto 39 "Niskocenne składniki majątku".

Przykładowo, w polityce rachunkowości jednostka może przyjąć, że istotną wartością początkową środka trwałego jest kwota 5.000 zł; składniki spełniające definicję środków trwałych, których wartość początkowa przekracza kwotę 10.000 zł, zalicza się do środków trwałych podlegających amortyzacji metodą liniową, te których wartość początkowa wynosi od 5.000 zł do 10.000 zł zalicza się do środków trwałych podlegających jednorazowej amortyzacji, a składników majątku spełniających definicję środków trwałych, których cena jednostkowa jest niższa niż 5.000 zł, nie zalicza się do środków trwałych - ich wartość jest odnoszona bezpośrednio w koszty zużycia materiałów w miesiącu oddania do używania. Można także przyjąć, że dodatkowo przedmioty, których wartość oscyluje pomiędzy np. 3.500 zł a 5.000 zł, są obejmowane ilościowo-wartościową ewidencją pozabilansową.

Wyposażenie nie stanowi składnika aktywów, więc nie podlega obowiązkowi inwentaryzacji, o której mowa w art. 26-27 ustawy o rachunkowości. Jednak kierownik jednostki w ramach kontroli może przeprowadzić inwentaryzację wyposażenia objętego ewidencją pozabilansową drogą spisu z natury w wybranym przez siebie terminie.

Warto zaznaczyć, że wyposażenia nie wykazuje się w bilansie, jego wartość prezentowana jest w rachunku zysków i strat za rok, w którym przyjęto je do używania.

Nabycie wyposażenia

W przypadku zakupu wyposażenia jego wartość odpisuje się jednorazowo w ciężar kosztów działalności operacyjnej jako materiał, pod datą oddania go do używania. Wtedy fakturę za jego zakup można zaksięgować:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30,

c) wartość netto

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W przypadku gdy wyposażenie nie jest oddawane do używania bezpośrednio po zakupie, jego wartość można ująć na koncie 31 "Materiały" do czasu przyjęcia do używania. Dopiero pod datą faktycznego przekazania do używania jego wartość można odpisać w koszty (przykład).

Jeśli jednostka otrzyma w darowiźnie składnik majątku, który zaliczy do wyposażenia, to w księgach w dacie przekazania go do używania jego wartość może zaksięgować:

- Wn konto 40-1,
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49.

Wydatki na remont

W sytuacji gdy jednostka poniosła wydatki na remont lub odtworzenie stanu pierwotnego wyposażenia, to ich kwotę w księgach należy zaliczyć do kosztów działalności operacyjnej. Nie ma przy tym znaczenia, czy wydatkowa na ten cel kwota była nieistotna czy istotna. Fakturę za remont wyposażenia wykonany przez firmę zewnętrzną można ująć w księgach następująco:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30,
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2,
- Ma konto 30,

c) wartość netto usługi

- Wn konto 40-2 "Usługi obce",
- Ma konto 30

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49.

Jeśli jednostka zakupi tylko część zamienną, to jej wartość należy zaliczyć do kosztów zużycia materiałów, a więc ująć na koncie 40-1 i odpowiednim koncie w zespole 5.

Gdy remontu wyposażenia jednostka dokona we własnym zakresie, koszty z nim związane, m.in. zużyte materiały i towary, wynagrodzenia pracowników wykonujących prace remontowe wraz z narzutami na te wynagrodzenia w części obciążającej pracodawcę oraz inne koszty, księguje się jako koszty działalności operacyjnej. W takim przypadku przekazanie z magazynu na cele remontu wyposażenia materiałów lub towarów, na podstawie dowodu RW, można zaksięgować:

- Wn konto 40-1,
- Ma konto 31 lub 33 "Towary"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49.

Ulepszenie

Jednostka może ponieść nakłady na wyposażenie, które w przypadku środka trwałego można kwalifikować jako ulepszenie. Jak stanowi art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową. Jednostka, na podstawie pkt 7.9 KSR nr 11, decydując o zaliczeniu nakładów do ulepszenia, uwzględnia kryterium istotnej wartości początkowej środka trwałego, ustalone w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości. Jeżeli nakłady poniesione na ulepszenie danego obiektu są w skali roku niższe od istotnej wartości początkowej środka trwałego przyjętej w polityce rachunkowości, to uznaje się je za koszty bieżącej działalności.

Ustawa o rachunkowości ani KSR nr 11 nie przewidują możliwości dokonania ulepszenia składnika majątku, który nie został ujęty w ewidencji środków trwałych. Gdyby nakłady na ulepszenie wyposażenia były wyższe od dolnej granicy wartości dla środków trwałych, to można wykorzystać jedno z poniższych rozwiązań, które powinno zostać przyjęte do stosowania w polityce rachunkowości. W takim przypadku można np.:

1) wprowadzić wartość początkową wyposażenia na konto środków trwałych w korespondencji z kontem umorzenia, powiększyć ją o koszty ulepszenia i amortyzować,

2) przyjąć za wartość początkową środka trwałego tylko koszty jego ulepszenia i amortyzować,

3) koszty ulepszenia rozliczać poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów,

4) odpisać wydatki na ulepszenie w koszty okresu poniesienia.

Likwidacja

Decyzja o likwidacji wyposażenia nie skutkuje zapisami w ewidencji bilansowej. Niezbędne może być usunięcie danego przedmiotu z ewidencji pozabilansowej, wtedy dokonuje się jednostronnego zapisu, np. w oparciu o dowód PK:

- Ma konto 39 "Niskocenne składniki majątku".

Ewentualne wydatki związane z jego likwidacją należy ująć, na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, jako pozostałe koszty operacyjne.

Gdyby sprzedano wyposażenie, to przychód z tej transakcji powinien zwiększyć pozostałe przychody operacyjne.