Przekazanie sprawozdań finansowych przez podmioty objęte ustawą o pdof

Podmioty objęte ustawą o pdof, a więc m.in. przedsiębiorstwa osób fizycznych oraz spółki cywilne czy spółki jawne osób fizycznych, jeśli miały obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2024 r. i sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok, muszą ustalić, gdzie i w jakim terminie należy złożyć to sprawozdanie i inne wymagane dokumenty.

Zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) podatnicy prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Z kolei, jak stanowi art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym sprawozdanie finansowe z wymienionymi w tym przepisie dokumentami w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Ponadto, w myśl art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, której sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości, do której nie ma zastosowania art. 69 tej ustawy, jest obowiązany złożyć wymienione w tym przepisie elementy sprawozdania finansowego do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia.

SF przedsiębiorstwa osoby fizycznej

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na własny rachunek, który miał obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2024 r. i sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinien złożyć to sprawozdanie finansowe do Szefa KAS wraz z zeznaniem rocznym. Sprawozdanie finansowe obejmuje zasadniczo bilans, rachunek zysków i strat i informację dodatkową składającą się z wprowadzenia do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień. Jeśli przedsiębiorstwo podatnika nie jest jednostką mikro ani małą w myśl odpowiednio art. 3 ust. 1 pkt 1a oraz art. 3 ust. 1 pkt 1b ustawy o rachunkowości, musi być dodatkowo sporządzone zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (por. art. 45 ust. 2 i ust. 3 ustawy o rachunkowości). W myśl art. 45 ust. 5 ustawy o rachunkowości złożeniu podlega samo sprawozdanie finansowe, a więc podpisany przez właściciela i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, plik sprawozdania w formacie ustrukturyzowanym wraz z dodatkowymi informacjami i objaśnieniami, które można sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (np. w formie pliku pdf). Do Szefa KAS przedsiębiorca nie przekazuje żadnych dodatkowych dokumentów - ani decyzji właściciela o zatwierdzeniu sprawozdania, ani jego decyzji o podziale wyniku finansowego, ani sprawozdania z badania sprawozdania finansowego, jeżeli podlegało ono badaniu przez firmę audytorską. Sprawozdanie finansowe można wysłać do KAS przez aplikację zamieszczoną na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/) lub np. za pomocą programu DRUKI Gofin. Ostateczny termin na przekazanie sprawozdania finansowego za 2024 r. do Szefa KAS to 30 kwietnia 2025 r.

Z art. 45 ust. 5 ustawy o pdof nie wynika, że do Szefa KAS ma zostać przekazane zatwierdzone sprawozdanie. Natomiast w aplikacji przygotowanej przez MF, a w konsekwencji także w programach do wysyłki sprawozdań zgodnych z wytycznymi określonymi przez MF, zamieszczone jest do obowiązkowego wypełnienia pole "data zatwierdzenia sprawozdania finansowego". Zatwierdzenia sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień 31 grudnia 2024 r. można dokonać do dnia 30 czerwca 2025 r. (por. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Często jest tak, że w przedsiębiorstwach osób fizycznych podpisanie sprawozdania finansowego przez właściciela i jego zatwierdzenie przez właściciela jest dokonywane równocześnie. Przy czym należy pamiętać, że są to dwie odrębne czynności wskazane w ustawie o rachunkowości i samo podpisanie sprawozdania przez właściciela nie oznacza, że jest ono zatwierdzone - dla celu zatwierdzenia sprawozdania powinna być sporządzona odrębna decyzja. Natomiast nie będzie możliwe jednoczesne podpisanie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściciela firmy w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez firmę audytorską. Zgodnie bowiem z art. 53 ust. 1a ustawy o rachunkowości przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek, które mają obowiązek badania sprawozdania określony na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości, podlega badaniu.

W sytuacji gdy roczne sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa osoby fizycznej podlega badaniu na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości, ma ona także obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Do ogłoszenia w MSiG właściciel przedsiębiorstwa złoży:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale własnym (jeżeli został sporządzony),
• rachunek przepływów pieniężnych (jeśli został sporządzony),
• sprawozdanie z badania,
• odpis decyzji właściciela o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty (może być np. skan).

Wymienione dokumenty do MSiG przedsiębiorca musi złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

SF spółki cywilnej

Aby podmiot był zobowiązany do przekazania do KAS sprawozdań finansowych, muszą być spełnione łącznie dwa warunki: podmiot ten musi być podatnikiem w rozumieniu ustawy o pdof oraz być zobowiązany do sporządzania sprawozdań finansowych. Spółka cywilna nie ma statusu podatnika podatku dochodowego, jednocześnie obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego nie ciąży na wspólniku spółki cywilnej będącym osobą fizyczną, ale na tej spółce. Dlatego spółka cywilna nie składa sprawozdania finansowego do KAS. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa z dnia 13 lutego 2019 r.

Jak wynika z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości, sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, które są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Odniesienie do tej struktury zawiera także art. 45 ust. 5 ustawy o pdof. Ponieważ jednak przepisy te nie dotyczą spółki cywilnej, nie musi ona sporządzać sprawozdania finansowego w postaci ustrukturyzowanej - powinno ono jednak mieć postać elektroniczną. Sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej może być sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, tzn. w postaci pliku tekstowego, graficznego lub mieszanego zapisanego w dowolnym formacie np. XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif. Może to być także skan dokumentu papierowego (np. w formie pliku pdf) opatrzony podpisem elektronicznym.

Spółka cywilna może mieć obowiązek przekazania sprawozdania finansowego do ogłoszenia w MSiG, jeśli ma obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości. Do ogłoszenia w MSiG wspólnicy spółki cywilnej złożą:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli został sporządzony),
• rachunek przepływów pieniężnych (jeżeli został sporządzony),
• sprawozdanie z badania,
• odpis uchwały bądź postanowienia wspólników spółki o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Wymienione dokumenty do MSiG wspólnicy spółki cywilnej muszą złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Jeśli spółka cywilna nie ma obowiązku badania sprawozdania finansowego wynikającego z art. 64 ustawy o rachunkowości, nigdzie nie przekazuje swojego sprawozdania finansowego.

SF spółki jawnej osób fizycznych

Do spółek jawnych osób fizycznych także nie ma zastosowania art. 45 ust. 5 ustawy o pdof. Zgodnie bowiem z przywołaną odpowiedzią Ministerstwa Finansów na pytanie naszego Wydawnictwa z dnia 13 lutego 2019 r., spółki niebędące osobami prawnymi ani ich wspólnicy nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego do Szefa KAS, gdyż nie są podatnikami pdof, podatnikami są ich wspólnicy, którzy z kolei nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg - ciąży on na spółce.

Jednak spółki jawne osób fizycznych mają obowiązek złożenia sporządzonego ustrukturyzowanego sprawozdania finansowego do KRS, na mocy art. 69 ustawy o rachunkowości. Złożeniu w KRS podlega:

• roczne sprawozdanie finansowe, składające się z wprowadzenia do sprawozdania finansowego, dodatkowych informacji i objaśnień, bilansu, rachunku zysków i strat, a w przypadku spółek jawnych niebędących jednostkami mikro czy małymi, także zestawienia zmian w kapitale własnym i rachunku przepływów pieniężnych - w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, z wyłączeniem dodatkowych informacji i objaśnień mających postać nieustrukturyzowaną,
• sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską na podstawie przepisów o rachunkowości,
• odpisy: uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty - mogą być np. skany.

Termin na wywiązanie się z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego wraz z odpowiednimi dokumentami do KRS został wyznaczony na 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe sporządzone na dzień 31 grudnia 2024 r. powinno zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca 2025 r. Ponieważ jednak art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości odwołuje się do daty zatwierdzenia sprawozdania, a nie terminu jego ostatecznego zatwierdzenia, na złożenie sprawozdania w KRS kierownik jednostki ma 15 dni od dnia faktycznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2024 r. Jeżeli sprawozdanie finansowe spółki zostałoby zatwierdzone w ostatecznym terminie, tj. 30 czerwca 2025 r., to trzeba je będzie przekazać do KRS do 15 lipca 2025 r. Gdy sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w obowiązującym terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z odpowiednimi dokumentami (por. art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Wzmianka o złożeniu w KRS (a konkretnie w RDF - repozytorium dokumentów finansowych) omawianych dokumentów podlega automatycznej publikacji w MSiG.

Złożone w KRS sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z badania są przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.