Elektroniczny obieg dokumentów księgowych

Dużym usprawnieniem procesu obiegu dokumentów w jednostce jest stworzenie elektronicznego systemu służącego do zarządzania dokumentami. Sprawdza się on też dla celów rachunkowości ze względu na coraz bardziej powszechne korzystanie z dowodów w postaci elektronicznej. Jakie warunki powinny być spełnione, by móc wprowadzić w życie elektroniczny obieg dowodów księgowych?

Obieg dokumentów w firmie

Obieg dowodów księgowych w firmie przebiega od ich wystawienia (dowody własne) lub przyjęcia do firmy (dowody obce) poprzez weryfikację i kwalifikację, dekretację i ujęcie w księgach rachunkowych aż do przekazania do archiwizacji, najpierw bieżącej, w trakcie roku obrotowego, a potem stałej, tj. przez wymagany przepisami okres, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i ostatecznym zamknięciu ksiąg. Właściwa organizacja obiegu dokumentów pozwala m.in. na prawidłowe i terminowe ich ujęcie w księgach rachunkowych i uwzględnienie w rozliczeniach publicznoprawnych.

Ponieważ przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych coraz powszechniej korzysta się z dowodów w formie elektronicznej, warto opracować i wdrożyć w firmie elektroniczny system obiegu dokumentów, który pozwoli na ich sprawny obieg. Przy jego tworzeniu należy mieć na uwadze wymogi ustawy o rachunkowości.

Elektroniczne dowody księgowe

Jeśli chodzi o elektroniczne dowody księgowe, zostały one opisane w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Można w nim przeczytać, że termin "dokument elektroniczny" odnosi się do formy dokumentu, jak np.: elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp. Dokument elektroniczny stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a tej ustawy. Zgodnie z tymi przepisami dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,

2) w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (w tym także wprowadzane na podstawie elektronicznych dowodów) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych. Muszą być jednak spełnione co najmniej następujące warunki:

• podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2-4 ustawy o rachunkowości,
• możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Skany faktur i innych dowodów papierowych nie stanowią elektronicznych dowodów księgowych, są jedynie przechowywane w formie elektronicznej.

Elektroniczne sprawdzanie i dekretowanie dowodów

Sprawdzanie dowodów księgowych i ich kwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury jednostka ustala odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli. Ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych powinien zostać utrwalony w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Można określić w niej zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Zasady te nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.

Na podstawie tego przepisu można więc zaniechać dekretacji tradycyjnej (ręcznej, na papierowym wydruku) każdego osobnego dowodu elektronicznego lub skanu dowodu papierowego. Zamiast tego w praktyce drukuje się lub zapisuje na trwałym nośniku tzw. listy dekretacyjne dla danego zbioru elektronicznych dowodów księgowych lub dowodów przechowywanych w formie elektronicznej. Na liście tej są wymienione poszczególne dowody z ich numerami.

Elektroniczne przechowywanie dowodów

Możliwość przechowywania dowodów księgowych na informatycznych nośnikach danych przewidziano w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zawartość dowodów musi być na nich zachowana w trwałej i niezmienionej postaci. Taką metodę przechowywania danych można stosować, pod warunkiem że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku - o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Dotyczy to także skanów dowodów, przy założeniu, że podczas skanowania nie dochodzi do zmian danych w ich obrazie i skan znajdujący się na nośniku informatycznym odpowiada dowodowi w wersji papierowej. Co ważne, z możliwości takiego przechowywania danych wyłączone są dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

Warto też zwrócić uwagę na art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Instrukcja elektronicznego obiegu dokumentów

Zasady elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinna regulować opisująca przyjęty system instrukcja. Może ona stanowić załącznik do polityki rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Opracowanie instrukcji obiegu dokumentów należy poprzedzić analizą dokumentów występujących w jednostce, ich przeznaczenia, obowiązkowych elementów, które powinny zawierać, potrzeb kontroli, trasy przepływu. Trzeba m.in. określić:

• rodzaj dokumentów stosowanych w jednostce (wzory lub opisy dowodów, liczbę kopii dowodów, dowody, które będą podstawą zapisu w księgach, jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, dowody zastępcze stosowane w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych itp.),
• osoby lub stanowiska pracy, które odpowiadają za sporządzenie, podpisanie, przyjmowanie, akceptowanie, kontrolę, dekretację, archiwizację dowodów,
• chronologię i terminy przekazywania dowodów przez poszczególne komórki organizacyjne firmy do działu księgowości i osoby (stanowiska) odpowiedzialne za przekazanie dowodów,
• sposób niszczenia dowodów po upływie obowiązkowego terminu przechowywania.

Firmy informatyczne oferują pewne uniwersalne systemy do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, jednak każdy z nich trzeba dostosować do indywidualnych potrzeb danej jednostki.