Wysyłka sprawozdania za 2021 r. do KRS krok po kroku

Wiele jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS jest obecnie w trakcie zatwierdzania sprawozdań finansowych sporządzonych na dzień 31 grudnia 2021 r. Ostateczny termin zatwierdzenia takiego sprawozdania to 30 września 2022 r. Po zatwierdzeniu jednostki wpisane do KRS powinny złożyć to sprawozdanie finansowe wraz z niezbędnymi dodatkowymi dokumentami w tym rejestrze.

Kiedy złożyć sprawozdanie finansowe za 2021 r. do KRS?

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono obowiązkowemu badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy, także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Natomiast w myśl art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki zasadniczo podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. W odniesieniu do rocznych sprawozdań finansowych sporządzonych m.in. na dzień 31 grudnia 2021 r. zastosowanie ma jednak art. 3a ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz. U. z 2021 r. poz. 1823 ze zm.), gdzie termin na zatwierdzenie tych sprawozdań przedłużono o 3 miesiące. Przedłużenie to dotyczy jednostek wskazanych w art. 2 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości, a więc m.in. spółek prawa handlowego (nie dotyczy to jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym - Dz. U. z 2022 r. poz. 660 ze zm.).

Zatem dla zdecydowanej większości spółek termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, który zakończył się 31 grudnia 2021 r., upłynie z ostatnim dniem września 2022 r. Należy pamiętać, że termin na złożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego w KRS jest terminem powiązanym z datą zatwierdzenia - jest na to 15 dni od daty zatwierdzenia. Zgodnie z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w terminie określonym w art. 53 ust. 1 tej ustawy, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z odpowiednimi dokumentami (przykład).

Jak przygotować się do złożenia sprawozdania w KRS?

Przygotowując się do złożenia sprawozdania finansowego, dobrze jest zebrać wszystkie dokumenty elektroniczne, jakie trzeba złożyć, w jednym folderze, oznaczonym np. SF2021_gotowe. Jest to ważne choćby z tego względu, by omyłkowo nie przesłać np. nieostatecznej wersji sprawozdania lub innego dokumentu. Chodzi też o sprawność przeprowadzenia operacji i uniknięcie np. automatycznego wylogowania z systemu przy dłuższej bezczynności związanej z szukaniem właściwego dokumentu. W docelowym folderze powinny się znaleźć:

• podpisane elektronicznie sprawozdanie finansowe w pliku XML wraz z plikami podpisu zewnętrznego, jeżeli takiego użyto,
• sprawozdanie z badania (podpisane przez biegłego rewidenta podpisem kwalifikowanym), jeśli sprawozdanie podlegało obowiązkowemu badaniu,
• uchwała dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego (jeśli dokument sporządzono w formie papierowej z odręcznymi podpisami, do KRS trzeba sporządzić jego elektroniczną kopię),
• uchwała dotycząca podziału wyniku finansowego (jeśli dokument sporządzono w formie papierowej z odręcznymi podpisami, do KRS trzeba sporządzić jego elektroniczną kopię),
• podpisane elektronicznie sprawozdanie zarządu z działalności, jeżeli wystąpił obowiązek jego sporządzenia.

Dodatkowo mogą wystąpić następujące elementy:

• odmowa podpisania sprawozdania finansowego, zawierająca uzasadnienie (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości),
• oświadczenie (oświadczenia), że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi ustawy o rachunkowości - dotyczy wprowadzonej od 2022 r. możliwości podpisania sprawozdania przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład zarządu (i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg), gdy pozostali członkowie zarządu składają pisemne oświadczenia o spełnieniu przez to sprawozdanie wymogów ustawy o rachunkowości (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości),
• odmowa złożenia wcześniej wskazanego oświadczenia, zawierająca uzasadnienie (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Odmowa podpisania sprawozdania finansowego, oświadczenie o tym, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi ustawy o rachunkowości oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia powinny być sporządzone zgodnie z art. 52 ust. 2c-2e ustawy o rachunkowości. W szczególności trzeba zwrócić uwagę na konieczność powołania się w tych dokumentach na elementy identyfikujące odnośne sprawozdanie finansowe - wskazać należy datę i godzinę podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Sporządza się je w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo w postaci papierowej i opatruje własnoręcznym podpisem, a następnie sporządza elektroniczną kopię.

Z technicznego punktu widzenia warto przed złożeniem sprawozdania i dokumentów towarzyszących sprawdzić, czy nastąpi poprawna weryfikacja złożonych podpisów elektronicznych. Bywa, że na skutek wcześniejszego przesyłania ich e-mailem lub przypadkowej (lub celowej) zmiany, podpisy zostaną zweryfikowane negatywnie. Wówczas próba złożenia ich w KRS zakończy się niepowodzeniem. Należy wówczas znaleźć przyczynę i przygotować poprawny technicznie zestaw dokumentów.

Jak poprawnie złożyć sprawozdanie finansowe w KRS?

Proces składania sprawozdań do KRS można przedstawić w wymienionych poniżej punktach.

1. Lokujemy wszystkie dokumenty elektroniczne w jednym folderze.

2. Logujemy się do S24, przechodzimy na stronę główną portalu, klikamy sekcję "bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych" i dalej zakładkę "przygotowanie i składanie zgłoszeń" (konto na S24 zakłada i użytkuje osoba wchodząca w skład zarządu).

3. Klikamy "dodaj zgłoszenie" i wpisujemy numer KRS podmiotu. Po wyszukaniu podmiotu pojawi się okno z jego danymi oraz złożonymi dotychczas dokumentami, klikamy "dalej".

4. Na kolejnej stronie ("krok 2") wpisujemy nazwę roboczą zgłoszenia, uzupełniamy okres, na rozwijanej liście "wybierz rodzaj zgłoszenia" wskazujemy "składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów". Zwróćmy uwagę, by nie pomylić się wpisując daty od - do. Klikamy "dodaj dokument".

5. Otwiera się okno "dodanie dokumentu". Wpisujemy datę sporządzenia dokumentu (jest to data sporządzenia sprawozdania podana we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego; ewentualna niezgodność dat zostanie wykryta i zasygnalizowana). Określamy rodzaj dokumentu "roczne sprawozdanie finansowe". Załączamy plik sprawozdania finansowego w XML (nieprawidłowy format zostanie wykryty i zakomunikowany). Jeśli plik sprawozdania jest podpisany podpisami wewnętrznymi, klikamy "zapisz" (tu mogą pojawić się ewentualne komunikaty o negatywnej weryfikacji podpisów). Jeśli plik posiada jeden lub więcej podpisów zewnętrznych, dołączamy je klikając "dodaj plik zawierający oddzielny podpis" (ewentualna wadliwość podpisu, np. format, zostanie na tym etapie wykryty). Jeżeli podpis zewnętrzny wczytał się prawidłowo, klikamy "zapisz". Gdy nie pojawi się żaden komunikat o nieprawidłowościach, przechodzimy do kolejnego okna dialogowego.

6. Otworzy się następna strona z oświadczeniami o kompletności podpisów ("krok 3"). Tutaj istotna zmiana - należy, ustawiając odpowiednio pole wyboru "tak/nie" (ustawienie domyślnie na odpowiedź "nie"), odpowiedzieć na pytanie, czy do sprawozdania dołączone będą dodatkowe dokumenty. Chodzi o odmowę podpisu sprawozdania, oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowę złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Jeśli sprawozdanie jest podpisane elektronicznie przez wszystkie osoby należące do kierownictwa oraz osobę sporządzającą, upewniamy się, że zaznaczono odpowiedź "nie" (czyli, że nie będziemy niczego tu dołączać) i przechodzimy dalej. W przeciwnym wypadku zaznaczamy opcję "tak". Otworzy się lista rodzajów dokumentów i w odpowiednim miejscu wymagający dołączenia dokument dodajemy (jest też możliwość dodania podpisu zewnętrznego, jeśli takowego użyto).

7. Przechodzimy do kolejnej strony ("krok 4"). Tutaj najpierw klikamy "zapisz", a następnie "weryfikuj dokument". Na pasku u góry strony wyświetli się komunikat "zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane". W zasadzie można by je już wysłać do KRS, ale - by nie tworzyć odrębnych zgłoszeń dla uchwał - dołącza się je do aktywnego zgłoszenia.

8. Klikamy "powrót" który przekieruje nas do strony oznaczonej jako "krok 1". Przechodzimy do "kroku 2" (klikając "dalej"), następnie dodajemy dokument i wskazujemy datę uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie. Po dodaniu daty otwiera się lista dokumentów - wybieramy właściwy typ uchwały i dołączamy stosowny dokument. Klikamy "zapisz" i pozostając na stronie "krok 2" dodajemy w opisany sposób kolejne dokumenty, jakie będziemy składać, określając każdorazowo w oknie dialogowym ich datę i rodzaj (oprócz sprawozdania finansowego mogą to być m.in.: sprawozdanie z badania, uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty, sprawozdanie z działalności).

9. Po dołączeniu wszystkich wymaganych dokumentów (ich lista jest widoczna w oknie dialogowym "krok 2") przechodzimy do zakładki "krok 4", zapisujemy zgłoszenie, i weryfikujemy je. Zaznaczamy osobę podpisującą zgłoszenie i w rubryce "podpisz" wybieramy rodzaj podpisu. Dalej procedujemy zgodnie ze wskazaniami.

10. Poprawne wysłanie powinno być potwierdzone automatycznie wygenerowanymi e-mailami wysłanymi na adres podany przy rejestracji w eKRS. Potwierdzana jest w ten sposób (w osobnych e-mailach): rejestracja zgłoszenia w systemie, dokonanie ich zapisu w repozytorium dokumentów finansowych ze wskazaniem daty oraz dokonanie wzmianki w rejestrze przedsiębiorców o złożeniu dokumentów w repozytorium. Z reguły, po poprawnym przeprocedowaniu zgłoszenia, e-maile te przesyłane są zaraz po zgłoszeniu.

W tym miejscu trzeba podkreślić, że:

• aplikacja do składania sprawozdań ma nieprzyjemną manierę wylogowywania użytkownika po pewnym czasie bez komunikowania mu tego zamiaru, dlatego należy co jakiś czas zapisywać zgłoszenie (przycisk "zapisz" jest dostępny na kolejnych podstronach zgłoszenia),
• będąc przy "kroku 2" możemy od razu dołączyć zarówno sprawozdanie finansowe, jak i uchwały oraz sprawozdanie z badania, dopiero po dołączeniu ich wszystkich przechodzimy do "kroku 3", gdzie ewentualnie dodaje się któreś z dokumentów wskazanych w art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości, jeśli jest to niezbędne; jednak w celu weryfikacji poprawności złożenia samego sprawozdania i dotyczących go podpisów, proponuje się procedurę opisaną wcześniej w pkt 1-10,
• procedurę opisaną w pkt 1-7 można też wykorzystać do próbnej weryfikacji technicznej poprawności podpisanego sprawozdania, przed jego udostępnieniem wspólnikom.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)