Składniki majątku, które nie mogą z racji swego charakteru albo innych przyczyn zostać zinwentaryzowane drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda z inną jednostką, są inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Weryfikacji tej dokonuje zasadniczo dział księgowości. Należy ją odpowiednio udokumentować.
Weryfikacji sald zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości dokonuje się na koniec każdego roku obrotowego w odniesieniu do kont, na których ujęte są:
W czasie pandemii w niektórych przypadkach może wystąpić trudność z przeprowadzeniem inwentaryzacji składników aktywów w drodze spisu z natury z zachowaniem bezpieczeństwa osób jej dokonującej i w takich przypadkach dopuszczalne jest odstąpienie od spisu z natury i dokonanie inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Trzeba jednak podkreślić, że takie "zastępcze" rozwiązanie może zostać uznane za prawidłowe w wyjątkowych sytuacjach (patrz ramka). Warto przypomnieć, że istnieje możliwość rozłożenia prac inwentaryzacyjnych w czasie i w większości przypadków - przy właściwej organizacji - przeprowadzenie spisu z natury także w czasie pandemii.
|
Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące inwentaryzacji w drodze weryfikacji » Weryfikacja na koniec roku, w którym nie przypadał termin spisu z natury (przy inwentaryzacji ciągłej) "Czy w roku, w którym nie przypada termin inwentaryzacji środków trwałych na terenie strzeżonym, należy dokonać inwentaryzacji tych środków w formie weryfikacji? (...) Art. 26 ust. 3 ww. ustawy (ustawy o rachunkowości - przyp. red.) stanowi o ułatwieniach polegających na tym, iż termin i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli w odniesieniu m.in. do nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - inwentaryzacja przeprowadzona zostanie raz w ciągu 4 lat. Należy jednak zaznaczyć, że w latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe inwentaryzuje się metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości".
"Czy pandemia COVID-19 może być uzasadnieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury? (...) jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia. (...) przeprowadzenie w miejsce spisu z natury inwentaryzacji metodą weryfikacji (...) powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Wydaje się, że jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc. Jednocześnie zauważenia wymaga, że ww. ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Wobec tego, każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID-19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji". Źródło: www.gov.pl |
Składniki objęte weryfikacją, terminy weryfikacji i osoby wyznaczone do jej dokonania powinny zostać określone w zarządzeniu o inwentaryzacji. Zazwyczaj weryfikacji kont dokonują pracownicy księgowości. Warto przy tym zwrócić uwagę, by (jeśli to jest możliwe) weryfikację salda danego składnika majątku przeprowadzał inny pracownik księgowości niż ten, który prowadzi jego ewidencję. W weryfikacji niektórych składników majątku powinny brać udział także osoby spoza księgowości. Nie zawsze bowiem pracownicy księgowości mają wystarczającą wiedzę do określenia realności sald. Przykładowo, dobrze jest, gdy w weryfikacji środków trwałych w budowie uczestniczy pracownik działu inwestycji, w weryfikacji roszczeń spornych - radca prawny zajmujący się obsługą prawną firmy, w weryfikacji ZFŚS - pracownik zajmujący się tym funduszem.
Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i sprawdzeniu wartości tych składników. Prace związane z inwentaryzacją w drodze weryfikacji mają różny przebieg w zależności od składnika majątku, którego dotyczą. I tak, w odniesieniu m.in. do:
1) środków trwałych trudno dostępnych (np. podziemnych urządzeń sieciowych, podziemnych zbiorników, kanałów, kabli), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży - weryfikacja może polegać na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie odpowiednich dowodów oraz informacji służb technicznych,
2) gruntów, prawa wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielczego prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych zaliczanych do środków trwałych lub inwestycji - weryfikacja może polegać na sprawdzeniu, czy jednostka dysponuje dokumentami potwierdzającymi jej tytuł prawny oraz czy w ciągu roku nastąpiły zmiany w tym zakresie,
3) środków trwałych w budowie - należy sprawdzić, czy budowane (ulepszane) obiekty nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej, czy nie zaniechano ich budowy, czy w nakładach na budowę środków trwałych nie ujęto kosztów niemających związku z budową,
4) wartości niematerialnych i prawnych - weryfikacja polega przede wszystkim na sprawdzeniu, czy określony składnik majątku istnieje i jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności,
5) zapasów w drodze i dostaw niefakturowanych - weryfikacja polega na sprawdzeniu zapisów księgowych dokonanych na koncie 30 "Rozliczenie zakupu", które może na dzień bilansowy wykazywać dwa salda Wn (towary i materiały w drodze) i Ma (dostawy niefakturowane); analizuje się, czy stany zapasów w drodze nie znajdują potwierdzenia w dowodach przyjęcia tych składników do magazynu oraz czy do dowodów przyjęcia dostaw na pewno nie otrzymano faktur od dostawców,
6) należności i zobowiązań publicznoprawnych, np. z tytułu podatków, ceł, składek ZUS - weryfikacja polega przede wszystkim na porównaniu danych z ksiąg z deklaracjami (PIT, VAT, ZUS DRA, deklaracjami dotyczącymi podatku od nieruchomości itp.) i innymi dokumentami, zestawieniami itp. służącymi ustaleniu tych należności i zobowiązań,
7) należności dochodzonych na drodze postępowania sądowego - sprawdza się stan roszczeń np. z pozwami lub innymi pismami sądowymi,
8) czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów - weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy zasadne jest rozliczanie poszczególnych kosztów w czasie, kontroli, czy koszty podlegające rozliczeniu w czasie spełniają definicję aktywów, porównaniu z dokumentami źródłowymi w celu sprawdzenia poprawności ustalonych odpisów,
9) zobowiązań wobec kontrahentów, które nie zostały zinwentaryzowane w drodze potwierdzenia salda dla wierzyciela - weryfikuje się wszystkie dokumenty stanowiące podstawę zapisów na kontach zobowiązań z kontrahentami,
10) kapitału własnego - weryfikacja polega na sprawdzeniu legalności i poprawności zmian stanu kapitału podstawowego, zapasowego, rezerwowego w ciągu roku; w jednostkach, w których wpłacone i pobrane środki przez właścicieli lub wspólników spółek osobowych są bieżąco ujmowane na kontach rozrachunków z właścicielami/wspólnikami, inwentaryzację składników kapitału własnego należałoby powiązać z inwentaryzacją tych rozrachunków i ustaleniem trwałych zmian kapitału własnego,
11) ZFŚS - sprawdza się, czy prawidłowo obliczono odpis za bieżący rok oraz czy środki funduszu były wydatkowane zgodnie z ustawą o ZFŚS oraz z regulaminem przyjętym w jednostce; sprawdza się też, czy stan środków pieniężnych funduszu zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym jest zgodny z saldem konta ZFŚS (okresowo może występować różnica).
Szczegółowy sposób przeprowadzania inwentaryzacji drogą weryfikacji powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna.
Dla udokumentowania inwentaryzacji metodą weryfikacji sporządza się protokół weryfikacji salda konta/zespołu kont. Może on dotyczyć określonego konta poddanego weryfikacji lub powiązanej grupy kont albo całego zespołu kont. W protokole tym m.in. opisuje się szczegółowo rodzaj weryfikowanych składników majątku, stan wynikający z ksiąg, stan ustalony w drodze weryfikacji, ewentualne różnice i sposób ich rozliczenia. Protokół sporządzony na potwierdzenie inwentaryzacji powinien spełniać wymogi dla dowodu księgowego.
Wzory protokołów weryfikacji sald dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.
Na przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji jednostka ma czas do 85. dnia po dniu bilansowym. Zgodnie bowiem z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości do tego czasu sporządza się zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za dany rok, a więc także rozlicza inwentaryzację. Zatem zakończenie inwentaryzacji drogą weryfikacji według stanu na 31 grudnia 2021 r. powinno nastąpić do 26 marca 2022 r.
 |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
