Przepisy ustawy o rachunkowości nie regulują zasad funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów. Sposób wdrażania tego systemu oraz szczegółowe procedury jednostka ustala samodzielnie, uwzględniając specyfikę procesów gospodarczych, które w niej zachodzą, rodzaj dokumentacji źródłowej, wymagany cel i zakres kontroli.
Chciałabym w firmie wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów. Na co muszę zwrócić uwagę?
Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentami w jednostce za pomocą specjalnego oprogramowania. Umożliwia on błyskawiczny przepływ informacji i pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i dystrybucją dokumentacji. System elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje konieczność fizycznego przemieszczania dokumentów pomiędzy działami danej jednostki. Pozwala także na szybki dostęp do dokumentów oraz ich archiwizację. Można nim objąć zarówno dokumenty elektroniczne, jak i dokumenty papierowe po poddaniu ich digitalizacji (ucyfrowieniu).
W zależności od branży oraz potrzeb jednostki elektroniczny obieg dokumentów może być zastosowany np.:
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z digitalizacją zarówno archiwalnych, jak i aktualnych dokumentów prowadzonych w jednostce, przy czym digitalizacja oznacza nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym, zawartym na nośnikach magnetycznych lub innych. Obejmuje ona zatem działania, mające na celu zamianę fizycznych zasobów jednostki na postać elektroniczną. Warto podkreślić, iż digitalizacji mogą podlegać nie tylko dokumenty, ale również zdjęcia, filmy, nagrania dźwiękowe.
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów można podzielić na kilka etapów, np.:
Jakie są potencjalne problemy związane ze zgodnością prawno-regulacyjną podczas przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów?
Pytająca jednostka nie określiła, w jakim zakresie i jakiego obszaru miałby dotyczyć wdrażany system elektronicznego obiegu dokumentów. Trudno jest więc wskazać, na jakie regulacje powinna szczególnie zwrócić uwagę. Przy wdrażaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów warto zwrócić szczególną uwagę na to, aby był on zgodny z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Jest to istotne w kontekście przetwarzania i przechowywania danych wrażliwych. W sytuacji gdy system elektronicznego obiegu dokumentów będzie stosowany przy automatyzacji działu księgowości, musi być również zgodny z zapisami ustawy o rachunkowości oraz ustaw podatkowych. Natomiast zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów w dziele kadr dodatkowo wymaga uwzględnienia przepisów prawa pracy.
Czy istnieją specyficzne rodzaje dokumentów, które nadają się szczególnie dobrze do elektronicznego obiegu, a które mogą być bardziej problematyczne?
Do elektronicznego obiegu dokumentów nadają się szczególnie dokumenty mające postać elektroniczną. Dokumenty papierowe są bardziej problematyczne, bowiem wymagają digitalizacji w celu włączenia ich do obiegu elektronicznego.
Dokument elektroniczny oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Taką definicję zawiera art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. U. UE L 257 z 2014 r.), do której odsyła art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285 ze zm.).
Natomiast w pkt 7 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazano, iż termin "dokument elektroniczny" odnosi się do formy dokumentu, jak np.: elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp. Dokument elektroniczny, stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a tej ustawy.
Co istotne, obecnie wiele dokumentów stosowanych m.in. w rachunkowości może, a nawet powinna, mieć postać elektroniczną. Należy tu wymienić przede wszystkim sprawozdania finansowe, które zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości sporządza się w postaci elektronicznej. Dokumentacja inwentaryzacyjna, w tym dotycząca przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia spisu z natury, czy dokumentacja magazynowa może mieć również postać elektroniczną. Ponadto możliwe jest prowadzenie w postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
W tym miejscu warto nadmienić, że aktualnie trwają prace nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). System ten ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów finansowych (faktur) poprzez ich elektroniczną formę. Jest to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, promujące elektroniczną wymianę faktur między przedsiębiorcami oraz instytucjami publicznymi. Dzięki temu systemowi, przedsiębiorcy będą mogli generować, wysyłać, odbierać i przechowywać faktury w formie elektronicznej, eliminując konieczność drukowania, wysyłania pocztą czy skanowania dokumentów papierowych. Przepisy dotyczące KSeF miały wejść w życie 1 lipca 2024 r., jednak na podstawie ustawy z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 852) termin ten został przesunięty, co do zasady, na 1 lutego 2026 r.
Jakie są najważniejsze kroki do podjęcia podczas implementacji elektronicznego obiegu dokumentów?
Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów należy przeanalizować, jak dotychczas funkcjonował w jednostce tradycyjny obieg dokumentów. Pozwoli to określić problematyczne obszary, które wymagają automatyzacji w pierwszej kolejności. Zazwyczaj najlepsze efekty przynosi ich stopniowe wdrażanie. Jak wspomnieliśmy wcześniej niezbędnym etapem wdrożenia systemu jest także digitalizacja papierowych dokumentów.
Warto również rozważyć integrację elektronicznego obiegu dokumentów z innymi programami stosowanymi w jednostce. Ważnym etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest zaangażowanie pracowników w ten proces m.in. poprzez szkolenia, testy, przypisanie poziomów dostępu do dokumentów, a także wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za projekt. Jednostka powinna także pamiętać o systematycznym monitorowaniu i optymalizacji systemu elektronicznego obiegu dokumentacji oraz o bieżącym dostosowywaniu systemu do zmieniającej się sytuacji w jednostce, jej potrzeb oraz planów rozwojowych.
Jakie instrukcje i zarządzenia należy sporządzić, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?
Przepisy prawa bilansowego generalnie nie wskazują jakie zarządzenia czy instrukcje należy sporządzić przy wprowadzaniu elektronicznego obiegu dokumentów. Z treści art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) oraz ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika jedynie, że kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości dotyczące w szczególności opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Naszym zdaniem, to w gestii kierownika jednostki leży wydanie zarządzenia w sprawie wprowadzenia w jednostce elektronicznego obiegu dokumentów oraz opracowanie stosownych instrukcji. Przy czym ww. zarządzenie powinno zawierać w szczególności wskazania dotyczące zastosowanego systemu informatycznego obsługującego elektroniczny obieg dokumentów, wykaz dokumentów czy wskazanie osoby (osób) odpowiedzialnych za wdrożenie systemu. Natomiast instrukcja elektronicznego obiegu dokumentów powinna określać m.in. komórki organizacyjne oraz zatrudnione w nich osoby upoważnione do wystawiania, przekazywania i kontroli dokumentów, wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w systemie oraz procedurę obiegu danego dokumentu z wyszczególnieniem pracowników odpowiedzialnych za obieg danego dokumentu i działania, które mają być zrealizowane w tym zakresie.
Najczęściej jednostka, która planuje wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, korzysta z gotowego oprogramowania. W takiej sytuacji przy opracowywaniu własnych instrukcji obiegu dokumentów pomocna może być dokumentacja przygotowana przez producenta tego oprogramowania. Podobnie jest w przypadku oprogramowania przygotowanego pod zamówienie danej jednostki.
Czy wszystkie dokumenty mogę przechowywać na dysku? Czy niektóre dokumenty wymagają tylko i wyłącznie formy papierowej?
W art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości wskazano, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Z kolei z treści art. 13 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości wynika, iż przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.
Księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe, dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości i dokumenty inwentaryzacyjne, czyli zbiory, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (por. art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Ponadto ochrona danych powinna polegać na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania ww. rozwiązań. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wskazanych wymagań, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony powyżej jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się, co do zasady, w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w wyżej wymieniony sposób.
Ustawa o rachunkowości wskazuje ponadto, iż treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Nie dotyczy to jednak dokumentów odnoszących się do przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Warto dodać, że zbiory księgowe mogą być przechowywane także poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.
Biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów ustawa o rachunkowości daje możliwość przeniesienia otrzymanych w postaci papierowej dowodów księgowych na elektroniczne nośniki danych. Sposób przechowywania dowodów księgowych jednostka powinna opisać w dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Natomiast dowody elektroniczne są zawsze przechowywane w formie elektronicznej.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
