Wydatki związane z dzierżawą dystrybutora wody w butlach, z którego korzystają pracownicy i kontrahenci

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Tak wynika z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.). Z kolei w świetle art. 232 K.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279 ze zm.).

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę (pracodawcę) na zakup wody i innych napojów dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, z uwagi na związek danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wyrażający się tym, że jego poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 updof oraz art. 15 ust. 1 updop. Ponadto, jeśli wydatki na wodę zdatną do picia i inne napoje ponosi pracodawca, który zobowiązany jest do ich ponoszenia przez przepisy prawa, to zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie budzi wątpliwości.

Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są jedynie wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, gdy mają charakter reprezentacyjny (por. art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Należy jednak zauważyć, że przepisy podatkowe nie zawierają definicji pojęcia "reprezentacja". Próby zdefiniowania tego terminu podjęto się w orzecznictwie. 

Ostatecznie występujące rozbieżności w orzeczeniach sądów administracyjnych w zakresie kosztów reprezentacji znalazły swoje podsumowanie w wydanym, w składzie siedmiu sędziów, wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, a Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, stwierdził:

"(...) Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań (...) nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów (...) ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.(...) Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. lub art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na "obiady dla rodziny", "fundowane przyjęcia dla znajomych", "na usługi rozrywkowe". Tego rodzaju, przykładowo podane wydatki, nie mieszczące się w kategorii kosztów uzyskania przychodów, nie mogą być w ogóle rozważane w kontekście wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. (...)".

W księgach rachunkowych wydatki na zapewnienie pracownikom wody zdatnej do picia i innych napojów, jako świadczenia ponoszone na rzecz pracowników na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz Kodeksu pracy, ujmuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Z kolei wydatki na wodę oraz inne napoje przekazywane kontrahentom księguje się zazwyczaj na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii". Jeżeli wyodrębnienie kosztów przeznaczonych na wodę zdatną do picia i inne napoje przekazywanych na rzecz pracowników nie jest możliwe, to całość tego rodzaju kosztów można odnosić na konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii". Natomiast do ewidencji usług obcych wykonywanych na rzecz podstawowej działalności operacyjnej jednostki służy konto 40-2 "Usługi obce". Na koncie tym wskazane jest ujmować koszty dzierżawy dystrybutora wody.