Zakupiliśmy maszynę produkcyjną, którą zamierzamy wprowadzić do ewidencji bilansowej środków trwałych. Jednym z warunków, jakie musi spełnić maszyna, aby móc ją zaliczyć do środków trwałych, jest jej kompletność i zdatność do użytkowania. Co należy rozumieć pod tymi pojęciami?
| Składnik majątku może być uznany za środek trwały tylko wtedy, gdy jest zdatny do użytkowania. Warunkiem wstępnym uznania składnika majątkowego za zdatny do użytkowania jest jego kompletność. Środek trwały jest kompletny, jeżeli może realizować przypisane mu funkcje, co oznacza, że spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) i prawne przewidziane dla danej kategorii środków trwałych. |
Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki (por. art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11) w pkt 4.14-4.23 zawiera szczegółowe wskazówki na temat kompletności i zdatności do użytkowania środka trwałego.
Składnik majątku może być uznany za środek trwały tylko wtedy, gdy jest zdatny do użytkowania. Warunkiem wstępnym uznania składnika majątkowego za zdatny do użytkowania jest jego kompletność. Środek trwały uznaje się za zdatny do użytkowania, jeżeli jest kompletny i jednocześnie spełnia:
a) wymogi prawne przewidziane w przepisach regulujących szczególne warunki jakie muszą spełniać określone kategorie środków trwałych, aby zostały dopuszczone do użytkowania,
b) wymogi wewnętrzne polegające na jego dostosowaniu do miejsca i warunków funkcjonowania, zgodnie z wymaganiami jednostki (np. agregat produkcyjny został posadowiony na fundamencie i podłączony do systemu wentylacji funkcjonującego w przedsiębiorstwie).
Zdatność do użytkowania powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem odbioru, ewentualnie po przeprowadzeniu stosownych prób.
Z kolei środek trwały jest kompletny, jeżeli może realizować przypisane mu funkcje, co oznacza, że spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) i prawne przewidziane dla danej kategorii środków trwałych, a w szczególności zawiera wszystkie części składowe. Część składowa jest to nieodłączny element środka trwałego warunkujący jego użytkowanie (np. silnik w samochodzie, fundament pod budynek, płyta główna w zespole komputerowym), który nie może być od niego odłączany bez istotnego uszczerbku dla zdatności środka trwałego do użytkowania. W przypadku niektórych kategorii środków trwałych regulacje prawne określają wykaz części składowych, które muszą one posiadać, aby można było je uznać za kompletne, a w konsekwencji dopuścić do użytkowania. Część składowa jest powiązana fizycznie (wchodzi fizycznie w skład danego środka trwałego) lub prawnie ze środkiem trwałym. Natomiast środek trwały można uznać za kompletny mimo tego, że nie są do niego dołączone części dodatkowe lub części peryferyjne. Przypominamy, jakie części kwalifikuje się do części dodatkowych, a jakie do peryferyjnych.
Części dodatkowe i części peryferyjne, odmiennie niż części składowe, mogą być dołączane do środka trwałego już po jego przyjęciu do użytkowania, odłączane od środka trwałego po przyjęciu go do użytkowania lub przełączane między różnymi środkami trwałymi. Jednostka ustala w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości dolną granicę wartości części dodatkowych i części peryferyjnych ujmowanych jako zwiększenie wartości księgowej brutto środka trwałego.
| Część dodatkowa | Część peryferyjna |
| Jest elementem środka trwałego, który zwiększa jego walory użytkowe, ale nie jest niezbędny do jego funkcjonowania lub nie powoduje ograniczenia w jego użytkowaniu | Jest elementem fizycznie (konstrukcyjnie) niewchodzącym w skład środka trwałego, który realizuje samodzielnie określone funkcje użytkowe |
| Wchodzi fizycznie w skład środka trwałego lub jest z nim w inny sposób trwale związana (fizycznie lub prawnie) | Nie warunkuje możliwości użytkowania środka trwałego, z którym ma być powiązana, a jej brak nie ogranicza jego właściwości użytkowych |
| Jest ujmowana w wartości księgowej brutto środka trwałego, z którym jest związana, gdyż sama nie może być uznana za kompletny składnik aktywów | Zależnie od decyzji jednostki oraz postanowień zawartych w KŚT może stanowić odrębny środek trwały lub wchodzić w skład środka trwałego, z którym jest powiązana; może być użytkowana w powiązaniu z więcej niż jednym środkiem trwałym |
| Za część dodatkową środka trwałego można uznać np. klimatyzację lub radio zamontowane w samochodzie, koło zapasowe, rolety antywłamaniowe w budynku | Za część peryferyjną środka trwałego można uznać np. drukarkę komputerową, ogrodzenie obiektu budowlanego (jeśli służy tylko i wyłącznie jednemu obiektowi) |
Warto również zaznaczyć, iż wielu kategorii środków trwałych dotyczą odrębne przepisy prawa, które wyznaczają możliwości lub warunki ich użytkowania. W przypadku przedmiotów, które dla uznania ich za zdatne do użytkowania wymagają spełnienia wymogów prawnych, jednostka może uznać je za środki trwałe dopiero po spełnieniu tych wymogów. Jeżeli ich spełnienie wymaga potwierdzenia odpowiednimi dokumentami, to dopiero po uzyskaniu tych dokumentów (w tym decyzji, certyfikatów, atestów, pozwoleń) lub dopiero po ich uprawomocnieniu, jeśli nie następuje ono jednocześnie z wydaniem dokumentu.
|
Przykład z pkt 4.22 KSR nr 11 Wiele kategorii obiektów budowlanych wymaga uzyskania pozwolenia urzędowego na ich użytkowanie. Co więcej, aby można było rozpocząć użytkowanie takiego obiektu pozwolenie to musi się uprawomocnić. Jeżeli w takim obiekcie budowlanym zakończono wszelkie roboty budowlane, ale brak jeszcze pozwolenia na użytkowanie, albo decyzja taka jeszcze nie uprawomocniła się, to obiekt ten nie może być uznany za zdatny do użytkowania. |
Jednostka może także określić wymogi wewnętrzne związane z dostosowaniem środka trwałego do miejsca i warunków niezbędnych do rozpoczęcia jego użytkowania. W takim przypadku wymogi te powinny określić właściwe merytorycznie komórki organizacyjne, wskazane w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Zwykle są to służby techniczne.
Podsumowanie warunków, jakie musi spełniać środek trwały, aby mógł zostać uznany za kompletny i zdatny do użytkowania przedstawiamy w formie listy kontrolnej (checklisty). Odpowiedź twierdząca na każde z pytań oznacza, że środek trwały jest kompletny.
| Lp. | Czynność podlegająca sprawdzeniu | TAK | NIE | UWAGI |
| 1. | Środek trwały spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) przewidziane dla danej kategorii środków trwałych, a w szczególności zawiera wszystkie części składowe | |||
| 2. | Środek trwały spełnia wszystkie warunki prawne, które wyznaczają możliwość lub warunki jego użytkowania (jeżeli składnik majątku może zostać uznany za środek trwały dopiero po uzyskaniu stosownych dokumentów lub dopiero po ich uprawomocnieniu, należy sprawdzić czy jednostka posiada te dokumenty) | |||
| 3. | Środek trwały spełnia wszystkie warunki wewnętrzne opracowane przez jednostkę do uznania składnika majątku za środek trwały (jeśli jednostka określiła takie warunki) |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
