Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

Jeżeli pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), to ze środków tego funduszu może przyznać dopłaty do zorganizowanego wyjazdu dzieci pracowników. Zasady tworzenia ZFŚS przez pracodawców oraz gospodarowania środkami tego funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998), zwana dalej ustawą o ZFŚS. W świetle art. 1 tej ustawy, środki ZFŚS są przeznaczone m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, w szczególności pracowników i ich rodzin. Za działalność socjalną, stosownie do art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, uważa się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Do różnych form wypoczynku z reguły zalicza się wyjazdy urlopowe pracowników, a w przypadku dzieci pracowników - wyjazdy zorganizowane w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk. Warunki przyznania tego rodzaju dofinansowania, sposób składania wniosków oraz jego wysokość powinien określać regulamin ZFŚS. Według art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, wysokość dopłat finansowanych z ZFŚS musi uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. W celu potwierdzenia poniesienia przez pracownika wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka z reguły wymagane jest przedstawienie stosownego dokumentu w postaci faktury, rachunku, czy dowodu wpłaty.

W sytuacji gdy pracodawca nie tworzy ZFŚS, może przyznać dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku dzieci pracowników ze środków obrotowych. W takiej sytuacji nie jest wymagane różnicowanie wielkości pomocy w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników.

Sposób opodatkowania i oskładkowania dopłat do zorganizowanego wypoczynku małoletnich dzieci pracowników różni się w zależności od źródła finansowania. Jeśli źródłem finansowania jest ZFŚS, to kwota dofinansowania może być w całości zwolniona z opodatkowania przy spełnieniu warunków określonych w przepisach podatkowych. Dofinansowanie wypłacane ze środków ZFŚS jest również zwolnione ze składek ZUS. W przypadku finansowania letniego wypoczynku małoletnich dzieci pracowników ze środków obrotowych pracodawcy obowiązują limity kwotowe w zakresie opodatkowania tego dofinansowania, natomiast jego kwota podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS.

Otrzymanie przez pracownika dofinansowania do wypoczynku małoletniego dziecka jest świadczeniem pieniężnym skutkującym u pracownika powstaniem przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Jednak w odniesieniu do dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ustawodawca przewidział w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof zwolnienie od podatku. Według tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

a) z funduszu socjalnego, ZFŚS oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,

b) z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł; przy czym w 2023 r. kwota tego zwolnienia jest wyższa i wynosi 3.000 zł (por. art. 52l pkt 4 updof); w razie przekroczenia tej kwoty, nadwyżka podlega opodatkowaniu.

Kwota dofinansowania jest zatem zwolniona z podatku dochodowego, jeśli zostały spełnione łącznie następujące warunki:

a) wiek dziecka nie przekracza 18 lat,

b) wypoczynek ma formę zorganizowaną,

c) organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Ponadto poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka powinno zostać potwierdzone stosownym dowodem. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka do lat 18. 

Do kwestii tej odniósł się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 11 marca 2019 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.28.2019.1.AGR, w której wskazał, że:

"(...) przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają szczególnych unormowań dotyczących dokumentowania poniesionych wydatków dla potrzeb zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 tej ustawy. Zasadnym zatem jest przyjęcie, iż ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są np. dowody zapłaty. Pojęcie dowód zapłaty jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, jak również dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie. Z dowodu tego powinno jednoznacznie wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, forma wypoczynku, okres, w którym korzystano z wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, kwota poniesionego wydatku na wypoczynek każdego z uczestników oraz podpis osoby, która wystawiała ten dokument (...)".

Jeśli chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, to dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. W myśl § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728), podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Świadczenia te nie stanowią również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, co wynika z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561 ze zm.).

Z kolei od kwoty dofinansowania udzielonego ze środków obrotowych pracodawca nalicza pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek. Co ważne w tym przypadku pracodawca, ustalając zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, powinien pamiętać, że nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b updof).

Jeśli wypoczynek małoletnich dzieci pracowników zostanie dofinansowany ze środków ZFŚS, to ewidencja tego świadczenia przebiegać powinna za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Przyznaną pracownikowi kwotę dofinansowania należy ująć w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 85-0, jako wykorzystanie środków tego funduszu, w korespondencji z kontem rozrachunkowym 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub kontem 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" (jeśli dofinansowanie jest wypłacane razem z wynagrodzeniem za pracę). Wypłata przyznanego pracownikowi dofinansowania może nastąpić z wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS, z rachunku bieżącego lub z firmowej kasy. Przy czym w przypadku wypłaty dofinansowania z rachunku bieżącego lub gotówką z kasy jednostki, konieczne jest dokonanie refundacji środków pieniężnych z rachunku ZFŚS.

Przyznanie i wypłatę dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku małoletniego dziecka pracownika ze środków ZFŚS można ująć w księgach w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. jako pracodawca tworzy ZFŚS. Stosownie do postanowień zawartych w regulaminie ZFŚS pracownikom wypłaca się dofinansowanie do wypoczynku ich małoletnich dzieci, uwzględniając kryterium socjalne. Warunkiem przyznania dofinansowania jest przedstawienie dowodu poniesienia wydatku oraz złożenie wniosku o dofinansowanie.
2. Pracownik złożył wniosek o przyznanie dofinansowania do wypoczynku niepełnoletniego dziecka oraz przedstawił fakturę za pobyt dziecka na koloni letniej, zorganizowanej przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.
3. W lipcu 2023 r. spółka przyznała pracownikowi dofinansowanie ze środków ZFŚS w wysokości: 800 zł. Kwota dofinansowania jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W przypadku wypłaty dofinansowania do letniego wypoczynku dzieci pracowników ze środków obrotowych pracodawcy, jego wartość księguje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Świadczenie to ujmuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5, z uwagi na to, że ma ono charakter świadczenia na rzecz pracowników. Omawiane dofinansowanie zazwyczaj księguje się na podstawie listy płac, w której jest uwzględniane jako dodatkowy składnik wynagrodzenia z uwagi na obowiązek jego oskładkowania i ewentualnie opodatkowania, gdy przekroczy wyznaczony w ustawie podatkowej limit. W takim przypadku kwotę dofinansowania ujmuje się w księgach rachunkowych, w korespondencji ze stroną Ma konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Dofinansowanie do letniego wypoczynku może być również naliczone odrębnie, wtedy jego kwotę ewidencjonuje się w korespondencji ze stroną Ma konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przyznanie i wypłatę dofinansowania do letniego wypoczynku dziecka pracownika ze środków obrotowych pracodawcy z uwzględnieniem przepisów podatkowych i składkowych można ująć w księgach w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. nie tworzy ZFŚS, ale wypłaca ze środków obrotowych dopłaty do zorganizowanego wypoczynku dzieci pracowników, które nie ukończyły 18 roku życia.
2. W lipcu 2023 r. pracownik "A" osiągnął przychód ze stosunku pracy w wysokości: 4.800 zł, na który składało się wynagrodzenie za lipiec w kwocie: 4.000 zł oraz dofinansowanie przyznane ze środków obrotowych do pobytu na obozie letnim 12-letniego syna, w kwocie: 800 zł.
3. Dofinansowanie korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. Jest jednak w całości oskładkowane.
4. Pracownikowi "A" przysługują koszty uzyskania przychodu w wysokości: 250 zł oraz kwota zmniejszająca podatek w wysokości: 300 zł. Pracownik nie należy do PPK.
5. Spółka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej w układzie rodzajowym.
6. Rozliczenie podatkowo-składkowe wynagrodzenia pracownika "A" za lipiec 2023 r., z uwzględnieniem dofinansowania do wypoczynku, przedstawiało się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: