Zaliczki pobrane przez pracowników do rozliczenia

Pracodawca udzielił w maju 2023 r. pracownikowi zaliczki na zakup środków czystości. W tym samym miesiącu pracownik rozliczył się z pobranych pieniędzy, przedkładając dokument "Rozliczenie zaliczki", wraz z fakturą dokumentującą ten zakup. Na jakim koncie należy ująć pobraną przez pracownika zaliczkę na zakupy firmowe i jak ją rozliczyć?

Do ewidencji zaliczek udzielanych pracownikom służy konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Jest to konto bilansowe, aktywno-pasywne, które może wykazywać saldo dwustronne, tzn. saldo Wn (debetowe), oznaczające stan należności od pracowników, oraz saldo Ma (kredytowe), oznaczające stan zobowiązań wobec pracowników. Ewidencja analityczna prowadzona do konta 23-4 powinna umożliwiać wyodrębnienie rozrachunków z różnych tytułów z poszczególnymi pracownikami, w tym np. z tytułu zaliczek pobranych do rozliczenia. Na mocy bowiem art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. dla rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia. Udzielone pracownikowi zaliczki ujmuje się po stronie Wn konta 23-4, natomiast rozliczenie tych zaliczek - po stronie Ma tego konta.

Dokumentem potwierdzającym wypłatę zaliczki na zakupy firmowe może być druk "Wniosek o zaliczkę". Druk ten wypełnia pracownik, wskazując w nim rodzaj wydatków, które mają zostać sfinansowane z zaliczki. Przed dokonaniem wypłaty dokument ten powinien zostać sprawdzony przez uprawnione osoby (pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym) oraz zatwierdzony do wypłaty przez kierownika jednostki.

Z kolei do rozliczenia pobranych zaliczek może być stosowany dokument "Rozliczenie zaliczki", do którego załącza się faktury i rachunki potwierdzające poniesione wydatki.

W przypadku gdy pracownik wyda więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to zwrot pracownikowi wydanej przez niego kwoty (różnicy między pobraną zaliczką a wydaną kwotą) należy zaksięgować po stronie Wn konta 23-4 w korespondencji ze stroną Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa". Z kolei jeśli pracownik zwraca część pobranej zaliczki, bowiem wydał mniej niż wynosiła jej wartość, to zwrot ten jednostka zaksięguje po stronie Wn konta 13-0 lub konta 10 i po stronie Ma konta 23-4.

Przykład

I. Założenia:

1. W maju 2023 r. firma "X" wypłaciła pracownikowi z kasy zaliczkę w wysokości: 500 zł na zakup środków czystości.
2. W tym samym miesiącu pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki na podstawie dokumentu "Rozliczenie zaliczki" wraz z dołączoną fakturą dokumentującą ten zakup. Z "Rozliczenia zaliczki" wynikało, że pracownik wydał: 467,40 zł, zatem musi zwrócić pracodawcy: 32,60 zł. Faktura dokumentująca zakup środków czystości o nr 5/05//23, opiewała na kwotę: 467,40 zł (w tym VAT: 87,40 zł).
3. Firma "X" ewidencję kosztów prowadzi tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

IV. Dokument "Rozliczenie zaliczki":

Pracownik działu administracji w maju 2023 r. pobrał z kasy zaliczkę na zakup materiałów biurowych. Jednostka nie posiada wewnętrznego regulaminu dotyczącego udzielanych zaliczek. Termin rozliczenia zaliczek określa każdorazowo w dokumencie potwierdzającym jej udzielenie. Pracownik nie rozliczył się z pobranej zaliczki w umówionym terminie - nie przedłożył stosownych dokumentów potwierdzających dokonane zakupy, ani nie zwrócił pobranych pieniędzy. Czy pracodawca może potrącić kwotę zaliczki z wynagrodzenia pracownika? Jeśli tak, to jakich księgowań należy w związku z tym dokonać? Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

W sytuacji gdy w wyznaczonym terminie pracownik nie zwróci pobranej zaliczki, pracodawca może potrącić kwotę tej zaliczki z wynagrodzenia pracownika na podstawie przepisów art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy (K.p.). Z art. 87 § 1 K.p. wynika m.in., że z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46), jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - podlegają potrąceniu następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 K.p.

Potrąceń dokonuje się w kolejności podanej w art. 87 § 1 K.p. Co ważne, w przypadku egzekucji należności, innych niż świadczenia alimentacyjne, lub potrącania zaliczek pieniężnych potrącenia mogą być dokonywane do wysokości połowy wynagrodzenia (por. art. 87 § 2-3 K.p.).

Ewidencja księgowa potrącenia zaliczki z wynagrodzenia pracownika może przebiegać w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. W maju 2023 r. jednostka wypłaciła z kasy pracownikowi działu administracji zaliczkę na zakup materiałów biurowych, w wysokości: 1.000 zł.
2. Z uwagi na brak wewnętrznego regulaminu dotyczącego udzielanych zaliczek, termin rozliczenia zaliczki określono w dokumencie potwierdzającym jej udzielenie i wynosił on 20 dni. W tym czasie pracownik nie przedłożył dokumentów potwierdzających dokonane zakupy i nie zwrócił pobranej zaliczki. W związku z tym postanowiono, że nierozliczona kwota zaliczki zostanie potrącona z wynagrodzenia pracownika za czerwiec 2023 r.
3. Wynagrodzenie pracownika za czerwiec 2023 r. wyniosło brutto: 6.700 zł. Potrącono z niego następujące kwoty:
   a) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne: 1.438,90 zł,
   b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 364 zł,
   c) nierozliczona zaliczka: 1.000 zł.
4. Pracownikowi wypłacono przelewem wynagrodzenie, pomniejszone o dokonane potrącenia, w tym o kwotę nierozliczonej zaliczki. Kwota do wypłaty wynosiła: 3.897,10 zł.
5. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, że ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Spółka wysłała jednego ze swoich pracowników w podróż służbową na terenie kraju - w celu przeprowadzenia negocjacji handlowych. Przed rozpoczęciem podróży pracownikowi wypłacono przelewem zaliczkę. Po powrocie przedłożył on stosowne dokumenty celem rozliczenia pobranej zaliczki, z których wynikało, że wydał więcej niż wynosiła kwota zaliczki. Na jakich kontach ująć oraz jak rozliczyć poniesione przez pracownika koszty?

Sposób ewidencji kosztów dotyczących podroży służbowych powinien wynikać z zasad (polityki) rachunkowości jednostki. Spółka, o której mowa w pytaniu, może koszty dotyczące podróży służbowych ujmować na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe) lub na odrębnym koncie syntetycznym kosztów według rodzajów, np. 40-6 "Koszty podróży służbowych". Koszty te nie są jednak wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej, nie ma zatem obowiązku wyodrębniania ich w księgach rachunkowych. W jednostce ewidencjonującej koszty na kontach zespołu 4 i 5, tak jak w przypadku jednostki, o której mowa w pytaniu, konto zespołu 5 będzie uzależnione od działu, w jakim pracuje pracownik odbywający podróż służbową. Jeżeli podróż służbową odbywa pracownik działu administracji, to właściwym kontem będzie konto 55 "Koszty zarządu", natomiast jeśli będzie to pracownik działu sprzedaży, to odpowiednim kontem będzie konto 52-7 "Koszty sprzedaży".

Podstawą rozliczenia pobranej przez pracownika zaliczki może być dokument "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki. Jeżeli z przedłożonych przez pracownika dokumentów wynika, że wydał on więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to pracodawca zwraca pracownikowi tę różnicę.

Ewidencja księgowa rozliczenia kosztów podróży służbowej związanej z podstawową działalnością jednostki może przebiegać w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka wypłaciła przelewem pracownikowi działu sprzedaży zaliczkę na krajową podróż służbową, w wysokości: 1.500 zł.
2. Podróż służbową pracownik odbył w celu przeprowadzenia negocjacji handlowych. Po odbytej podróży pracownik przedłożył pracodawcy "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" (wraz z dokumentami wystawionymi na pracownika) na łączną kwotę: 2.000 zł, czyli o: 500 zł więcej niż wynosiła kwota zaliczki. Spółka wypłaciła pracownikowi z kasy różnicę między otrzymaną zaliczką a poniesionymi kosztami.
3. Z polityki rachunkowości spółki wynika, że ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu 4 i 5, a w ramach kont zespołu 4 koszty związane z podróżami służbowymi ujmuje się na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Nasza jednostka wysłała pracownika w podróż służbową w celu nabycia maszyny produkcyjnej, która będzie przyjęta do ewidencji środków trwałych. W związku z tą podróżą wypłacono pracownikowi zaliczkę. Po powrocie pracownik przedłożył dokumenty, z których wynikało, że koszty podróży były niższe od wartości zaliczki. Jak rozliczyć taką podróż w księgach rachunkowych? Jak ująć koszty noclegu, przejazdów i wyżywania? Czy mogą one stanowić koszty bieżącego okresu sprawozdawczego, czy należy ujmować je jako zwiększenie wartości początkowej środka trwałego?

Za wartość początkową środka trwałego pozyskanego w drodze kupna przyjmuje się cenę nabycia. Na cenę nabycia środka trwałego składa się cena jego zakupu, koszty zakupu oraz koszty przystosowania do użytkowania. Jak wynika z art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości cena nabycia, to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Co więcej, z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości wynika, że cena nabycia i koszt wytworzenia środka trwałego oraz środka trwałego w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. Stąd wydatki związane z przystosowaniem danego obiektu do użytkowania, warunkujące jego zdatność do eksploatacji pod względem technicznym i prawnym, uwzględnia się w wartości początkowej środka trwałego.

Z tego względu, koszty podróży służbowej pracowników, takie jak np. koszty noclegów, przejazdów i wyżywienia, poniesione w celu zakupu środka trwałego (tu: maszyny produkcyjnej), należy zaliczyć na zwiększenie wartości początkowej tego środka, a nie do kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego. Na mocy art. 3 ust. 1 pkt 16 ustawy o rachunkowości środki trwałe w okresie ich montażu i budowy zalicza się do środków trwałych w budowie. Środki trwałe w budowie ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 08 "Środki trwałe w budowie". Wszelkie koszty związane z budową, montażem, czy ulepszeniem środków trwałych ujmowane są na tym koncie bezpośrednio z dowodów źródłowych. Można również koszty te ujmować wstępnie na kontach zespołu 4 i 5, a następnie przeksięgować na konto 08. Wydatki zgromadzone na koncie 08, składające się na wartość początkową środka trwałego, w momencie przyjęcia środka trwałego do używania, przeksięgowuje się na konto 01 "Środki trwałe".

Zatem koszty podróży służbowej pracownika, dotyczące zakupu środka trwałego, jednostka może zaksięgować, na podstawie rozliczenia delegacji służbowej, po stronie Wn konta 08, w korespondencji ze stroną Ma konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Jeśli wydatki związane z zakupem środka trwałego jednostka księguje w pierwszej kolejności w ciężar kosztów działalności podstawowej, na kontach zespołu 4 i 5, a następnie przeksięgowuje te koszty na konto 08, to ewidencja takiego przeksięgowania może przebiegać w sposób przedstawiony w poniższym przykładzie.

Jeżeli z dokumentów przedłożonych przez pracownika do rozliczenia wynika, że pobrana zaliczka na podróż służbową jest wyższa od kosztów tej podróży, to pracownik zobowiązany jest do zwrotu niewydanej kwoty.

Ewidencja księgowa rozliczenia kosztów podróży służbowej związanej z nabyciem środka trwałego może przebiegać w sposób przedstawiony na poniższym przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka wypłaciła z kasy pracownikowi zaliczkę na krajową podróż służbową, w wysokości: 5.000 zł.
2. Podróż służbową pracownik odbył w celu zakupu maszyny produkcyjnej. Po odbytej podróży pracownik przedłożył pracodawcy "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" na łączną kwotę: 4.000 zł i zwrócił do kasy różnicę pomiędzy pobraną kwotą zaliczki a poniesionymi kosztami, w wysokości: 1.000 zł. Przedłożone dokumenty były wystawione na pracownika.
3. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, że ewidencję wydatków związanych ze środkiem trwałym w budowie prowadzi się najpierw na kontach zespołu 4 i 5, a następnie przeksięgowuje się je na konto 08, rachunek zysków i strat sporządza się w wersji porównawczej, w związku z czym, przeksięgowując koszty na konto 08 stosuje się konta obrotów wewnętrznych. W ramach kont zespołu 4 koszty podróży służbowych ujmuje się na koncie 40-6 "Koszty podróży służbowych".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: