Nowe obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

Obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu reguluje w Polsce ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132 ze zm.), zwana dalej ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W 2021 r. niektóre przepisy tej ustawy zostały znowelizowane ustawą z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 815 ze zm.), zwaną dalej ustawą zmieniającą. Weszła ona w życie 15 maja 2021 r., z pewnymi wyjątkami. 31 lipca 2021 r. weszły w życie zmiany dotyczące m.in. rozszerzenia katalogu instytucji obowiązanych (IO). Natomiast 31 października 2021 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące wykonywania obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym przede wszystkim dotyczące środków bezpieczeństwa finansowego, szkoleń pracowników, funkcjonowania oraz weryfikacji danych zawartych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), a także procedur anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów.

Przypominamy, iż od 31 lipca 2021 r. instytucjami obowiązanymi obok podmiotów prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych stali się również przedsiębiorcy, których podstawową działalnością jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii i wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi, czyli małe biura rachunkowe prowadzące swoim klientom uproszczoną ewidencję podatkową. Posiadanie statusu instytucji obowiązanej wiąże się z wieloma obowiązkami wynikającymi z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Do obowiązków tych należą m.in.:

• sporządzanie oceny ryzyka w postaci papierowej lub elektronicznej,
• stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
• dokumentowanie stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego,
• wprowadzanie wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej,
• wdrażanie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• zapewnienie pracownikom szkoleń dotyczących zagadnień związanych z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu,
• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z ustawy o praniu pieniędzy,
• archiwizowanie dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dowodów potwierdzających przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji.

W dalszej części niniejszego opracowania zostaną omówione obowiązki organizacyjne (dokumentacyjne) IO, w tym biur rachunkowych, wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 31 października 2021 r.

Podmioty zobowiązane do stosowania ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy dokonują analizy ryzyka w zakresie swojej działalności. Obowiązek ten wynika z art. 27 ww. ustawy, w świetle którego, instytucje obowiązane (w tym również biura rachunkowe) identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te powinny być proporcjonalne do charakteru i wielkości danej instytucji. Przepisy ww. ustawy nie określają, w jaki sposób dokonać analizy ryzyka oraz jakie elementy taka analiza powinna zawierać, wskazują natomiast, iż przy ocenie ryzyka można wykorzystać:

• krajową ocenę ryzyka, udostępnioną przez resort finansów na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/finanse w zakładce Co robimy/Generalny Inspektor Informacji Finansowej/Publikacje i opracowania własne,
• Stanowisko Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego z 15 kwietnia 2020 r., dotyczące dobrych praktyk w zakresie dokonywania przez instytucje obowiązane, podlegające nadzorowi KNF, prawidłowej oceny ryzyka, dostępne na stronie internetowej https://www.knf.gov.pl w zakładce Komunikacja/Komunikaty.

Ocenę ryzyka instytucje obowiązane sporządzają w postaci papierowej lub elektronicznej, a w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata, aktualizują ją.

Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów wynika z treści art. 33 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i dotyczy wszystkich IO, w tym także biur rachunkowych. Obowiązek ten wystąpi zarówno w przypadku stałej współpracy gospodarczej, jak i transakcji okazjonalnej, a zakres środków bezpieczeństwa finansowego zastosowanych w danym przypadku jest uzależniony od stopnia rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego oceny. Po rozpoznaniu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu IO oceniają jego poziom, a następnie dokumentują rozpoznane ryzyko oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:

• rodzaju klienta,
• obszaru geograficznego,
• przeznaczenia rachunku,
• rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji,
• poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji,
• celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.

Warto dodać, że według definicji określonej w art. 2 ust. 2 pkt 10 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, klient to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której IO świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą IO nawiązuje stosunki gospodarcze, lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną. W definicji tej doprecyzowano, kto jest klientem w przypadku umowy ubezpieczenia i umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej.

Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują m.in. identyfikację beneficjenta rzeczywistego (por. art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy). Beneficjentem rzeczywistym - według art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy - jest każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taka osoba fizyczna jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

Poniżej prezentujemy rodzaje środków bezpieczeństwa finansowego oraz przypadki, w których należy je stosować, określone w art. 34-35 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 31 października 2021 r.

Instytucje obowiązane dokumentują zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Na żądanie organów IO wykazują, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną zastosowały odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego (por. art. 34 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy). Zwracamy uwagę, że od 31 października 2021 r. zmieni się redakcja przepisu określającego obowiązki IO związane z identyfikacją beneficjenta rzeczywistego. Według art. 37 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy w brzmieniu obowiązującym od 31 października 2021 r., weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła. W przypadku identyfikacji beneficjenta rzeczywistego będącego osobą fizyczną zajmującą wyższe stanowiska kierownicze (o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte ww. ustawy), instytucje obowiązane dokumentują:

• wszystkie utrudnienia powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a) tiret pierwsze-czwarte ww. ustawy;
• wszystkie utrudnienia związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego.

Na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego IO mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie, a przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej informować klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych (por. art. 34 ust. 4-5 ww. ustawy).

W niektórych przypadkach, przy uwzględnieniu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, IO mogą odstąpić od stosowania środków bezpieczeństwa finansowego np. w przypadkach, w których ocena ryzyka potwierdziła niższe ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, wymienionych w art. 42 ust. 2 ww. ustawy. Z kolei w innych przypadkach może zaistnieć obowiązek zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, w tym m.in. w przypadku stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnych wiążących się z podwyższonym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, w przypadku nawiązania stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach. Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się również np. wobec klientów pochodzących z państwa trzeciego wysokiego ryzyka lub mających w nim siedzibę (por. art. 43-44 ww. ustawy).

Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego powinny zostać opisane w wewnętrznej procedurze w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, o której mowa w art. 50 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Jednym z obowiązków IO jest wprowadzenie w formie pisemnej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Stosownie do art. 50 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa zasady postępowania stosowane w IO, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności.

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej podlega bieżącej weryfikacji oraz w razie potrzeby aktualizacji. Przed wprowadzeniem procedury wewnętrznej do stosowania, podlega ona akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.

Zwracamy uwagę, że biura rachunkowe, które posiadają już wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu od 31 października 2021 r. powinny ją zaktualizować o zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy oraz zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego. Od 31 października 2021 r. każda IO będzie bowiem zobowiązana, poza odnotowaniem ww. rozbieżności (tj. między informacjami w CRBR a tymi ustalonymi przez IO), podjąć czynności w celu wyjaśnienia ich przyczyn. W razie potwierdzenia odnotowanych rozbieżności instytucja będzie musiała przekazać organowi właściwemu w sprawach CRBR (ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych) zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności (por. art. 61a dodany do ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy z dniem 31 października 2021 r.).

Na podstawie art. 53 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, instytucje obowiązane są zobowiązane opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej czyli tzw. sygnalistów, rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obecnie w procedurze anonimowego zgłaszania naruszeń IO powinna określić m.in. sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia oraz jego danych osobowych (por. art. 53 ust. 2 pkt 3 i 4 ww. ustawy).

Od 31 października 2021 r. rozszerzono obowiązek zapewnienia ochrony również na osoby, które nie są związane z IO umową o pracę, ale działają na jej rzecz np. na podstawie umowy cywilnoprawnej (por. art. 53 i art. 53a ww. ustawy w brzmieniu obowiązującym od 31 października 2021 r.).

Uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego kopie dokumentów i informacje oraz dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji IO przechowują przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne. W świetle przepisów, które wejdą w życie od 31 października 2021 r., pięcioletni okres przechowywania będzie liczony od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Z kolei wyniki bieżących analiz przeprowadzanych transakcji w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego IO przechowują przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku ich przeprowadzenia. W świetle przepisów, które wejdą w życie od 31 października 2021 r., okres ten będzie liczony od dnia ich przeprowadzenia (por. art. 49 ust. 1 i 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).

W przypadku likwidacji, połączenia, podziału oraz przekształcenia instytucji obowiązanej do przechowywania dokumentacji stosuje się art. 76 ust. 1 ustawy o rachunkowości (por. art. 49 ust. 5 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy). Jak wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, zbiory jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność, natomiast zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. Przy czym o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.