Rozrachunki z właścicielem w księgach i sprawozdaniu finansowym firmy osoby fizycznej

Ustawa o rachunkowości określa nadrzędne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie reguluje natomiast w sposób szczegółowy zagadnień dotyczących ujmowania w księgach rachunkowych rozrachunków z właścicielami przedsiębiorstw prowadzonych przez osoby fizyczne.

Przypomnijmy, iż osoba fizyczna, która prowadzi samodzielnie działalność gospodarczą, może dowolnie dysponować środkami pieniężnymi zgromadzonymi na firmowym rachunku bankowym oraz gotówką w kasie. Wszystkie wpłaty i wypłaty dokonywane przez właściciela w trakcie roku obrotowego wskazane jest ewidencjonować na jego koncie rozrachunkowym, co pozwoli na bieżąco kontrolować stan należności i zobowiązań przedsiębiorcy wobec firmy.

Ewidencję wszelkiego rodzaju rozrachunków z właścicielem firmy osoby fizycznej, czyli zarówno tych służbowych, jak i prywatnych, przyjęło się prowadzić na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem) z odpowiednio rozbudowaną analityką.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich operacji z udziałem właściciela powinna określać dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, zatwierdzona przez kierownika jednostki (tutaj: właściciela). Dokumentacja ta powinna uwzględniać między innymi specyfikę, rodzaj i wielkość jednostki, a także możliwość stosowania uproszczeń w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Na dzień bilansowy należy, w ramach inwentaryzacji, zweryfikować konto rozrachunków z właścicielem i poddać analizie salda figurujące na kontach analitycznych w celu ich podziału na salda o charakterze przejściowym i trwałym.

I. Rozrachunki o charakterze przejściowym

Należności i zobowiązania o charakterze przejściowym, to te które będą podlegały rozliczeniu w następnych okresach. Są to między innymi dokonywane przez właściciela firmy płatności z kontrahentami, pobrane przez właściciela zaliczki na wydatki firmowe, czy podróże służbowe. Pozostawia się je na dzień bilansowy w księgach rachunkowych na koncie 24.

Wskazówki jak sporządzić sprawozdanie finansowe za 2017 r. można znaleźć  w serwisie www.gofin.pl w zakładce Bilans 2017

W bilansie saldo Wn konta 24 odnoszące się do wypłat o charakterze przejściowym ujmuje się w aktywach bilansu w pozycji:

• B.II.3 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek" - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości,
   
• B. "Aktywa obrotowe, w tym należności krótkoterminowe" - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 4 do ww. ustawy,
   
• B.II. "Należności krótkoterminowe" (bez wyszczególniania w wierszach do tej pozycji) - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 5 do ww. ustawy.

Z kolei saldo Ma konta 24 dotyczące rozrachunków o charakterze przejściowym wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji:

• B.III.3 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek" - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości,
   
• B. "Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania" (bez wyszczególniania w wierszach do tej pozycji) - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 4 do ww. ustawy,
   
• B.III. "Zobowiązania krótkoterminowe" (bez wyszczególniania w wierszach do tej pozycji) - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 5 do ww. ustawy.

II. Rozrachunki o charakterze trwałym

Do rozrachunków o charakterze trwałych zwiększeń i zmniejszeń kapitału należą między innymi pobrane zaliczki na poczet wypracowanego zysku, uregulowane z rachunku firmowego zaliczki na podatek dochodowy właściciela, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne właściciela, czy opłacenie prywatnych wydatków właściciela z rachunku firmowego. Tego rodzaju kwoty, jeśli nie zostaną przez właściciela zwrócone, stanowią trwałe wycofanie środków pieniężnych z przedsiębiorstwa osoby fizycznej.

Salda o charakterze trwałym mogą pozostać na dzień bilansowy jako salda kont analitycznych do konta 24 lub mogą podlegać przeksięgowaniu na konto 80 "Kapitał właściciela", co odbywa się zapisem:

Przy czym bez względu na to, na jakim koncie na dzień bilansowy figurują rozrachunki o charakterze trwałym, tj. na koncie 24, czy na koncie 80 - skorygują one w bilansie wielkość kapitału właściciela, który wykazywany jest w pasywach w pozycji:

• A.I. "Kapitał (fundusz) podstawowy" - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości,
   
• A. "Kapitał (fundusz) własny, w tym kapitał (fundusz) podstawowy" - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 4 do ww. ustawy,
   
• A.I. "Kapitał (fundusz) podstawowy" - w przypadku gdy sprawozdanie sporządzane jest według załącznika nr 5 do ww. ustawy.

Taki sposób ujmowania w bilansie pobranych przez właściciela kwot jest spowodowany tym, że w przedsiębiorstwie osoby fizycznej kapitał własny (kapitał właściciela) nie ma charakteru stałego. Może on ulegać zwiększeniom i zmniejszeniom, w zależności od dokonywanych przez właściciela wpłat i wypłat. Żadne przepisy prawa nie zobowiązują bowiem właściciela przedsiębiorstwa osoby fizycznej do deklarowania wysokości wkładu, ani nie wymagają określenia w umowie, albo innym dokumencie wysokości kapitału podstawowego.

W wyjątkowych sytuacjach, gdy kwota środków pieniężnych wycofanych trwale z firmy przekroczy wartość kapitału właściciela, konto 80 może wykazywać saldo debetowe. W takim przypadku jest on prezentowany w bilansie ze znakiem minus.