Firma zawarła umowę grupowego ubezpieczenia pracowników. Koszty ubezpieczenia częściowo obciążają pracowników, tj. są potrącane z wynagrodzeń miesięcznych. Pozostałe koszty pokrywa pracodawca. Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa opisanego zdarzenia?
Ubezpieczenie grupowe może być finansowane zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. Jeżeli składki finansowane są w części przez pracodawcę, wtedy zazwyczaj ta część ubezpieczenia podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wysokość tej składki stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
![]() |
Składki na ubezpieczenia dla przedsiębiorców dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl |
Powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy, w związku z opłacaniem przez pracodawcę części składki na ubezpieczenie grupowe, uzależnione jest od tego, kto jest uprawniony do otrzymania świadczenia z umowy ubezpieczenia. Jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia jest pracownik, to ta część składki stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten powstaje w dacie zapłaty składki ubezpieczeniowej, a pracodawca ma obowiązek doliczyć go do wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Kwota składek zapłaconych przez zakład pracy wchodzi również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. W sytuacji gdy uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, opłacana przez zakład pracy część składki na ubezpieczenie grupowe nie będzie stanowiła dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i w konsekwencji nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Ta część składki nie będzie także wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne.
Wartość składek na ubezpieczenie grupowe pracowników w części opłacanej przez pracodawcę, stanowi dla pracodawcy koszt podstawowej działalności operacyjnej. Ewidencja księgowa tych składek zależeć będzie od tego, czy są one opłacane jednorazowo, np. za cały rok z góry, czy też płacone są co miesiąc. |
Jeżeli składka na ubezpieczenie grupowe pracowników opłacana przez pracodawcę zostanie zapłacona jednorazowo (z góry), to jej koszt wskazane jest rozliczyć w czasie, na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl bowiem tego przepisu, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.
W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 koszt ubezpieczenia wynikający z umowy (polisy) ujmuje się w pełnej kwocie w kosztach podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto firmy ubezpieczeniowej). |
Następnie koszty do rozliczenia w czasie przenosi się na konto przeznaczone do ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:
- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
Miesięczny odpis kosztów ubezpieczenia grupowego w części dotyczącej bieżącego miesiąca ujmuje się zapisem:
- Wn konto zespołu 5, - Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". |
Należy pamiętać, że w przypadku gdy kwota opłaconej z góry składki na ubezpieczenie grupowe pracowników nie jest kwotą istotną, to jednostka może - w myśl art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - zastosować uproszczenie i odnieść całą kwotę w ciężar kosztów bilansowych jednorazowo, w dacie zawarcia polisy ubezpieczeniowej.
Jeżeli składki na ubezpieczenie grupowe pracowników będą opłacane co miesiąc, kwota tych składek odnoszona będzie w koszty z chwilą ich zapłaty. Zarachowanie w ciężar kosztów kwoty opłaconej składki odbywać się będzie wówczas zapisem:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" |
oraz równolegle: |
- Wn konto zespołu 5, - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
Jeżeli z umowy (polisy) ubezpieczeniowej wynika, że uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu ubezpieczenia jest pracownik, to składki na ubezpieczenie grupowe pracownika zapłacone przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. |
Kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS księguje się razem z wynagrodzeniem na podstawie listy płac. Ewidencja ta przebiega zapisem:
1) zaliczka na podatek dochodowy: |
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych), |
2) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracownika: |
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS), |
3) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: |
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS) |
oraz równolegle: Wn konto zespołu 5, Ma konto 49.
Przykład
Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponosi pracodawca
I. Założenia:
Wiersz | Wyszczególnienie | Kwota |
1. | Wynagrodzenie zasadnicze | 2.900,00 zł |
2. | Składka na ubezpieczenie grupowe opłacona przez pracodawcę | 38,00 zł |
3. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wiersz 1 + wiersz 2) | 2.938,00 zł |
4. | Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 × 13,71%) | 402,80 zł |
5. | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 - wiersz 4) | 2.535,20 zł |
6. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 × 9%) | 228,17 zł |
7. | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 × 7,75%) | 196,48 zł |
8. | Koszty uzyskania przychodów | 111,25 zł |
9. | Podstawa naliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 8 - wiersz 4) | 2.424,00 zł |
10. | Zaliczka na podatek dochodowy (wiersz 9 × 18%) - 46,33 zł | 389,99 zł |
11. | Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 10 - wiersz 7) | 194,00 zł |
12. | Do wypłaty (wiersz 1 - wiersz 4 - wiersz 6 - wiersz 11) | 2.075,03 zł |
13. | Składki ZUS finansowane przez pracodawcę (podstawa: 2.938,00 zł): | 605,52 zł |
a) składka rentowa i emerytalna: 2.938,00 zł × 16,26% = 477,72 zł | ||
b) składka wypadkowa: 2.938,00 zł × 1,80% = 52,88 zł | ||
c) składka na FP i FGŚP: 2.938,00 zł × 2,55% = 74,92 zł |
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - uregulowanie składki na ubezpieczenie grupowe pracowników (łącznie za wszystkich pracowników) | 3.800,00 zł | 40-5 | 13-0 |
2. LP - rozliczenie składkowo - podatkowe wynagrodzenia pracownika "A" z uwzględnieniem składki na ubezpieczenie grupowe: | |||
a) wynagrodzenie brutto | 2.900,00 zł | 40-4 | 23-0 |
b) składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracownika: 402,80 zł + 228,17 zł = |
630,97 zł | 23-0 | 22 |
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych | 194,00 zł | 23-0 | 22 |
d) składki ZUS finansowane przez pracodawcę: 477,72 zł + 52,88 zł + 74,92 zł = | 605,52 zł | 40-5 | 22 |
III. Księgowania:
Ta część składki na ubezpieczenia grupowe, która opłacana jest przez pracownika (potrącana co miesiąc z wynagrodzenia pracownika), nie będzie stanowiła dla niego przychodu ze stosunku pracy i tym samym nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie zostanie także wliczona do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Ewidencja potrącenia składki na ubezpieczenia grupowe z wynagrodzenia pracowników, na podstawie listy płac, może przebiegać zapisem:
|
Przekazanie potrąconych środków do zakładu ubezpieczeń, tzn. zapłata zobowiązania wobec tego zakładu z tytułu składek na ubezpieczenia grupowe pracowników, księgowane jest, na podstawie wyciągu bankowego, zapisem:
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu składek na ubezpieczenia grupowe pracowników), - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika (w kwocie pomniejszonej o składkę ubezpieczeniową) ewidencjonowana jest w księgach rachunkowych, zapisem:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
Przykład
Ubezpieczenie grupowe, którego koszt ponoszą pracownicy
I. Założenia:
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - zapłata składki na ubezpieczenie grupowe pracowników | 1.440 zł | 24 | 13-0 |
2. LP - potrącenie składki na ubezpieczenie grupowe z wynagrodzeń pracowników | 1.440 zł | 23-0 | 24 |
3. WB - wypłata wynagrodzenia pomniejszona o potrąconą składkę | 113.560 zł | 23-0 | 13-0 |
III. Księgowania:
|