Pracownik pobrał zaliczkę na zakup waluty obcej. Zakupioną w kantorze walutę wpłacił do kasy walutowej, a następnie całą tę kwotę pobrał jako zaliczkę w walucie. Jak zaksięgować te operacje?
| Ewidencja księgowa operacji, o których mowa w pytaniu - związanych z pobraniem przez pracownika zaliczki i zakupem z tych środków waluty obcej w kantorze - może przebiegać za pośrednictwem konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
Zdarzenie gospodarcze opisane w pytaniu można zaewidencjonować zapisem:
| 1) pobranie przez pracownika zaliczki z kasy złotówkowej na zakup waluty w kantorze: |
| - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 10 "Kasa" (w analityce: Kasa złotówkowa), |
| 2) wpłata do kasy walutowej waluty zakupionej z pobranej zaliczki: |
| - Wn konto 10 "Kasa" (w analityce: Kasa walutowa), - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", |
| 3) rozliczenie się pracownika z pobranej zaliczki: |
| a) zwrot niewykorzystanej zaliczki (w przypadku gdy kwota pobranej zaliczki przewyższa kwotę wydatkowaną na zakup waluty): |
| - Wn konto 10 "Kasa" (w analityce: Kasa złotówkowa), - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", |
| b) wypłata pracownikowi nadwyżki wydatków nad kwotą pobranej zaliczki (w przypadku gdy kwota wydatkowana na zakup waluty przewyższa kwotę pobranej zaliczki): |
| - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 10 "Kasa" (w analityce: Kasa złotówkowa). |
Natomiast pobranie przez pracownika zaliczki z kasy walutowej może być księgowane zapisem: Wn konto 23-4, Ma konto 10 "Kasa" (w analityce: Kasa walutowa).
Warto przy tym pamiętać, iż w świetle art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej - odpowiednio po kursie:
1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;
2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.
Oznacza to, iż w przypadku, gdy zakup waluty obcej następuje w kantorze, do wyceny wpływu tej waluty do kasy walutowej (lub na rachunek walutowy) stosuje się kurs faktycznie zastosowany, którym jest kurs sprzedaży określony przez kantor (a więc kurs, po którym zakupiono walutę w kantorze).
Z kolei zaliczkę wypłaconą pracownikowi z kasy walutowej wycenia się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty. W takim przypadku mogą więc powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Rozlicza się je od kwoty waluty faktycznie wydatkowanej przez pracownika. Niewykorzystaną część zaliczki zwróconą do kasy wycenia się natomiast po kursie, po którym wyceniono jej wypłatę.
Dla celów bilansowych rozchód waluty obcej z kasy walutowej (jak i z rachunku walutowego) jednostki mogą też wyceniać po kursie historycznym, czyli jedną z metod, o których mowa w art. 34 ust. 4 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości (metodę FIFO, LIFO lub średnioważoną). Na taki sposób wyceny zezwala art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Kurs historyczny nie może być jednak stosowany dla celów podatkowych.
Przykład
I. Założenia:
1. Pracownik otrzymał z kasy zaliczkę w wysokości: 800 zł na zakup hrywien (UAH) w kantorze. Z pobranych środków zakupił: 5.000 UAH po kursie kantorowym: 0,1590 zł/UAH. Zakupioną walutę w całości wpłacił do kasy walutowej (w kasie tej przed wpłatą figurowało saldo zerowe). Niewykorzystaną kwotę złotówek pracownik wpłacił z powrotem do kasy.
2. Z kasy walutowej pracownik pobrał następnie zaliczkę w wysokości: 5.000 UAH.
3. Do wyceny rozchodu waluty z kasy walutowej jednostka stosuje kurs historyczny (metodę FIFO).
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. KW - pobranie przez pracownika zaliczki z kasy złotówkowej na zakup waluty w kantorze | |
10 | |
| 2. KP - wpłata do kasy walutowej waluty zakupionej z pobranej zaliczki (przeliczonej po kursie kantorowym): 5.000 UAH × 0,1590 zł/UAH = | 795 zł | 10 | |
| 3. KP - zwrot części pobranej zaliczki - różnica między kwotą zaliczki a kwotą wydatkowaną na zakup waluty: 800 zł - 795 zł = | 5 zł | 10 | 23-4 |
| 4. KW - pobranie przez pracownika zaliczki z kasy walutowej: 5.000 UAH × 0,1590 zł/UAH = |
795 zł | 23-4 | 10 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
