Dokonałem zaliczkowej wpłaty na zakup towaru. Prowadzę magazyn towarów handlowych. W tym samym miesiącu otrzymałem fakturę zaliczkową. Końcową fakturę dotyczącą tej dostawy otrzymam w następnym miesiącu. Jak rozliczyć na kontach zaliczkę i dokonać rozliczenia końcowego dostawy towarów?
Zaliczkę na zakup towarów, w księgach jednostki dokonującej wpłaty ujmuje się zapisem:
Następnie otrzymaną fakturę zaliczkową księguje się zapisem:
Przy takim rozwiązaniu ewidencyjnym wpłacona zaliczka pozostaje na koniec okresu sprawozdawczego na koncie 30 "Rozliczenie zakupu" jako saldo Wn tego konta, które oznacza "Zaliczki na dostawy" i zostanie rozliczone w kolejnym okresie sprawozdawczym. |
Według art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, to w fakturze wystawianej po wydaniu towaru sumę wartości towarów pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura ta powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur. Powyższe wynika z treści art. 106f ust. 3 i 4 ustawy o VAT.
Zwracamy ponadto uwagę, że według treści pytania wpłacenie zaliczki i otrzymanie faktury zaliczkowej miało miejsce w jednym miesiącu, a dostawa towaru i faktura końcowa rozliczająca tę dostawę w miesiącu następnym. Wprowadzając ww. operacje do ksiąg rachunkowych należy uwzględnić m.in. art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który wskazuje, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dlatego wpłatę zaliczki udokumentowanej fakturą zaliczkową oraz dostawę towaru i fakturę końcową należy ująć w księgach rachunkowych tych okresów sprawozdawczych (tutaj: miesięcy), w których faktycznie miały miejsce.
Przykład
I. Założenia:
1. Przedsiębiorstwo osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą w zakresie handlu hurtowego wpłaciło w maju 2015 r. zaliczkę na dostawę towarów w wysokości: 27.000 zł. W tym samym miesiącu otrzymało fakturę zaliczkową na kwotę brutto: 27.000 zł, w tym VAT: 5.048,78 zł.
2. W czerwcu 2015 r. jednostka otrzymała dostawę zamówionych towarów, na poczet której w maju dokonała wpłaty zaliczki. Towary przyjęła do magazynu w rzeczywistych cenach nabycia.
3. Wraz z dostawą towarów jednostka otrzymała fakturę końcową na kwotę brutto: 90.000 zł, z tego wartość netto towarów wynosiła: 73.170,73 zł, a VAT: 16.829,27 zł. Jednostka ujęła w księgach wartość faktury pomniejszoną o wartość zaliczki w następujący sposób:
a) VAT naliczony: 16.829,27 zł – 5.048,78 zł = 11.780,49 zł,
b) wartość brutto faktury: 90.000 zł – 27.000 zł = 63.000 zł.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| A. Zapisy w księgach maja 2015 r. | |||
| 1. WB – zapłata zaliczki tytułem dostawy towarów | |
21 | |
| 2. Faktura zaliczkowa dokumentująca wpłaconą zaliczkę: | |||
| a) wartość wpłaconej zaliczki | 27.000,00 zł | 30 | 21 |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 5.048,78 zł | 30 | |
| B. Zapisy w księgach czerwca 2015 r. | |||
| 1. Pz – przyjęcie dostawy towarów do magazynu w cenie nabycia | 73.170,73 zł | 33 | 30 |
| 2. Faktura końcowa uwzględniająca wpłaconą zaliczkę: | |||
| a) wartość brutto zobowiązania podlegająca wpłacie | 63.000,00 zł | 30 | 21 |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 11.780,49 zł | 22-1 | 30 |
| 3. WB – uregulowanie pozostałej części zobowiązania | 63.000,00 zł | 21 | 13-0 |
III. Księgowania:
A. Zapisy w księgach maja 2015 r.
B. Zapisy w księgach czerwca 2015 r.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
