Delegacje pracownicze na przełomie roku

Nasi pracownicy pod koniec grudnia 2014 r. będą w delegacji. Rozliczą się z poniesionych wydatków dopiero w styczniu 2015 r. Czy koszty tej podróży będą kosztem bilansowym grudnia, czy stycznia?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak wynika z art. 77⁵ § 1 K.p.

Koszty podróży służbowej zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów okresu, którego dotyczą. Oznacza to, że kwoty należne pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbytej w grudniu 2014 r. należy ująć w księgach rachunkowych 2014 r., mimo że rozliczenie podróży służbowej nastąpi dopiero w styczniu 2015 r. W tym przypadku ma bowiem zastosowanie zasada memoriału – określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie obciążające ją koszty (poniesione w celu osiągnięcia przychodu) dotyczące danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Na temat ewidencji księgowej i rozliczania podróży służbowych pisaliśmy w dodatku nr 7 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości z 1.05.2014 r.

Ewidencję kosztów związanych z podróżami służbowymi pracownika, można prowadzić na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej, koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.

Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej nie stanowi u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Zatem koszty delegacji służbowej pracownika, wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, podlegać będą ujęciu w księgach 2014 r., zapisem:

Przykład

I. Założenia:

1. W dniach 29–31 grudnia 2014 r. pracownik odbędzie podróż służbową. Na poczet tej podróży zostanie mu wypłacona zaliczka w kwocie: 600 zł. Zakładamy, że w styczniu 2015 r. pracownik przedłoży delegację do rozliczenia na łączną kwotę: 750 zł. W tym samym dniu zostanie zatwierdzony zwrot kosztów podróży służbowej. Kwota należna pracownikowi z tytułu tej podróży, w wysokości: 150 zł, zostanie wypłacona z kasy.

2. Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2014 r.

B. Zapisy w księgach stycznia 2015 r.

W której pozycji bilansu należy wykazać saldo konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" powstałe na skutek ujęcia kosztów podróży służbowej w księgach 2014 r.?

Zwracamy uwagę, iż konto 23-4 wykazywać będzie saldo Ma tylko w przypadku, gdy na poczet podróży służbowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki lub wypłacono ją w niższej wysokości niż koszty wynikające z rozliczenia delegacji.

W sytuacji natomiast, gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie wyższej niż koszty delegacji, konto 23-4 wykazywać będzie saldo Wn, stanowiące należność od pracownika, które wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek".

Nasi pracownicy w okresie od 28.12.2014 r. do 8.01.2015 r. będą przebywać w delegacji służbowej w Niemczech, podczas której wykonają usługę remontową. Rozliczą się z poniesionych wydatków dopiero w styczniu 2015 r. Jak zaksięgować koszty związane z delegacją (paliwo, opłaty za autostradę, hotel, diety, koszty transportu na terenie Niemiec)?

Należy zauważyć, że w przedstawionej w pytaniu sytuacji koszty podróży służbowej dotyczą pracowników bezpośrednio produkcyjnych (tu: wykonujących usługę remontową). Są to zatem koszty, które wpływają na koszt sprzedanej usługi. W takim przypadku – o ile nie nastąpiła częściowa sprzedaż usługi – stanowią na koniec 2014 r. koszty usług w toku. Oznacza to, że koszty dotyczące grudnia ujęte w księgach rachunkowych 2014 r. nie wpłyną na wynik finansowy jednostki. Ich wartość zostanie wykazana w aktywach bilansu w pozycji B.I.2. "Półprodukty i produkty w toku".

Jeżeli sprzedaż wykonanej usługi nastąpi dopiero w 2015 r., to – naszym zdaniem – nie ma przeszkód, aby cała wartość kosztów podróży służbowej związanej z tą usługą została ujęta w księgach rachunkowych dopiero w momencie rozliczenia delegacji, tj. w styczniu 2015 r.

W którym momencie koszty podróży służbowej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych uważane są za przychody ze stosunku pracy (są one wolne od podatku do wysokości określonych limitów), o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. To oznacza, że tego rodzaju wydatki ujmuje się w kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń.

W związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Tak wynika z przepisów art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop i art. 22 ust. 6ba w powiązaniu z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

Ministerstwo Finansów w piśmie z 7 września 2009 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, wyjaśniło że należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży i w tym też miesiącu pracodawca może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.