Wypłata zaległych ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowych kierowców

Zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), w przypadku kierowców podróżą służbową jest każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, oddział, filia lub przedstawicielstwo pracodawcy, który ma na celu wykonanie zleconego przez niego zadania przewozowego. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy kierowca wyjeżdża z firmy pojazdem załadowanym (lub z pasażerami), czy też zadanie wiąże się z koniecznością przejazdu do innej miejscowości celem podjęcia ładunku lub rozpoczęcia przewozu osób. Przekroczenie granic miejscowości, w której znajduje się miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę stanowi automatycznie początek podróży służbowej, która kończy się w momencie powrotu w granice administracyjne tej lub innej miejscowości, w której pracodawca prowadzi swą działalność.

Kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy. Tak stanowi art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców. Konsekwencją wykonywania pracy w podróży służbowej przez kierowcę przewozu drogowego jest obowiązek pokrycia przez jego pracodawcę kosztów związanych z tą podróżą, zwłaszcza gdy praca kierowców w transporcie międzynarodowym wymaga długotrwałej rozłąki z centrum życia osobistego i rodzinnego.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane rozporządzeniem o podróżach.

Natomiast warunki wypłacania tych należności pracownikowi spoza sfery budżetowej można określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Z tym, że diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu o podróżach (obecnie 30 zł). W przypadku braku postanowień regulaminowych (układowych) lub umownych do tych pracowników stosuje się również przepisy rozporządzenia o podróżach (art. 77⁵ § 3–5 K.p.).

Do niedawna wątpliwości prawne budziła kwestia czy kierowcom, którym pracodawca zapewnia nocleg w odpowiednio wyposażonej kabinie samochodu, przysługuje prawo do ryczałtu za nocleg. Ze stanowiska wyrażonego przez siedmiu sędziów Sądu Najwyższego w uchwale z 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP1/14, wynika iż:

"Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), co powoduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w § 9 ust. 1–3 tego rozporządzenia albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy."

Uchwała zapadła na tle § 9 starego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Identyczne brzmienie ma § 16 obecnie obowiązującego rozporządzenia o podróżach, co powoduje, że uchwała ta zachowuje aktualność na gruncie nowych przepisów.

Kierowcy transportu międzynarodowego, powołując na ww. uchwałę, mogą więc zwrócić się do pracodawcy z żądaniem wypłaty zaległych ryczałtów za noclegi wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż roszczenie ze stosunku pracy przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (z pewnymi wyjątkami, które nie dotyczą ryczałtów za nocleg).

Na temat wypłaty ryczałtu za nocleg dla kierowcy można przeczytać w  UiPP nr 16 z 10 sierpnia 2014 r.

Generalnie, ponoszone na bieżąco, koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach, zapisem:

Jeżeli wypłacone wyrównania (zaległe ryczałty) mieszczą się w limitach rozporządzeń o podróżach służbowych (starego i nowego), pracodawca nie pobiera składek ZUS oraz podatku dochodowego. Natomiast pracodawcy, którzy przyjęli w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania) wyższy ryczałt za noclegi niż wynikający z rozporządzeń, to od nadwyżki ponad ten limit pobierają składki ZUS i podatek dochodowy.

Przykład

I. Założenia:

Pracodawca stosuje rozporządzenie o podróżach i prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4. Pracownik (kierowca) zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o wypłatę zaległych ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowych (za trzy lata wstecz) wraz z odsetkami. Według ustaleń pracownikowi przysługuje zaległy ryczałt w kwocie: 5.000 zł oraz odsetki w kwocie: 900 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: