Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w ewidencji księgowej

Obowiązek tworzenia oraz zasady działania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), zwana dalej ustawą o ZFŚS. Według przepisów tej ustawy, ZFŚS tworzą:

a) pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

b) bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników w każdym roku kalendarzowym - pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy ci mają również możliwość zrezygnowania z tworzenia ZFŚS na warunkach określonych ustawą.

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).

Zasadniczo wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W 2013 r. - na podstawie art. 5b ustawy o ZFŚS - przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Wysokość podstawowego odpisu na ZFŚS w 2013 r. na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy na pełnym etacie wynosi więc: 1.093,93 zł (tj. 2.917,14 zł × 37,5%).

Zwracamy przy tym uwagę, że odpis podstawowy dla pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze oraz dla pracownika młodocianego ma inną wartość. W niektórych przypadkach ustawa o ZFŚS przewiduje również zwiększenie odpisu podstawowego. Obowiązujące kwoty odpisów można znaleźć w tabeli umieszczonej na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl w zakładce "Wskaźniki i stawki".

Poza odpisem podstawowym środki ZFŚS (na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o ZFŚS) mogą być zwiększone o:

• wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych - korzystających z działalności socjalnej,
   
• darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
   
• odsetki od środków tego funduszu,
   
• wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
   
• wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
   
• przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
   
• przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,
   
• inne środki określone w odrębnych przepisach.

Środki ZFŚS przeznaczone mogą być na:

• finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu,
   
• dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych,
   
• tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Przez działalność socjalną należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Z kolei osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.

Zwracamy przy tym uwagę, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

Dokonywane przez przedsiębiorcę odpisy podstawowe i różnego rodzaju zwiększenia na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, wynika tak z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Ze względu na to, że odpis na ZFŚS dotyczy całego roku, na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazane jest rozliczać go w czasie za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów tylko na kontach zespołu 4 lub w zespole 4 i 5, odpis na ZFŚS można ująć następująco:

W jednostce prowadzącej ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 5, całoroczny odpis na ZFŚS można ująć, zapisem:

Zaliczenie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu następuje z kolei zapisem:

Jeśli kwota rocznego odpisu na ZFŚS nie jest w ocenie jednostki kwotą istotną, to jednostka może zrezygnować z rozliczenia tego odpisu poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Stosownie bowiem do art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. W praktyce jednak kwoty odpisu podstawowego zazwyczaj są istotne.

Zgodnie z wymaganiami ustawy o ZFŚS, pracodawca gromadzi środki pieniężne ZFŚS na odrębnym rachunku bankowym. W księgach rachunkowych dla tego rachunku można wyodrębnić konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS".

Przekazanie równowartości odpisów na ZFŚS na wyodrębniony rachunek bankowy tego funduszu z rachunku bieżącego jednostki odbywa się zapisem:

Ewidencję księgową utworzenia rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, następnie jego bieżące rozliczanie oraz wpłaty na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS zaprezentowano na przykładzie.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka zatrudnia 40 pracowników w normalnych warunkach pracy na pełnym etacie. W styczniu 2013 r. jednostka utworzyła odpis na ZFŚS w kwocie: 40 × 1.093,93 zł = 43.757,20 zł.

2. Jednostka w maju 2013 r. przekazała na wyodrębniony rachunek ZFŚS kwotę: 75% × 43.757,20 zł = 32.817,90 zł, a we wrześniu 2013 r. pozostałą kwotę: 25% × 43.757,20 zł = 10.939,30 zł.

3. Ewidencję kosztów spółka prowadzi wyłącznie w układzie rodzajowym, a odpis na ZFŚS rozlicza w czasie przez konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zwracamy uwagę, iż na koniec roku odpis na ZFŚS koryguje się do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Korekta rocznego odpisu na ZFŚS dokonana na koniec roku (w związku ze zmianą stanu zatrudnienia) może spowodować zwiększenie bądź zmniejszenie kosztów działalności operacyjnej jednostki i odpowiednio zwiększenie bądź zmniejszenie stanu ZFŚS na koncie 85-0. W ślad za korektą kosztów działalności operacyjnej jednostka zobowiązana jest dokonać przelewu środków pieniężnych z rachunku podstawowego na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS (w razie zwiększenia rocznego odpisu) lub z rachunku bankowego funduszu na rachunek podstawowy jednostki (w razie zmniejszenia rocznego odpisu).

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Środkami tymi administruje pracodawca (zob. art. 10 i art. 12 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Administrowanie środkami ZFŚS polega między innymi na ponoszeniu przez pracodawcę kosztów prowizji bankowych związanych z prowadzeniem przez bank wyodrębnionego rachunku środków tego funduszu.

Koszty obsługi rachunku bankowego ZFŚS pracodawca zobowiązany jest ponosić z własnych środków (a nie ze środków ZFŚS). Jest to związane z tym, że przepisy ustawy o ZFŚS nie dopuszczają możliwości pomniejszania środków funduszu o koszty prowizji bankowych związanych z prowadzeniem tego rachunku.

Koszty prowizji bankowych dotyczących wyodrębnionego rachunku bankowego ZFŚS można ująć zapisem:

Następnie refundację (zwrot) pobranych opłat ujmuje się zapisem:

Z kolei odsetki naliczone przez bank od środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS zwiększają środki tego funduszu (zob. art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o ZFŚS), dlatego ujmuje się je w księgach rachunkowych zapisem:

Poniżej przedstawiamy przykład liczbowy ilustrujący operacje gospodarcze na rachunku bankowym ZFŚS.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. zatrudnia 30 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i tworzy ZFŚS.

2. W sierpniu 2013 r. bank prowadzący rachunek ZFŚS naliczył:

a) opłatę za prowadzenie rachunku ZFŚS: 15 zł,

b) prowizje bankowe za dokonane przelewy: 12 zł,

c) odsetki od środków zgromadzonych na rachunku: 20 zł.

3. Spółka dokonała refundacji kosztów prowadzenia rachunku ZFŚS w kwocie: 27 zł z bieżącego rachunku bankowego.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: