Wpłata i rozliczenie zadatku w księgach rachunkowych nabywcy

Wpłaciliśmy osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej zadatek na zakup działki budowlanej. Jak ująć w księgach rachunkowych taką operację gospodarczą? Jakich zapisów dokonać w sytuacji, gdy do kupna działki nie dojdzie z winy jednej ze stron?

Według Słownika Języka Polskiego zadatek to suma pieniędzy wręczana przy zawarciu umowy w celu zapewnienia jej wykonania (Wydawnictwo Naukowe PWN 2005 r.). Sposób rozliczenia zadatku został uregulowany w art. 394 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), zwanej dalej K.c. Z treści tego przepisu wynika, że w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Z kolei w razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony. Jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy przypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Według przepisów ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dlatego również i zadatek wpłacony na poczet zakupu gruntu wskazane jest ująć na kontach księgowych. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych wpłaty zadatku osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej jest najczęściej umowa przedwstępna zakupu nieruchomości lub/oraz potwierdzone na piśmie przez obie strony umowy przyjęcie (wpłata) zadatku.

Wpłatę zadatku ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Uwaga: Zasadniczo wpłatę zadatku, podobnie jak zaliczki dla celów podatku od towarów i usług, dokumentuje się fakturą i rozlicza VAT. Jednak w przypadku opisanym w pytaniu podmiotem przyjmującym zadatek jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i niebędąca podatnikiem VAT. Stąd w tej sytuacji VAT nie wystąpi.

W momencie zawarcia umowy kupna nieruchomości zadatek ulega zaliczeniu na poczet ceny tej nieruchomości. Przy czym, gdyby zaliczenie nie było możliwe, zadatek podlega zwrotowi. Ewentualny zwrot zadatku ujmuje się zapisem: Wn konto 13-0 lub 10, Ma konto 24.

W przypadku niewykonania umowy przez sprzedawcę (tutaj: osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej) i zwrotu zadatku w kwocie dwukrotnie wyższej nadwyżkę nad kwotą wpłaconego zadatku jednostka powinna zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości.

Przykład

Wpłata zadatku i niewykonanie umowy z winy strony, która zadatek otrzymała

I. Założenia:

Spółka z o.o. zamierza nabyć grunt (działkę budowlaną) od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. W związku z tym wpłaciła zadatek na poczet zakupu gruntu w wysokości: 15.000 zł, co potwierdzono na piśmie w umowie przedwstępnej. Umowa nie doszła do skutku z winy strony, która otrzymała zadatek. W związku z tym spółka zażądała zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Niewykonanie umowy z winy wpłacającego zadatek, może skutkować (jeśli umowa nie przewiduje innych postanowień) zatrzymaniem zadatku przez sprzedawcę. Przepadek zadatku w księgach rachunkowych wpłacającego ujmuje się zapisem:

Przykład

Wpłata zadatku i niewykonanie umowy z winy wpłacającego

I. Założenia:

Na podstawie danych z przykładu poprzedniego, przy założeniu, że nabywca musiał odstąpić od umowy z własnej winy i utracił wpłacony zadatek.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jeśli natomiast umowa została rozwiązana albo nie wykonano umowy w wyniku okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, albo ponoszą odpowiedzialność obydwie strony, zadatek podlega zwrotowi. W księgach wpłacającego zwrot zadatku ujmuje się zapisem:

Jesteśmy spółką z o.o. Wpłaciliśmy zadatek na zakup gruntu niezabudowanego, przeznaczonego pod budowę, na konto właściciela tego gruntu, którym jest spółka akcyjna. Prawdopodobnie umowa nie dojdzie jednak do skutku. Jak udokumentować i zaksięgować wszystkie operacje z tym związane?

W świetle przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT, jeśli sprzedawany grunt jest niezabudowanym gruntem budowlanym lub przeznaczonym pod zabudowę, to jego sprzedaż opodatkowana jest według podstawowej stawki VAT, czyli obecnie 23%. Przy czym zwolnieniu z VAT - w myśl art. 43 ust. 1 pkt 9 ustawy o VAT - podlega dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane.

Otrzymanie zadatku przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi rodzi obowiązek podatkowy VAT oraz obliguje otrzymującego zadatek do wystawienia faktury w terminie siedmiu dni od jego otrzymania. Jak wynika bowiem z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Podstawą zaś opodatkowania jest kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz dane, które powinny one zawierać określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.), a dokładnie § 10 ust. 2 tego rozporządzenia.

Jednostka wpłacająca zadatek na poczet zakupu gruntu otrzymaną fakturę ujmie w księgach, zapisem:

W przypadku gdy strona otrzymująca zadatek nie wykona umowy, jednostka wpłacająca zadatek może od umowy odstąpić i zażądać zwrotu sumy dwukrotnie wyższej. Nadwyżka nad kwotę wpłaconego zadatku jest w zasadzie odszkodowaniem, które zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych.

Jeśli natomiast to strona wpłacająca nie wywiąże się z umowy, zadatek przepada i należy go odnieść w księgach wpłacającego w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Dla sprzedawcy kwota zadatku staje się rodzajem odszkodowania.

Ponieważ odszkodowanie nie podlega działaniu ustawy o VAT, należy skorygować podatek VAT zarówno w księgach sprzedawcy, jak i nabywcy, na podstawie wystawionej przez sprzedającego (podatnika VAT) faktury korygującej do wcześniej wystawionej faktury dokumentującej wpłatę zadatku. W przypadku bowiem gdy nie dojdzie do realizacji umowy - dostawy nieruchomości - sprzedawca powinien skorygować swoje rozliczenie VAT w zakresie pobranego i opodatkowanego zadatku.

Inaczej będzie natomiast w przypadku, gdy umowa zostanie wykonana (tj. gdy dostawa zostanie zrealizowana), a zadatek nie będzie zwrócony ani zatrzymany, tylko zaliczony zostanie na poczet ceny wynikającej z umowy - nie pełni on wówczas roli odszkodowania, a VAT wykazany w momencie otrzymania zadatku nie podlega korekcie.

Przykład

Niewykonanie umowy zakupu gruntu z winy wpłacającego zadatek

I. Założenia:

Spółka z o.o. "Alfa" wpłaciła zadatek na zakup gruntu w wysokości: 14.000 zł na rachunek spółki akcyjnej "X", która udokumentowała otrzymanie zadatku fakturą zawierającą następujące dane: wartość netto: 11.382,11 zł, VAT: 2.617,89 zł, wartość brutto: 14.000,00 zł. Do realizacji umowy jednak nie doszło z winy spółki z o.o. "Alfa". W związku z tym sprzedawca zatrzymał zadatek i wystawił fakturę korygującą.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Niewykonanie umowy zakupu gruntu z winy przyjmującego zadatek

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że do realizacji umowy nie doszło z winy przyjmującego zadatek, czyli spółki akcyjnej "X". W związku z tym spółka z o.o. "Alfa" zażądała zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Sprzedawca wpłacił żądaną kwotę i wystawił fakturę korygującą.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: