Spółka z o.o. wykonująca usługi budowlane podpisała umowę z podwykonawcą na wykonanie części robót. Z uwagi na opóźnienia terminu zakończenia inwestycji spółka została obciążona przez inwestora karą umowną. Głównym powodem opóźnień było nieterminowe wykonanie robót przez podwykonawcę. Spółka zamierza obciążyć go, zgodnie z umową, częścią kary naliczonej przez inwestora. Jak udokumentować i ująć w księgach operacje związane z opisanymi zdarzeniami gospodarczymi?
| W księgach rachunkowych otrzymanie kary umownej oraz obciążenie kontrahenta karą umowną kwalifikuje się do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości wynika bowiem, że koszty i przychody związane z karami i odszkodowaniami zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych i pozostałych przychodów operacyjnych. |
Kary i odszkodowania ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, czyli przypisuje do roku obrotowego, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.
W odniesieniu do przepisów ustawy o VAT, kary umowne i odszkodowania nie stanowią dostawy towarów ani świadczenia usług i związku z tym nie podlegają opodatkowaniu VAT. Z tego też względu dla ich udokumentowania wystawia się noty księgowe, inaczej zwane notami obciążeniowymi lub uznaniowymi.
Spółka, o której mowa w pytaniu, chcąc obciążyć kontrahenta karą umowną może ją ująć w księgach rachunkowych, w dacie wystawienia noty księgowej, zapisem:
| - Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki", - Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". |
Z punktu widzenia przepisów o podatku dochodowym, otrzymanie kary umownej powoduje u podatnika powstanie przychodu. Przy czym za moment powstania przychodu przyjmuje się moment faktycznego wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy jednostki lub datę wpłaty gotówki do kasy. Samo więc wystawienie noty księgowej nie będzie skutkowało jeszcze powstaniem przychodu podatkowego.
Wpływ na rachunek bankowy środków pieniężnych z tytułu kary umownej jednostka ujmie w księgach rachunkowych, zapisem:
| - Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący", - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki". |
Z kolei, jeśli jednostka otrzyma od swojego kontrahenta notę księgową, z której będzie wynikał obowiązek uregulowania kary umownej, to otrzymaną notę ujmie w księgach rachunkowych, zapisem:
| - Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", - Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki". |
Natomiast zapłatę kary zaksięguje zapisem:
| - Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
Generalnie kary umowne i odszkodowania ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w świetle przepisów podatkowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko przyczyniają się do zachowania lub zabezpieczenia źródła tych przychodów. Wydatki te bowiem muszą spełniać ogólną zasadę zawartą w art. 15 ust. 1 updop oraz art. 22 ust. 1 updof, tj. zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Kosztem uzyskania przychodu mogą być np. kary z tytułu opóźnienia w wykonaniu usług (robót), jeżeli podatnik udowodni, że podejmował działania zmierzające do uniknięcia ww. opóźnienia lecz mimo to nie udało się go uniknąć.
Zwracamy jednak uwagę, że ustawy o podatkach dochodowych w art. 16 ust. 1 pkt 22 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 19 updof wyłączyły z kosztów uzyskania kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Ewidencję księgową dotyczącą kar umownych przedstawiono na przykładzie.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka z o.o. wykonująca usługi budowlano-montażowe otrzymała od inwestora, na rzecz którego świadczy usługi budowlane, notę księgową tytułem nieterminowego wykonania robót, wystawioną zgodnie z postanowieniami umowy na kwotę: 27.000 zł.
2. Spółka z o.o., zgodnie z zapisami umowy, obciążyła swojego podwykonawcę częścią kar umownych od inwestora w wysokości: 17.000 zł, bowiem za opóźnienia odpowiadał przede wszystkim podwykonawca.
3. Podwykonawca uregulował naliczoną mu karę umowną. Spółka z o.o. zapłaciła inwestorowi naliczoną karę umowną.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. Nota księgowa otrzymana od inwestora tytułem kar umownych za opóźnienia w wykonaniu robót | |
|
20 |
| 2. Nota księgowa wystawiona podwykonawcy z tytułu opóźnień w wykonaniu robót budowlanych | 17.000 zł | 21 | |
| 3. WB - otrzymanie środków pieniężnych z tytułu kary umownej | 17.000 zł | 13-0 | 21 |
| 4. WB - uregulowanie zobowiązania z tytułu naliczonej kary umownej | 27.000 zł | 20 | 13-0 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
