Reklamacje towarów w księgach rachunkowych nabywcy i dostawcy

Według Słownika Języka Polskiego wydanego przez Wydawnictwo Naukowe PWN w 2005 r. reklamacja polega na zwróceniu się do dostawcy, producenta, wykonawcy usługi w sprawie ujawnionych wad towaru, niedokładności w dostawie, w rachunku, w wykonaniu usługi, z żądaniem uregulowania sprawy. Reklamacja oznacza również zażalenie, skargę złożone w tej sprawie.

W świetle przepisów art. 556 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), zwanej dalej K.c., sprzedawca odpowiada względem kupującego za wady rzeczy sprzedanej, jeżeli zmniejszają one jej wartość lub użyteczność ze względu na cel oznaczony w umowie albo wynikający z okoliczności lub z przeznaczenia rzeczy, jeżeli rzecz nie ma właściwości, o których istnieniu zapewnił kupującego, albo jeżeli została kupującemu wydana w stanie niezupełnym (rękojmia za wady fizyczne).

Jeżeli rzecz sprzedana ma wady, kupujący może od umowy odstąpić albo żądać obniżenia ceny. Kupujący nie może od umowy odstąpić, jeżeli sprzedawca niezwłocznie wymieni rzecz wadliwą na rzecz wolną od wad albo niezwłocznie wady usunie. Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli rzecz była już wymieniona przez sprzedawcę lub naprawiana, chyba że wady są nieistotne (zob. art. 560 § 1 K.c.).

W sytuacji gdy kupujący otrzymał od sprzedawcy dokument gwarancyjny co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że wystawca dokumentu (gwarant) jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w gwarancji (art. 577 § 1 K.c.). Jeżeli w gwarancji nie zastrzeżono innego terminu, to termin ten wynosi rok, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana.

Reklamacja może odnosić się do ilości i jakości wykonanej dostawy lub usługi, jak również do jej ceny, marży, rabatu (upustu, bonifikaty), czy błędu w fakturze oraz innych dowodach potwierdzających wykonanie tej dostawy lub usługi.

Reklamacje nieskuteczne (nieuznane), czyli odrzucone przez dostawcę w całości lub części mogą być dochodzone na drodze sądowej.

Uznanie reklamacji klienta i zwrot towaru wiąże się z koniecznością wystawienia faktury korygującej do faktury pierwotnej dokumentującej tę sprzedaż. Zasadniczo prawo dokonywania korekt wartościowych w zakresie VAT przysługuje podatnikowi na podstawie art. 29 ust. 4 ustawy o VAT, z którego to przepisu wynika między innymi, że obrót zmniejsza się o:

• kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont),
   
• wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Zasady dokonywania korekt i wystawiania faktur korygujących zostały szczegółowo uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 ze zm.). Na podstawie § 13 i § 14 tego rozporządzenia faktury korygujące wystawia się w przypadku:

• udzielenia rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej,
   
• zwrotu sprzedawcy towarów,
   
• zwrotu nabywcy całości lub części należności, o której mowa w § 10 ust. 1 rozporządzenia, tj. otrzymanej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi,
   
• podwyższenia ceny po wystawieniu faktury,
   
• stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Podatnik może obniżyć obrót i VAT należny dopiero wówczas, gdy dysponuje potwierdzeniem odbioru takiej faktury przez nabywcę. Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, jeśli potwierdzenie odbioru faktury korygującej sprzedawca uzyska przed upływem terminu do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, to obniżenia obrotu i podatku należnego dokonuje w deklaracji za miesiąc, w którym nabywca tę korektę odebrał. Jeśli jednak sprzedawca otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej już po upływie terminu do złożenia deklaracji za wyżej wymieniony okres rozliczeniowy, fakturę korygującą ujmie w rozliczeniu za okres, w którym to potwierdzenie uzyskał.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest konieczne m.in. w przypadku zwrotu towarów, które uprzednio były przedmiotem eksportu, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju (zob. art. 29 ust. 4b ustawy o VAT).

Jak zaksięgować uznaną reklamację naszego klienta, gdy część sprzedanego przez nas towaru okazała się wadliwa? Klient zwrócił nam wadliwą partię towaru, a my wystawiliśmy fakturę korygującą. Wadliwy towar zniszczyliśmy, ponieważ nie nadawał się do dalszej odsprzedaży.

Zwrot towaru w wyniku jego reklamacji, jeśli towar w księgach rachunkowych sprzedawcy objęty jest ewidencją magazynową, wskazane jest potwierdzić dowodem, który dokumentuje przyjęcie składnika do magazynu, np. dokumentem Pz. Zwrot towarów (przyjęcie towarów reklamowanych) do magazynu ujmuje się w księgach rachunkowych dostawcy, zapisem:

Do uznanej reklamacji dostawca towaru zazwyczaj wystawia fakturę korygującą i ujmuje ją w swoich księgach rachunkowych, zapisem:

W sytuacji opisanej w pytaniu miała miejsce dodatkowo likwidacja towaru, który nie nadaje się już do dalszej odsprzedaży, tj. utracił swoją wartość użytkową. Taką operację gospodarczą ujmuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

Rozliczenie reklamacji w księgach rachunkowych sprzedawcy zostanie przedstawione na przykładzie liczbowym.

Przykład

Uznanie reklamacji przez dostawcę i likwidacja towaru nienadającego się do dalszej odsprzedaży

I. Założenia:

1. Spółka "FgKa" 24 czerwca 2013 r. otrzymała od jednego z klientów zwrot części sprzedanych towarów, które okazały się wadliwe. Wartość zwróconych towarów w cenach zakupu wynosiła: 11.000 zł.

2. Spółka uznała reklamację i 28 czerwca 2013 r. wystawiła fakturę korygującą (zmniejszającą) na kwotę brutto: 18.450 zł (w tym VAT: 3.450 zł).

3. Nabywca otrzymał fakturę korygującą 3 lipca 2013 r., a sprzedawca otrzymał potwierdzenie jej odbioru 15 lipca 2013 r.

4. Zwrócony towar nie nadawał się do dalszej odprzedaży i 8 lipca 2013 r. spółka dokonała jego likwidacji. Na potwierdzenie tej czynności sporządzono protokół likwidacyjny.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jak ująć w księgach rachunkowych sprzedawcy wymianę towaru na nowy towar wolny od wad?

Wymiana towaru podlegającego reklamacji na towar nowy wolny od wad nie wiąże się w księgach rachunkowych sprzedawcy (dostawcy) z korektą wartości sprzedanych towarów, to znaczy nie powoduje zmian na koncie 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)". W przypadku wymiany towaru reklamowanego na towar w tym samym gatunku i cenie następuje jedynie przyjęcie do magazynu towarów podlegających reklamacji oraz wydanie nowych towarów bez wad. Operację taką można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Jeśli wydanie towaru wolnego od wad odbywa się w terminie późniejszym niż przyjęcie do magazynu towaru wadliwego, to ewidencję ww. operacji można prowadzić za pośrednictwem konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji). W takiej sytuacji zwrot wadliwego towaru można zaksięgować w sposób przedstawiony na przykładzie.

Przykład

Wymiana towaru wadliwego na towar wolny od wad

I. Założenia:

1. Jednostka sprzedała nabywcy towar o wartości brutto: 6.396 zł (w tym VAT: 1.196 zł).

2. Wartość sprzedanego towaru w cenie zakupu wyniosła: 3.900 zł.

3. Nabywca towaru zgłosił, że towar jest wadliwy i zażądał wymiany towaru na nowy, wolny od wad. Jednostka przyjęła reklamację oraz wadliwy towar od klienta. Zgodnie z oczekiwaniami nabywcy wysłała towar wolny od wad.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Prowadzimy hurtownię. Magazyn towarów rozliczamy w cenach ewidencyjnych na poziomie cen sprzedaży netto, to znaczy w cenach zakupu powiększonych o marżę handlową. Jak zaksięgować reklamację uznaną przez naszego dostawcę? Reklamację zgłosiliśmy już po zapłaceniu za towar, następnie nasz dostawca zwrócił nam nadpłatę wynikającą z faktury korygującej.

Jeśli nabywca wcześniej przyjął całą partię towaru do magazynu, to towar podlegający reklamacji (postawiony do dyspozycji dostawcy) musi wyksięgować z ewidencji bilansowej. Jednocześnie wskazane jest ujęcie towaru postawionego do dyspozycji dostawcy w ewidencji pozabilansowej, zapisem: Wn konto 39 "Zapasy obce".

Natomiast fakturę korygującą otrzymaną od dostawcy nabywca powinien ująć zapisem:

Ewidencję uznania reklamacji towarów w księgach rachunkowych nabywcy przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Przykład

Uznana reklamacja towaru wniesiona po zapłacie za towar

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. prowadząca działalność handlową zakupiła 30 szt. towaru za łączną kwotę netto (według otrzymanej faktury): 75.000 zł plus VAT: 17.250 zł.

2. Towary przyjęto do magazynu po cenie ewidencyjnej ustalonej na poziomie ceny sprzedaży netto, tj. cena zakupu + 30% marża. Cena ewidencyjna towaru wynosi: 3.250 zł/szt.

3. Okazało się, że 4 szt. towarów posiadają inne parametry niż zostało ustalone przy zamówieniu. Spółka w związku z tym zgłosiła reklamację.

4. Dostawca uznał reklamację i wystawił fakturę korygującą, obniżając cenę reklamowanych towarów o 20%, tj. z 2.500 zł/szt. do 2.000 zł/szt. Kwota korekty, dotyczącej 4 szt. towarów, według otrzymanej faktury korygującej wynosiła netto: 2.000 zł plus VAT: 460 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Ewidencja pozabilansowa: