Regulowanie zobowiązań kartą płatniczą

Jak w księgach rachunkowych rozliczyć zakup materiałów biurowych, w przypadku gdy płatność uregulowano firmową kartą płatniczą?

Kartą płatniczą jest karta identyfikująca wydawcę i upoważnionego posiadacza, uprawniająca do wypłaty gotówki lub dokonywania zapłaty, a w przypadku karty wydanej przez bank lub instytucję ustawowo upoważnioną do udzielania kredytu - także do dokonywania wypłaty gotówki lub zapłaty z wykorzystaniem kredytu (art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych - Dz. U. z 2012 r. poz. 1232 - w związku z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe - Dz. U. z 2012 r. poz. 1376 ze zm.).

Za pomocą kart płatniczych mogą być regulowane zobowiązania pieniężne, pobierane środki pieniężne z bankomatu, jak również w jednostce dokonującej sprzedaży regulowane na jej rzecz należności. Regulować można zarówno wydatki krajowe, np. zakup towarów, materiałów, usług, jak i zagraniczne, np. podczas zagranicznych podróży służbowych.

W przypadku gdy jednostka posiada firmową kartę płatniczą, powinna wyznaczyć osoby właściwe do dokonywania zakupów przy jej użyciu. W zależności od tego, kto dokonuje płatności kartą, rozliczenie przeprowadzonych transakcji można prowadzić na:

1) koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez właścicieli lub wspólników,

2) koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez pracowników. W przypadku gdy kartami płatniczymi posługuje się więcej niż jeden pracownik wskazane jest utworzyć analitykę do kont rozrachunków z podziałem na każdego pracownika. Ułatwi to ustalenie salda rozliczeń z każdym pracownikiem.

Do ewidencji transakcji regulowanych kartami płatniczymi można wykorzystać również konto rozliczeniowe 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Bank dokonuje obciążenia rachunku bankowego zazwyczaj po upływie pewnego czasu od dnia dokonania płatności kartą. W związku z tym jednostka na dzień ujęcia operacji może nie dysponować dowodem księgowym potwierdzającym wypływ lub wpływ środków na rachunek bankowy.

Faktura dokumentująca zakup towarów lub usług, za które zapłacono kartą płatniczą, podlegać może ewidencji następującymi zapisami:

Wyciąg bankowy potwierdzający obciążenie rachunku bankowego zapłatą dokonaną kartą płatniczą księgowany może być w takiej sytuacji, zapisem:

Za płatności dokonywane przy użyciu firmowej karty płatniczej bank pobiera prowizję. W ciężar jakich kosztów księgować takie prowizje?

Koszty z tytułu prowizji pobranej przez bank za płatności dokonywane przy użyciu kart płatniczych jednostka powinna zaliczyć do kosztów działalności operacyjnej. Księguje się je na podstawie wyciągu bankowego, zapisem:

Ewidencję transakcji zakupu materiałów biurowych i zapłaty za te materiały przy użyciu karty płatniczej przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik jednostki zakupił materiały biurowe, za które zapłacił firmową kartą płatniczą.

2. Faktura dokumentująca zakup materiałów zawierała następujące dane:

a) wartość według cen zakupu: 350,00 zł,

b) VAT naliczony: 80,50 zł,

c) łączna kwota zobowiązania: 430,50 zł.

3. Jednostka otrzymała z banku zestawienie płatności dokonanych kartą płatniczą na łączną kwotę: 430,50 zł. Za płatności dokonane przy użyciu firmowej karty płatniczej bank pobrał prowizję w wysokości: 5 zł.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Rozliczenia transakcji dokonanych kartą płatniczą przez pracowników jednostka dokonuje na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jakich księgowań dokonać w sytuacji, gdy za firmowe zakupy pracownik zapłacił swoją prywatną kartą?

Wyboru sposobu ewidencji faktur uregulowanych prywatną kartą pracownika dokonuje sama jednostka w polityce rachunkowości.

Kwota wydatkowana przez pracownika z jego prywatnych środków jest mu następnie zwracana, co księguje się zapisem:

Przykład

I. Założenia:

1. Na potrzeby firmy pracownik zakupił środki czystości o wartości: 215,25 zł (w tym VAT: 40,25 zł). Należność uregulował swoją prywatną kartą. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków pracownik złożył w dziale księgowości. Wydatkowana przez pracownika kwota została mu zwrócona przelewem.

2. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4. Faktury opłacane przez pracowników z ich własnych środków pieniężnych księgowane są najpierw na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami", a następnie wartość brutto tych faktur przeksięgowywana jest na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: