Jak wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonuje się w kasie rejestrującej. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki opisane szczegółowo w rozporządzeniu wykonawczym. Są to zarówno zwolnienia ze względu na osiągnięty obrót z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, jak i ze względu na rodzaj wykonywanych czynności.
1 stycznia 2013 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1382). Rozporządzenie to wprowadziło zmiany w zakresie zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych i ograniczyło liczbę podatników uprawnionych do korzystania z tego przywileju. Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje jeden limit obrotów uprawniający do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w wysokości 20.000 zł, zarówno dla podatników kontynuujących, jak i rozpoczynających sprzedaż na rzecz osób fizycznych. Przy czym w przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku podatkowego wysokość limitu określana jest w proporcji do okresu jej prowadzenia.
W związku ze zmianami wysokości limitów zwolnienia podmiotowego z ewidencjonowania i terminów rozpoczęcia ewidencjonowania po utracie prawa do zwolnienia, w § 7 nowego rozporządzenia wprowadzono przepisy przejściowe. Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia, w przypadku podatników, którzy nie przestali spełniać warunków do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przed 1 stycznia 2013 r., oraz nie zostali zwolnieni z obowiązku ewidencjonowania na podstawie § 2 i § 3 ww. rozporządzenia (zwolnienie przedmiotowe lub podmiotowe), zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania traci moc z dniem 1 marca 2013 r. Oznacza to dla tych podatników - obowiązek rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 marca 2013 r.
Według przepisów ustawy o rachunkowości każda kasa rejestrująca, która spełnia warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, to znaczy jest kompletna, zdatna do użytku, przeznaczona na potrzeby jednostki, a przewidywany okres jej ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, powinna zostać zakwalifikowana do środków trwałych, bez względu na jej wartość.
Zwracamy jednak uwagę, że jednostki mogą na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości stosować uproszczenia w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, jeśli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Jednym z takich uproszczeń jest przyjęcie zasady, że składniki majątku nieprzekraczające wartości 3.500 zł (lub też innej wartości ustalonej przez jednostkę) - jako niskocenne składniki majątku - nie są zaliczane do środków trwałych, tylko odnosi się je bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów w miesiącu oddania ich do używania.
Zakup kasy rejestrującej, na podstawie faktury zakupu, można ująć w księgach zapisem:
| a) wartość kasy w cenie nabycia: |
| - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: |
| - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", |
| c) wartość brutto faktury: |
| - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki". |
Przyjęcie do używania kasy rejestrującej zaliczonej do niskocennych składników majątku można zaksięgować zapisem:
Natomiast przyjęcie kasy rejestrującej do używania w sytuacji, gdy jest ona ufiskalniona i spełnia warunki uznania jej za środek trwały, ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dokumentu OT (przyjęcie środka trwałego), zapisem:
|
W przypadku zakwalifikowania przez jednostkę kasy rejestrującej do środków trwałych, jej wartość początkową stanowić będzie cena nabycia obejmująca cenę zakupu, czyli kwotę należną sprzedającemu (bez podatku od towarów i usług podlegającego odliczeniu) oraz wszystkie koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem kasy do stanu zdatnego do używania (zob. art. 28 ust. 2 i 8 ustawy o rachunkowości). Z przygotowaniem kasy rejestrującej do stanu zdatnego do używania wiąże się m.in. czynność jej fiskalizacji. Jest to czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, która polega na wpisaniu do pamięci kasy jej unikatowego numeru. Ufiskalnienie kasy jako koszt związany z przystosowaniem jej do używania zwiększa wartość początkową kasy będącej środkiem trwałym.
Stosownie do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 242, poz. 1622) - kasę rejestrującą można zakwalifikować do rodzaju 491 "Zespoły komputerowe" - jeśli funkcjonuje jako zespół zarządzany komputerem, lub do rodzaju 669 "Pozostałe urządzenia nieprzemysłowe" - gdy stanowi samodzielne urządzenie.
Odpisów amortyzacyjnych od kasy rejestrującej zaliczonej do środków trwałych dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 ust. 1-3 ustawy o rachunkowości, czyli drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Jednostka może także przyjąć uproszczony sposób amortyzacji kasy rejestrującej opisany w art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, tzn. dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego - jeśli kasa rejestrująca stanowi w ocenie jednostki środek trwały o niskiej jednostkowej wartości początkowej.
Ustawa o VAT dla podatników, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie za pomocą kas rejestrujących w obowiązujących terminach, przewiduje odzyskanie części kwot wydatkowanych na zakup tych kas. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT - podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Szczegółowe informacje w sprawie rozliczenia ulgi na zakup kasy zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 163).
Kwotę ulgi na zakup kasy rejestrującej podatnicy VAT czynni rozliczają w deklaracji VAT. Sposób wykazania tej ulgi w deklaracji zależy od tego, czy w danym okresie rozliczeniowym podatnik wykazuje nadwyżkę VAT należnego nad naliczonym, czy odwrotnie.
Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub będący podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub ust. 9, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach, mogą wnioskować o zwrot bezpośredni powyższej kwoty na rachunek bankowy. Zwrot dokonywany jest w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika (por. art. 111 ust. 5 ustawy o VAT).
| Dla celów bilansowych wartość ulgi na zakup kasy rejestrującej stanowić będzie pozostały przychód operacyjny, z tym że sposób ujęcia tej ulgi na koncie 76-0 uzależniony jest zarówno od sposobu jej rozliczenia dla celów VAT (tj. na podstawie wniosku o zwrot bezpośredni na rachunek bankowy jednostki, czy poprzez rozliczenie w deklaracji VAT), jak i od sposobu ujęcia poniesionych wydatków na zakup kasy w księgach rachunkowych. |
Ewidencja księgowa ulgi na zakup kasy rejestrującej może przebiegać następująco:
1) ulga przyznana w formie zwrotu bezpośredniego na rachunek bankowy:
a) w sytuacji gdy wydatki na zakup kasy rejestrującej zostały odniesione bezpośrednio w koszty albo jednostka co prawda zaliczyła kasę do środków trwałych, ale dokonała jednorazowego odpisu amortyzacyjnego: Wn konto 13-0, Ma konto 76-0,
b) w sytuacji gdy kasa rejestrująca została zaliczona do środków trwałych amortyzowanych według ogólnych zasad:
2) ulga rozliczana w deklaracji VAT:
a) jeżeli wydatki na zakup kasy zostały odniesione bezpośrednio w koszty albo jednostka co prawda zaliczyła kasę do środków trwałych, ale dokonała jednorazowego odpisu amortyzacyjnego: Wn konto 22-0, Ma konto 76-0,
b) jeżeli kasa rejestrująca została zaliczona do środków trwałych amortyzowanych według ogólnych zasad:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
